Сьогодні ми починаємо тему, мабуть, найважливіші для всіх, хто займається бізнесом. Помилки в оформленні касових операцій коштують дуже дорого. Це може підтвердити будь-який підприємець, особливо якщо він займається торгівлею. Штрафи підприємств торгівлі, а також інших підприємств, що здійснюють готівкові розрахунки, за різноманітні порушення нормативних актів, які регулюють подібні розрахунки, нерідко перевищують за своїм обсягом платежі з податку на прибуток. Така ситуація неприпустима, і однією з причин її виникнення може бути відсутність у бухгалтерів достатньо повної інформації про порядок здійснення касових операцій. Сподіваємося, що підготовлений нами матеріал допоможе виправити таке становище.
Порядок не встановлює жодних обмежень для готівкових розрахунків між юридичними особами, а також між юридичними і фізичними особами щодо видів розрахунків: навіть розрахунки з бюджетом і державними цільовими фондами можна здійснювати в готівковій формі. Однак встановлено обмеження суми. Сума платежу готівкою одного підприємства (індивідуального підприємця) іншому підприємству (індивідуальному підприємцю) не повинна перевищувати 3 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами, але цей норматив уже змінено на суму в 10 тис.грн. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня, не обмежена.
Платежі підприємства (індивідуального підприємця) іншому підприємству (індивідуальному підприємцю) понад встановлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. У разі проведення підприємствами (індивідуальними підприємцями) готівкових розрахунків з іншими підприємствами (індивідуальними підприємцями) понад встановлену граничну суму кошти у розмірі перевищення вказаної суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі платника готівки одноразово (у той день, коли була проведена така операція), з подальшим порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.
Про те, що таке ліміт каси і що загрожує підприємству у разі перевищення такого ліміту, буде розглянуто далі. А зараз - ще про одну вимогу Порядку, яка стосується готівкових розрахунків, точніше, готівкових виплат. Цікаво, що можливість здійснення деяких готівкових виплат з каси безпосередньо залежить від джерела надходження цих коштів у касу і їх призначення. Порядок поділяє готівку, що надійшла в касу підприємства, на два види:
1) готівку, що надійшла з поточного (розрахункового) рахунка підприємства в банку (як з основного, так і з додаткових);
2) готівку, що надійшла у вигляді виторгу підприємства або приватного підприємця за реалізовану продукцію, товари, роботи або послуги.
Якщо готівка надійшла в касу з власних поточних рахунків (як з основного, так і з додаткових) в установах банків у межах наявних на них коштів, то вона повинна використовуватися виключно на вказані в чеку цілі, що не суперечать чинному законодавству (у тому числі нормативним актам НБУ).
Банк наділений правом здійснювати контроль за цільовим використанням коштів. У зв'язку з цим підприємства й індивідуальні підприємці повинні надавати обслуговуючій установі банку (на її вимогу) звітні платіжні і розрахункові документи (касові і товарні чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, податкові накладні, договори купівлі-продажу, акти закупівель, рахунки-фактури тощо), які б підтверджували проведені цільові витрати готівки.
Якщо це готівковий виторг підприємств або індивідуальних підприємців, то можливі два варіанти, залежно від відсутності або наявності податкової заборгованості у такого підприємства чи приватного підприємця:
1) варіант перший - якщо податкова заборгованість відсутня, то готівковий виторг може використовуватися ними для забезпечення господарських потреб, а також на виплати, пов'язані з оплатою праці (на виплату заробітної плати, заохочень, усіх видів допомоги, компенсацій тощо);
2) варіант другий - якщо є податкова заборгованість, то готівковий виторг може використовуватися ними для забезпечення господарських потреб, однак виплати, пов'язані з оплатою праці, у цьому випадку з виторгу не проводяться, а здійснюються виключно за рахунок коштів, отриманих з установ банків.
При цьому підприємства й індивідуальні підприємці незалежно від наявності у них податкової заборгованості можуть провести розрахунки з бюджетами і державними цільовими фондами в готівковій формі за податками й обов'язковими платежами та іншими платежами, передбаченими статтею 1 Указу Президента України від 04.03.98 р. №167/98. Згідно з Указом, податковою заборгованістю визнаються суми неоплачених у встановлені терміни податків, зборів (обов'язкових платежів), а також неподаткових платежів до бюджетів і державних цільових фондів, пені, штрафів та інших санкцій, передбачених законодавством і застосованих у встановленому порядку за невчасну сплату податків і зборів (обов'язкових платежів), а також неподаткових платежів до бюджетів і державних цільових фондів, що підлягають стягненню в безспірному порядку.
Таким чином, підприємства й приватні підприємці не можуть однаковою мірою вільно вибрати будь-яку форму розрахунків - готівкову чи безготівкову.
Документом, на підставі якого приймають у касу готівку, є прибутковий касовий ордер (тип. ф. КО-1) підписаний головним бухгалтером підприємства, або особою на це уповноваженою. Готівку з каси видають за видатковим касовим ордером (тип. ф. КО-2), платіжними відомостями та іншими документами, засвідченими спеціальним штампом, який замінює касовий ордер.