В результаті статистичного спостереження збирається велика кількість статистичних даних. Ці дані характеризують окремі одиниці сукупності і не характеризують сукупність явищ в цілому.
Суть статистичного зведення полягає в тому, що матеріали спостереження класифікують та агрегуються. Елементи сукупності за певними ознаками об’єднують у групи, класи, типи, а інформацію про них агрегують як у межах груп, так і в цілому по сукупності. Основне завдання зведення — виявити типові риси та закономірності масових явищ чи процесів.
Зведення є основою подальшого аналізу статистичної інформації. За зведеними даними обчислюють узагальнюючі показники, виконують порівняльний аналіз, а також аналіз причин групових відмінностей, вивчають взаємозв’язки між ознаками.
Складові статистичного зведення такі:
1) розробка програми систематизації та групування даних;
2) обґрунтування системи показників для характеристики груп і сукупності в цілому;
3) проектування макетів таблиць, в яких подаються результати зведення;
4) визначення технологічних схем обробки інформації, програмного забезпечення;
5) підготовка даних до обробки на комп’ютері, формування автоматизованих банків даних;
Програма систематизації та групування даних передбачає вибір групувальних ознак і правил формування груп. Розробка програми, як і обґрунтування системи показників, залежить від мети дослідження, суті явища, яке вивчається, особливостей сукупності, ступеня варіації групувальних ознак.
Результати статистичного зведення подаються у формі статистичних таблиць, макети яких розроблюються разом з програмою обробки даних.
На практиці використовуються різні технологічні схеми комп’ютерної обробки первинних даних. Спільними для всіх є дві операції: кодування даних і перенесення їх із документів на технічні носії інформації, наприклад на магнітні диски.
Коди — це умовні ідентифікатори ознак. Централізовано розроблені єдині класифікатори, оформлені у вигляді словників, забезпечують однозначність кодів. Сформовані автоматизовані банки даних уможливлюють багаторазове використання інформації, при цьому поглиблюється аналіз, зменшується кількість помилок.
За формою обробки даних зведення бувають централізованими та децентралізованими.
У статистичній практиці інформація обробляється переважно децентралізовано. Так, у разі обробки статистичної звітності зведення здійснюється від нижчої до вищої ланки управління: звіти підприємств зводяться регіональними статистичними органами, підсумки по регіонах передаються в Держкомстат, де узагальнюються в цілому по країні. Характерні класифікаційні позиції, “розрізи” зведення такі: територіальна ознака (область, місто, район), підпорядкованість (міністерство, відомство), галузі господарської діяльності, форми власності.
Матеріали переписів, одноразових статистичних обстежень, соціологічних опитувань надходять до єдиного центру, де й обробляються. Така форма зведення називається централізованою.