загрузка...
 
1.2. Прибуткові касові документи
Повернутись до змісту

1.2. Прибуткові касові документи

Отже ми вже знаємо, що готівку, яка надійшла в касу підприємства, поділяють на два види:

1) готівка, що надійшла з поточного (розрахункового) рахунка підприємства в банку (як з основного, так і з додаткових);

2) готівка, що надійшла у вигляді виручки підприємства або приватного підприємця за реалізовану продукцію, товари, роботи або послуги.

Такий поділ зроблено виключно з метою обмежити використання отриманої в касу виручки на виплату заробітної плати у випадку, коли в підприємства є податкова заборгованість. Напевно, з цієї причини він не враховує всіх можливих варіантів надходження готівки в касу підприємства. Наприклад, у касу може бути здана зайво отримана сума відрядних або коштів, виданих підзвітній особі на господарські потреби підприємства, не використана ним за призначенням. Це може бути повернення працівником підприємства зайво отриманої суми заробітної плати, раніше виданого кредиту або позики, а також відшкодування збитку, заподіяного підприємству даним працівником тощо.

Причому готівка може надходити в касу підприємства як від фізичних осіб, працівників підприємства або громадян, які не працюють на підприємстві, так і від юридичних осіб. При цьому необхідно пам'ятати, що незалежно від того, фізична чи юридична особа вносить гроші в касу підприємства, у будь-якому випадку в прибутковому касовому ордері має вказуватися прізвище, ім'я і по батькові конкретного громадянина, який вносить готівку в касу підприємства від свого імені чи від імені юридичної особи. При необхідності назва юридичної особи вказується в прибутковому касовому ордері в розділі, в якому вказується підстава платежу.

Розглянемо основні можливі варіанти надходження готівки в касу підприємства і порядок оформлення касових документів.

Надходження виручки

Найбільш поширений вид надходжень - надходження виручки за реалізовану продукцію, товари, роботи або послуги.

Відповідно до вимоги Порядку, при здійсненні готівкових розрахунків, у тому числі і за реалізовану продукцію, товари, роботи або послуги, підприємства (індивідуальні підприємці) - одержувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприємцям) - платникам обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунки-фактури, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг тощо), який підтверджує здійснені платниками витрати готівки.

Готівкові розрахунки підприємств усіх форм власності, а також індивідуальних підприємців з громадянами повинні проводитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового або товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

Якщо з усього переліку вказаних вище документів виділити тільки ті, які безпосередньо належать до касових операцій, що відображають надходження готівки в касу, то ми одержимо:

1) прибутковий касовий ордер;

2) касовий чек;

3) товарний чек.

Тепер - детальніше про кожний документ.

 Прибутковий касовий ордер

Прибутковим касовим ордером типової форми КО-1, оформляється надходження виручки безпосередньо в касу підприємства. Прибуткові касові ордери і квитанції до них мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів або іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом встановленого терміну зберігання документів. Аналогічні вимоги - і до заповнення видаткових касових документів.

У прибуткових касових ордерах вказується підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Вони підписуються головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Підпис головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, ставиться як на самому прибутковому ордері, так і на суміщеній з ним квитанції. Прибутковий касовий ордер має бути завірений печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата. Печатка (штамп) касира або відмітка касового апарата ставиться таким чином, щоб вони повністю або більша їх частина знаходилися на квитанції.

Належно оформлений прибутковий касовий ордер реєструється в журналі реєстрації прибуткових і витратних касових документів типової форми КО-3. Таких журналів на підприємстві має бути щонайменше два, один окремий журнал - для реєстрації тільки прибуткових касових документів, а другий - для реєстрації тільки видаткових. У журналі вказуються дата, номер, призначення коштів і сума прибуткового касового ордера.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі "Вкладний листок журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", яка складається за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Після реєстрації прибуткового касового ордера він передається касиру для здійснення приймання грошей у касу. Передання прибуткового касового ордера з бухгалтерії в касу підприємства має здійснювати працівник бухгалтерії, оскільки видавання прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, які вносять або отримують гроші, забороняється.

