1.4 Організація як елемент системи. Модель зовнішнього і внутрішнього середовища автотранспортного підприємства
Системи відносяться до складних об'єктів дослідження. Відомо більш ніж 2 500 визначень системи, але жодне з них не характеризує її вичерпним образом.
Зупинимося на загальновизнаному визначенні системи, як феномена, що з'явився в природі без участі свідомості людини.
Від грецького “система” – сукупність взаємодіючих елементів, у якої з'являються властивості, не властиві жодному з них.
Аналіз життєдіяльності безлічі систем у природі дозволив сформулювати основні принципи організації системи:
цілісність;
структурність;
взаємозалежність;
ієрархічність.
Ступінь цілісності визначається ступенем взаємодії і взаємозалежності компонентів, але це не просте підсумовування властивостей елементів. Цілісність – це явище, якісна визначеність якого виникає завдяки взаємодії інших явищ більш низького порядку, зв'язок між якими досить великий, щоб забезпечити збереження цієї визначеності в конкретних умовах.
Структурність пов'язана з упорядкованістю відносин, що зв'язують елементи системи (цей зв'язок не хаотичний). Система формується і виявляє свої властивості в процесі взаємодії із середовищем, являючись у свою чергу активним компонентом цієї взаємодії.
У складних системах присутня ієрархія, тобто упорядкування в межах підсистеми частин елементів. Від типу і ступеня упорядкованості компонентів систем залежать функції систем.
Системі притаманна множинність її опису, тому що кожна система складна, її адекватне пізнання вимагає побудови безлічі різних моделей, кожна з який описує лише визначений аспект.
Варто розрізняти наступні види систем:
закриті і відкриті;
фізичні й органічні;
біологічні і соціальні;
природні і штучні;
логічні і механічні;
статичні і динамічні;
нерегульовані і регульовані;
регульовані зовні, регульовані внутрішньо.
Існує два основних типи систем: закриті і відкриті .
Закрита система має тверді фіксовані границі, її дії відносно незалежні від середовища, що оточує систему.
Відкрита система характеризується взаємодією з зовнішнім середовищем. Така система не є самозабезпечуваною, а залежить від енергії, інформації і матеріалів, що надходять ззовні. Крім того, вона має здатність пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі і повинна це постійно робити, щоб продовжувати своє існування.
Закони термодинаміки стверджують, що якщо система ізольована від впливу на неї зовнішнього середовища (закрита), то поступово в ній настає стан термодинамічної рівноваги, при якому безладдя (хаос) між її елементами досягає максимуму.
Однак, насправді, в природі практично немає закритих систем. Усі системи обмінюються з зовнішнім середовищем з різним ступенем інтенсивності. Виявилося, що в системах інтенсивного обміну виникають умови для її подальшого саморозвитку, тобто поява порядку з хаосу.
Системи проходять ряд етапів у своєму розвитку:
1) Еволюційний етап характеризується стійкістю системи і збільшенням ентропії (наростання безладдя). Причому зростання ентропії може бути викликаний:
зростанням кількості елементів;
порушенням зв'язків упорядкованості системи.
2) На другому етапі порушення зв'язків може привести до того, що система перестає виконувати покладені на неї функції і поступово досягає критичної крапки (крапка біфуркації). Поблизу цієї крапки біфуркації система може, під впливом ряду факторів, різко змінити свою траєкторію руху: може або деградувати, або перейти на новий якісний рівень розвитку.
3) В результаті відбувається період зародження і формування нової системи. При дотриманні визначених умов у системі можуть виникнути процеси упорядкування структури, а в результаті ступінь хаотичності буде знижуватися і система перейде у новий стійкий стан.
Складовою частиною системи є елемент. Елементи у свою чергу можуть представляти систему, тобто бути підсистемами і характеризуватися наступними ознаками:
структурна автономність кожного елемента;
функціональна специфічність;
взаємодія елементів один з одним, що дає можливість реалізовуватися конкретним функціям елемента;
вплив навколишнього середовища на поведінку елементу;
безліч якостей і властивостей того самого елемента за умови входження його у визначену систему.
