2.4. Об’єкти організації облікового, контрольного та аналітичного процесів; Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.

2.4. Об’єкти організації облікового, контрольного та аналітичного процесів

Цільова функція бухгалтерського обліку, контролю та аналізу як економічних систем полягає у вивченні всіх господарських фактів, явищ або процесів суспільного виробництва, що супроводжують утворення сукупного суспільного продукту праці, з метою подати вартісне вираження стану продуктивних сил і виробничих відносин з урахуванням їх взаємозв’язків. Для цього потрібна систематизована номенклатура даних, що характеризувала б господарські факти, явища або процеси. Сукупність таких даних визначається різними господарськими характеристиками, які згодом підлягають обліковій, контрольній або аналітичній обробці. Це означає, що першим об’єктом організації облікового, контрольного або аналітичного процесу є згадана номенклатура.

Для використання даних у технологічному процесі кожну номенклатуру (облікову, контрольну, аналітичну) слід зафіксувати на будь-якому технічному носії. Головними технічними носіями даних про господарські факти, явища або процеси, які підлягають обліку, контролю чи аналізу, можуть бути аркуш паперу, перфострічка, перфокарта, магнітна стрічка, магнітний диск і т. ін. Вибір носія даних залежить від засобів їх обробки, а також типів, видів цих даних.

Іншим об’єктом організації технології облікового, контрольного або аналітичного процесів є носії даних (номенклатур) про господарський факт, явище або процес.

Характерною особливістю технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу є реєстрація даних номенклатур, які зафіксовані на носіях у системі облікових, контрольних або аналітичних реєстрів. Це потребує передавання носіїв даних як у просторі, так і в часі, тобто організації руху носіїв. Отже, об’єктом організації облікового, контрольного та аналітичного процесів є також рух носіїв даних, тобто організація документообігу та документопотоку.

Обліковий, контрольний та аналітичний процеси багато в чому подібні до звичайних технологічних процесів з виготовлення продуктів споживання. Тому для нормального функціонування вони потребують певного забезпечення. А отже, об’єктом організації цих процесів є забезпечення. Стосовно облікового, контрольного та аналітичного процесів воно охоплює інформаційне (носії інформації—документи, облікові реєстри, розрахункові таблиці, звітні форми і т. ін.), технічне (засоби виготовлення документів, реєстри, персональні комп’ютери), програмне (алгоритми, задачі) та інші види забезпечення.

Способи технології облікового, контрольного та аналітичного процесів. Тепер використовують чотири види (прийоми) обробки та переробки інформації: ручний, механізований, автоматизований, автоматичний.

Ручний спосіб — інформацію вручну обробляють працівники апарату управління, а основним виконавцем є бухгалтерія.

Механізований спосіб — застосовуються технічні засоби, здебільшого різні типи механічних і перфораційних машин.

Автоматизований спосіб — переважну більшість операцій покладено на комп’ютери.

Два останні способи є людино-машинними.

Автоматичний спосіб (суто машинний) — використовується заздалегідь заготовлений пакет програм.

Кожному способу вироблення інформації відповідає певна технологічна схема, яка складається із суто технічних та технологічних операцій. Тому кожний спосіб характеризується певною технологічною структурою. Проте незалежно від структури основою всіх способів є чотири об’єкти: номенклатура, носії номенклатури, їх рух і забезпечення.

Організація технології облікового, контрольного та аналітичного процесів передбачає «прив’язування» окремих операцій, фаз, етапів до конкретного виконавця. При цьому будь-який процес подається як набір послідовних стандартних операцій, залежний від способу обробки даних, а також завдань, що їх ставить перед обліком, контролем і аналізом система управління. Від цих завдань залежить і ступінь деталізації самих операцій.

Усі учасники виробничого процесу тією чи іншою мірою беруть участь у переробці інформації, тобто у процесах обліку, контролю та аналізу, а також їхня праця має бути організована. Проте об’єктом організації є лише та праця виконавців, яка безпосередньо пов’язана з технологією обліку, контролю чи аналізу.

В організаційному плані розрізняють два види праці — працю осіб, які безпосередньо виконують облікові, контрольні та аналітичні роботи (бухгалтер, фінансист і т. ін.), і працю тих, хто вдається до обліку, контролю та аналізу згідно зі своїми посадовими обов’язками (комірники, майстри, бригадири, начальники цехів).

Бухгалтерський облік як інформаційна система формується на таких засадах: виокремлюється сукупність інформаційних операцій, що становить спеціалізований вид діяльності, яку виконують фахівці, спеціально підготовлені для цієї роботи, — бухгалтери. Працівники бухгалтерії виконують здебільшого функції бухгалтерського обліку, проте для них характерна й робота з контролю та аналізу під час здійснення облікових операцій.

Бухгалтерську роботу виконують також багато лінійних (оперативних) працівників — керівники структурних підрозділів (начальники цехів, бригадири) і певних служб (постачання, збуту), окремі особи (комірники, майстри, водії автомашин, тракторів та інших транспортних засобів). Їхню роботу з виконання операцій, пов’язаних з бухгалтерським обліком, контролем та аналізом, також потрібно організувати, і тому вона є об’єктом організації бухгалтерського обліку.

Складнішою є організація праці тих працівників, які безпосередньо здійснюють тільки контроль і аналіз. Цю роботу виконує звичайно бухгалтерія. Проте контрольну, а особливо аналітичну, роботу часто виконують працівники фінансової, планової та інших економічних служб підприємства. Контроль і аналіз покладені також на керівників технічних і технологічних служб. Але на відміну від бухгалтерського обліку процеси контролю і, особливо, аналізу не визначені і не обмежені так чітко й предметно. Отже, організації підлягають два об’єкти: праця працівників бухгалтерії і праця виконавців, які не входять до складу бухгалтерії.

Апарат бухгалтерії — це самостійний підрозділ управління, який за своїм характером, кількістю зайнятих там працівників будується за вимогами певної структури. У ньому формуються підрозділи (групи, сектори тощо). Організаційна побудова апарату та формування структурних підрозділів також є об’єктом організації праці бухгалтерів.

Зауважимо, що технологічний процес, а тим більш праця виконавців має бути забезпечена нормативно (правовими регламентаційними документами — положеннями, статутами), технічно (устаткуванням, приладами, комп’ютерами), умовами праці (робочі місця, зони), інформаційно (методиками формування вхідних і вихідних даних, банків даних і т. ін.).

Динамічний характер системи управління потребує постійного вдосконалення й розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, що передбачає організацію цього процесу. Отже, розвиток і удосконалення обліку, контролю та аналізу також є об’єктами організації. Відповідні узагальнення зроблено на рис. 2.2.