При отриманні прибуткових касових ордерів касир зобов'язаний перевірити:

а) наявність і достовірність на документах підпису головного бухгалтера;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи в бухгалтерію для належного оформлення.

Якщо всі вимоги додержані і прибутковий ордер не має помарок, підчисток або виправлень, він приймається касиром до виконання.

У момент приймання грошових білетів і монет в касу касири підприємств зобов'язані керуватися Правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 31.03.99 р. №152 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 16.04.99 р. за №242/3535.

Прибуткові касові ордери відразу ж після отримання за ними грошей підписуються касиром, а додані до них документи гасяться штампом або написом "Оплачено" з вказанням дати (число, місяць, рік). Після цього касир видає особі, яка внесла гроші в касу підприємства, квитанцію, яку відокремлює (відрізає) від прибуткового касового ордера. У квитанції має бути вказано:

1) підприємство, організація;

2) номер;

3) дата;

4) від кого прийнято;

5) підстава;

6) сума літерами.

Ці дані повинні повністю збігатися з аналогічними даними, вказаними в прибутковому касовому ордері.

Крім того, як уже говорилося вище, на квитанції повинен стояти підпис головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, а також касира, і вона має бути завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

Відразу ж після отримання коштів у касу підприємства і видання квитанції особі, яка внесла гроші, касир зобов'язаний внести відповідний запис у касову книгу, в якій вказується:

1) номер прибуткового касового ордера;

2) прізвище й ініціали особи, яка внесла кошти в касу підприємства;

3) номер кореспондентського бухгалтерського рахунка;

4) сума коштів, що надійшли в касу.

Прибутковий касовий ордер, за яким були отримані кошти в касу підприємства і який відображений у касовій книзі, до кінця робочого дня, до закриття каси і касової книги, залишається у касира, який здійснив цю операцію, і переданню в бухгалтерію або іншим службам, працівникам підприємства, а також вилученню не підлягає. Про порядок передавання касових документів у бухгалтерію підприємства, про вилучення касових документів і про касову книгу ми розкажемо трохи пізніше, а поки що повернемося до оформлення надходження коштів у касу підприємства.

Звертаємо вашу увагу на те, що кошти можуть бути прийняті касиром за прибутковим касовим ордером тільки в день його оформлення. Якщо в день оформлення і надходження прибуткового касового ордера в касу підприємства особа, яка вказана в прибутковому касовому ордері і яка повинна була внести гроші в касу, не внесла їх до кінця робочого дня, до закриття каси, то такий прибутковий касовий ордер визнається недійсним і анулюється. Анулювання прибуткового касового ордера після закінчення робочого дня здійснює касир, який перекреслює його (як правило, хрест-навхрест або по діагоналі) і пише на ньому: "Анульовано". Такий же запис робиться в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми КО-3 в колонці "Примітка". Анульовані прибуткові касові ордери не знищуються, а передаються в бухгалтерію, де підшиваються в спеціальну папку анульованих документів і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року, в якому вони були виписані й анульовані.

Касовий чек

Підприємства й індивідуальні підприємці, які здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку з допомогою належним чином зареєстрованих електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА), повинні обов'язково видавати споживачеві касовий чек. Готівкові розрахунки з покупцями і замовниками через ЕККА здійснюються, як правило, в операційних касах. Відповідно до статті 1 Закону України від 06.06.96 р. №227/96-ВР "Про застосування електронних контрольно-касових апаратів і товарно-касових книг при розрахунках зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг", електронні контрольно-касові апарати і товарно-касові книги не застосовуються при проведенні розрахунків у касах на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності, де проводяться ці операції з оформленням прибуткових і витратних касових ордерів з виданням відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку.

Умови застосування ЕККА, порядок видавання споживачам касових і товарних чеків, відомості, які вони повинні містити, контроль за проведенням вищезазначених розрахунків зі споживачами регламентуються "Положенням про порядок реєстрації і застосування електронних контрольно-касових апаратів при готівкових розрахунках у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг", затвердженим наказом Державної податкової адміністрації України від 31.12.98 р. №660 і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 02.03.99 р. за №131/3424.