В організованих системах йде постійний процес перетворення, в результаті якого елементи змінюють свій стан.
У цьому процесі розрізняють :
1) вхідні елементи, тобто ті, які споживають ресурси;
2) вихідні елементи – результат процесу перетворення.
Деяка група повинна відповідати декільком обов'язковим вимогам, щоб вважатися організацією, а саме:
наявність хоча б двох людей, що вважають себе частиною цієї групи;
наявність хоча б однієї мети, що приймають як загальну всі члени даної групи.
З'єднавши ці істотні характеристики, ми одержуємо визначення «організації» :
Організація – це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети.
При цьому всі підрозділи підприємства повинні здійснювати загальний внесок у справу фірми, а не вступати в протиріччя з цілями організації. Єдність цілей припускає не їх протиріччя, а роль менеджера в цьому випадку полягає в доведенні до всіх працівників цих загальних цілей, і поясненні поняття системи і механізмів її регулювання.
Даючи визначення поняттю “організація”, було зазначено на наявність хоча б однієї загальної мети, в однаковій мірі визнаній усіма її членами. Але формальне управління рідко має справу з організаціями, що мають одну мету. Складні організації мають набір взаємозалежних цілей і загальні для всіх таких організацій характеристики: ресурси, залежність від зовнішнього середовища, горизонтальний поділ праці, структурні підрозділи, необхідність управління і рівні управління, вертикальний поділ праці.
Ресурси. Метою будь-якої організації є перетворення ресурсів для досягнення результатів підприємницької діяльності (ресурсами є праця, капітал, матеріали, технологія й інформація).
Залежність від зовнішнього середовища. Організації цілком залежні від навколишнього світу, як у відношенні своїх ресурсів, так і у відношенні споживачів. Зовнішнє середовище складається з великого числа факторів, вплинути на які виявляється недосяжним з боку менеджменту.
Горизонтальний поділ праці. Це поділ усієї роботи на складові компоненти. У невеликих організаціях поділ праці може просліджуватися недостатньо ясно. Власники організації крім управлінських функцій можуть виконувати і виробничі.
Класичним зразком горизонтального поділу праці на виробничому підприємстві є виділення наступних видів діяльності: виробництво, маркетинг, фінанси.
Структурні підрозділи. Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний поділ за рахунок утворення структурних підрозділів, що виконують специфічні, конкретні завдання, домагаючись досягнення специфічних цілей. Їх називають відділами і службами. Структурні підрозділи - групи людей, діяльність яких направляється і координується для досягнення загальної мети.
Необхідність управління і рівні управління. Хоча всі керівники грають визначені ролі і виконують визначені функції, це ще не означає, що більшість з них зайнята виконанням однієї і тієї ж роботи. В організаціях забезпечується чітке розмежування в роботі керівників. Горизонтальний поділ управлінської праці – це розміщення конкретних керівників на чолі окремих підрозділів (наприклад, начальники відділів). Але горизонтальний поділ управлінської праці координується роботою інших керівників, що у свою чергу координують керівників нижчого рангу та ін.
Вертикальний поділ праці. Діяльність в організації розділена на складові частини, тому її необхідно координувати. Діяльність з координації роботи людей і складає сутність управління. Такий вертикальний поділ праці утворює рівні управління :
керівники низової ланки (операційні керівники);
керівники середньої ланки;
керівники вищої ланки.
Варто розрізняти формальні і неформальні організації.
Формальні організації складаються з декількох підрозділів і рівнів, організованих за принципом ієрархії, чим і досягається поділ праці, спеціалізація і велика їх ефективність. Але для цього потрібно точно визначити обсяг управління по вертикалі і по горизонталі. Це припускає чітку координацію задач.
