Microsoft Excel має засіб для об'єднання однотипних таблиць в одну із проведенням додаткових розрахунків. Такий засіб називають консолідацією даних.
Консолідація даних – це об’єднання однотипних таблиць в одну з проведенням додаткових розрахунків.
Розглянемо приклад. Нехай робоча книга містить листи, які зберігають інформацію про нарахування заробітної плати працівникам протягом року. Для того щоб визначити розмір відпускних, необхідно встановити, яка середня заробітна плата кожного працівника.
Для цього потрібно об'єднати таблиці з інформацією про кожний місяць в одну. При цьому для кожного працівника необхідно визначити середню суму нарахувань.
Додамо до робочої книги лист Відпускні. Скористаємося меню Данные - Консолидация. У вікні Консолидация задамо перелік діапазонів консолідації та параметри консолідації (див. рис. 10.4).
Для того щоб додати діапазон даних, необхідно у вікні поля Ссылка натиснути кнопку Обзор, вибрати необхідний діапазон даних на одному з листів (виділити дані разом із заголовками рядків та стовпців), натиснути у вікні Консолидация кнопку Добавить.
Після натискання ОК з'явиться таблиця консолідації, яка буде містити зведену інформацію (рис. 10.5).
Рисунок 10.5 - Результат консолідації
У лівій частині вікна відображаються кнопки, аналогічні кнопкам при побудові підсумків. Вони використовуються, щоб переглянути інформацію, на основі якої побудована таблиця консолідації.
Якщо необхідно змінити функцію консолідації, потрібно скористатися меню Данные – Консолидация і у вікні Консолидация зі списку функцій вибрати потрібну (Среднее).
Як бачимо, при консолідації даних необхідно вибрати місце для розміщення підсумкового звіту, функцію (наприклад, сумма) і джерела даних для консолідації.
Підсумковий звіт можна розмістити на одному листі з початковими даними, на іншому листі тієї самої книги або взагалі в іншому файлі.
Функція, яка використовується в консолідації, залежить від типу даних і виду звіту, який складається.
У разі зміни початкових даних консолідацію необхідно повторити. Якщо структура початкових таблиць діапазонів не міняється, то постійного повторення цієї процедури можна уникнути шляхом зв'язування консолідованих даних з початковими (відповідний перемикач).
Щоб установити зв'язок між консолідованими і початковими даними, необхідно при виконанні консолідації увімкнути опцію Создавать связи с исходными данными в діалоговому вікні Консолидация.
У результаті активізації зазначеної опції між початковими даними і результатами консолідації буде встановлено динамічний зв'язок, який автоматично оновлює дані.
Якщо таблиця даних має заголовки рядків і стовпців, це теж необхідно вказати при консолідації (за допомогою перемикачів у вікні Консолидация).