Товарний чек

Товарний чек використовується при розрахунках з покупцями і замовниками по реалізації продукції, товарів, робіт або послуг під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії, коли видача касового чека неможлива. Виписку товарного чека, його відображення в товарно-касовій книзі (ТКК) і його видання покупцеві здійснює матеріально відповідальна особа (касир). Форма товарного чека і порядок його заповнення визначені в наказі Державної податкової адміністрації України "Про внесення змін і доповнень до Положення про порядок реєстрації і застосування електронних контрольно-касових апаратів при розрахунках готівкою в сфері торгівлі, громадського харчування і послуг" від 18.09.97 р. №343 (в редакції наказу Державної податкової адміністрації України від 31.12.98 р. №660), зареєстрованого Міністерством юстиції України 02.03.99 р. за №131/3424. У ньому сказано, що товарні чеки мають бути оформлені у вигляді чекової книги, з кількістю чеків не менше ста штук.

Чекова книга повинна бути пронумерована, прошнурована, завірена гербовою печаткою державної податкової інспекції за місцезнаходженням суб'єкта підприємницької діяльності, завірена підписом відповідальної особи і зареєстрована в державній податковій інспекції в журналі реєстрації товарних чеків. У разі провадження підприємницької діяльності не за місцезнаходженням суб'єкта підприємницької діяльності товарні чеки реєструються в державній податковій інспекції за місцем провадження цієї діяльності.

Кожен листок товарного чека складається з двох рівних частин. Перша і друга частини товарного чека нумеруються друкарським способом однаковими номерами. Кожна частина товарного чека має бути завірена печаткою суб'єкта підприємницької діяльності. Дозволяється замість печатки на кожній частині товарного чека проставляти штамп підприємства. У разі повного використання книги товарних чеків необхідно зареєструвати нову книгу, але обов'язково після перевірки використання всіх товарних чеків у попередній книзі.

Записи в товарних чеках повинні здійснюватися темною пастою кулькової ручки. Вільні рядки в товарних чеках підлягають обов'язковому закресленню, яке б повністю унеможливило їх стирання і внесення інших записів.

На час виходу з ладу ЕККА або тимчасового відключення електроенергії керівник суб'єкта підприємницької діяльності видає матеріально відповідальній особі господарської одиниці завірену фінансовим органом товарно-касову книгу і зареєстровані в державній податковій інспекції товарні чеки.

Що записується в товарному чеку

Матеріально відповідальна особа згинає товарний чек на лінії відриву, накладає відривну частину на невідривну і через копіювальний папір записує в товарному чеку:

- дату заповнення;

- найменування товару (послуги);

- одиницю вимірювання або іншу характеристику, істотну для товару;

- кількість (вагу);

- ціну за одиницю;

- загальну суму купівлі;

- ставку ПДВ;

- підпис продавця.

Після оформлення товарного чека матеріально відповідальна особа видає покупцеві разом із покупкою відривну частину товарного чека.

На період виходу з ладу ЕККА або тимчасового відключення електроенергії дозволяється здійснювати розрахунки зі споживачем без видавання товарних чеків при реалізації хліба і хлібобулочних виробів, молока і молочних продуктів.

Приклад заповнення товарного чека

Наводимо приклад заповнення товарного чека (додаток А). Просимо врахувати, що товарний чек двосторонній, заповнюється в складеному стані, при цьому права і ліва його частини повинні бути суміщені. У зв'язку з цим ліва частина товарного чека, рівна правій частині, чиста і не має реквізитів.

Форма товарно-касової книги, правила її використання і ведення підприємствами й індивідуальними підприємцями, а також порядок здійснення контролю за дотриманням ними цих правил регламентується Порядком реєстрації і ведення товарно-касової книги при розрахунках готівкою в сфері торгівлі, громадського харчування і послуг, затвердженим наказом Міністерства фінансів України і Міністерства статистики України від 25.02.97 р. №48/53, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14.04.97 р. за №123/1926.



загрузка...