Задачі, що стоять перед організацією поділяються на групи:
Робота з людьми.
Робота з предметами.
Робота з інформацією.
Використовуючи слово “організація”, слід мати на увазі формальну організацію, тому що останній притаманні всі положення і принципи організації.
Існують також неформальні організації - групи які виникають спонтанно, але ж в цих організаціях люди вступають у взаємодію один з одним досить регулярно. Неформальні організації існують у всіх формальних організаціях, хоча в них і немає формального керівника.
У неформальних організацій багато загального з формальними: у них є ієрархії, лідери і задачі, а також “неписані правила” – норми, що служать для членів організації еталоном поведінки.
Розглянемо причини вступу працівників у неформальні групи:
1. Приналежність до групи - одна з найдужчих емоційних потреб людини. Вона тісно зв'язана зі ступенем задоволеності працівниками своєю діяльністю.
2. Допомога. В ідеальному варіанті працівники повинні мати можливість звертатися до свого безпосереднього керівника за порадою чи обговоренням своїх проблем. Одержання допомоги від колег по роботі молодому фахівцю вигідно обом: перший одержить необхідне керівництво до дії, а другий придбає престиж і самоповагу.
3. Захист - уся сила в єдності при боротьбі за свої права.
4. Спілкування і симпатія.
Неформальний лідер здобуває своє положення аналогічно як це робить формальний лідер. Опора неформального лідера – це визнання його групою. Сфера його впливу виходить за адміністративні рамки. В функції неформального лідера входить:
- допомагати групі в досягненні цілей групи;
- зміцнювати і підтримувати її існування.
Поради керівнику при управлінні неформальною організацією:
визнавати існування неформальної організації й усвідомлювати, що її знищення спричинить за собою і знищення формальної організації;
вислухувати думку членів і лідерів неформальних груп;
перед тим, як почати будь-яке діло, варто прорахувати його негативний вплив на неформальну організацію;
послабити опір з боку неформальної організації, дозволити їй брати участь у прийнятті рішень;
швидко видавати необхідну інформацію, тим самим перешкоджати поширенню слухів.
Кожна організація формується за рахунок оточення її зовнішнього і внутрішнього середовища. Модель зовнішнього і внутрішнього середовища автотранспортного підприємства має наступний вигляд (рис. 1.1).
Внутрішні перемінні організації - це ситуаційні фактори в середині організації. Внутрішні перемінні є результатом управлінських рішень, однак це не означає, що вони усі піддаються контролю з боку керівництва.
Основними внутрішніми перемінними організації є:
нутрішнього середовища автотранспортного підприємства.
У організацій можуть бути різні цілі, відповідно до напрямків їх діяльності. Організація, що займається бізнесом, визначає для себе такі цілі, як рентабельність і продуктивність.
Задачі - це запропонована робота чи частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь відповідним способом і у встановлений термін.
Задачі традиційно поділяються на три категорії :
робота з людьми;
робота з предметами (машинами, сировиною);
робота з інформацією.
З історичної точки зору характер і зміст задач, були тісно пов'язані з еволюцією спеціалізації, що наприкінці ХVIII століття послужила поштовхом для промислової революції. Підприємці з того моменту зрозуміли, що спеціалізація задач підвищує прибуток, тому що зростання продуктивності знижує витрати на виробництво. Спеціалізація задач швидко знайшла своє застосування у багатьох простих операціях.
Технологія - четверта важлива внутрішня перемінна. Задачі і технологія тісно пов'язані між собою. Виконання задач включає використання конкретної технології.
З всіх існуючих класифікацій типів технологій найбільш відома класифікація Джоані Вудворд:
Одиничне малосерійне або індивідуальне виробництво.
Масове або багатосерійне виробництво.
Безупинне виробництво (автоматичне устаткування).
Взаємозв'язок внутрішніх перемінних утворить соціотехнічну підсистему.