3.3.3. Облікові номенклатури різних етапів облікового процесу
Облікова номенклатура первинного обліку. Організація первинного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур. Насамперед визначають господарські факти, які слід відобразити в системі бухгалтерського обліку та зафіксувати у первинних документах — носіях обліково-економічної інформації. На склад облікових номенклатур впливають система звітності, об’єкти проміжного контролю їх формування. Тому перш ніж почати формування облікових номенклатур первинного обліку, слід ознайомитись із системою фінансової державної та внутрішньої звітності.
Для того щоб визначити перелік облікових номенклатур з кожного топологічного підрозділу бухгалтерського обліку (обліку коштів, матеріалів, основних засобів тощо), складають перелік усіх об’єктів, які мають бути зафіксовані в первинних документах (таблиці 3.2 і 3.3).
Таблиця 3.2
ПЕРЕЛІК ОБЛІКОВИХ НОМЕНКЛАТУР З ОБЛІКУ МАТЕРІАЛІВ
Характеристика даних для обліку
Використання облікових даних
У вираженні
У яких носіях інформації з’являються вперше
Примітки
натуральному
вартісному
Надходження матеріалів на склад:
Для обліку наявності та руху, контролю своєчасного надходження та розрахунків
Рахунок — платіжна вимога, товарно-транспортна накладна, прибутковий ордер
назва
+
–
кількість
+
–
ціна
+
–
сума
–
+
від кого надійшли
–
+
постачальник
–
+
Видача матеріалів:
Те саме
Вимога, забірні листи, лімітно-забірні картки, накладні на відпуск матеріалів на сторону
назва
+
–
кількість
ціна
сума
кому відпущено
та ін.
Таблиця 3.3
ПЕРЕЛІК ОБЛІКОВИХ НОМЕНКЛАТУР З ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ НА ЕТАПІ ПЕРВИННОГО ОБЛІКУ
Характеристика даних для обліку
Використання облікових даних
У вираженні
У яких носіях інформації з’являються вперше
Примітки
натуральному
вартісному
Надходження основних засобів:
Облік наявності та руху:
пооб’єктний облік, облік за матеріально відповідальними особами
Акт приймання основних засобів
назва об’єкта
+
–
початкова вартість
+
+
джерело надходження
Передача основних засобів у межах господарства:
Те саме
Накладна на внутрішнє передавання
назва об’єкта
+
–
початкова вартість
–
+
підрозділ, що передає
+
–
підрозділ, який приймає
+
–
При розробці облікових номенклатур первинного обліку потрібно там, де це можливо, укрупнювати одиниці вимірювання. Це дасть змогу зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи.
Після визначення облікової номенклатури переходять до вибору носіїв облікової інформації.
Облікові номенклатури поточного обліку. Організація поточного обліку також починається з вивчення складу облікових номенклатур, які слід відобразити, проте вже в системі облікових реєстрів та різних розрахункових формах.
Розробляючи облікові номенклатури поточного обліку, передусім визначають склад господарських фактів — явищ та процесів (господарські операції). В основу розробки складу облікових номенклатур поточного обліку покладено систему показників внутрішньої та зовнішньої звітності, план рахунків, класифікацію об’єктів, які визначено нормативними актами та методичними рекомендаціями.
За своєю технічністю (технікою) вибір облікових номенклатур поточного обліку аналогічний вибору їх на етапі первинного обліку. За кожним топологічним підрозділом обліку (обліку матеріалів, коштів, основних засобів тощо) складають докладний перелік тих об’єктів, які становлять інтерес з погляду управління економікою на відповідному етапі обліку.
Формування облікових номенклатур поточного обліку складніше, ніж первинного.
За своїм змістом облікові номенклатури поточного обліку бувають двох видів: прості (тобто такі, які в майбутньому не будуть деталізовані) і складні (які треба далі деталізувати). Наприклад, планом рахунків не передбачається поділ рахунка «Основні засоби» як об’єкта обліку на докладніші, тобто не передбачені субрахунки. Проте типова класифікація потребує поділу основних засобів за галузями, видами та іншими ознаками. Тому на цій дільниці розробку, наприклад, облікових номенклатур починають зі встановлення груп, визначених згідно з інструкцією. Далі визначають підгрупи, субпідгрупи, але вже з огляду на потреби конкретного господарства. Нарешті, складають перелік облікової номенклатури з кожної підгрупи, субпід-групи або за іншими ознаками (табл. 3.4).
Таблиця 3.4
ПЕРЕЛІК ОБЛІКОВИХ НОМЕНКЛАТУР ПОТОЧНОГО ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ (ГАЛУЗЬ — ПРОМИСЛОВІСТЬ;РОЗРІЗ — СКЛАД ГОСПОДАРСЬКИХ ЗАСОБІВ)
Група
Підгрупа
Субпідгрупа
Будівлі
Виробничі корпуси
Залізобетонні, цегляні, кам’яні тощо
Склади, комори та ін.
Те саме
Споруди
Водонапірні башти
»
Резервуари
»
Шляхи та ін.
Передавальні пристрої
Силові машини й устаткування автоматизовані
Силові машини та устаткування не автоматизовані та ін.
Машини, устаткування та ін.
Потім визначають облікові номенклатури господарських операцій з обліку основних засобів. Вони можуть бути трьох видів: надходження, передача в межах підприємства, вибуття. З кожного виду операцій добирають показники вищого рівня групування, а далі групи поділяють на підгрупи відповідно до потреб управління основними засобами. Орієнтовний перелік облікових номенклатур основних засобів наведено в табл. 3.5.
Таблиця 3.5
ПЕРЕЛІК ОБЛІКОВИХ НОМЕНКЛАТУР ПОТОЧНОГО ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ (РОЗРІЗ — РУХ)
Види руху
Підвид руху
Субпідвид, субпідгрупа руху
Надходження
Від відділу капітального будівництва; від підрядної організації; безплатно; інвентаризація та ін.
Капітальне будівництво; капітальне придбання від інших господарств
Вибуття
За ліквідацією: безплатне передавання та ін.
Повна непридатність; реконструкція
Передавання в межах господарства
Отже, визначення переліку облікових номенклатур поточного обліку — це своєрідний перелік об’єктів обліку та руху їх за ознаками виду засобів, їх джерелами та процесами. Ця робота тісно переплітається з групуванням об’єктів обліку за різними ознаками, наявністю їх та рухом.
Аналогічно виконують роботу з визначення облікових номенклатур поточного обліку на інших топологічних підрозділах — матеріали, кошти, продукція тощо.
Облікова номенклатура поточного обліку є основою майбутнього робочого плану рахунків. На кожному підприємстві (у господарстві) затверджений державними органами єдиний план рахунків має бути деталізований для поточних потреб управління. Конкретизація здійснюється відповідно до технологічних та організаційних особливостей того чи іншого господарства.
При розробці робочого плану рахунків використовують єдиний план рахунків, інструкцію щодо застосування його, різні нормативні акти, які стосуються окремих об’єктів обліку (основних засобів, матеріалів, продукції тощо). Далі складають систематизований перелік об’єктів поточного обліку. Кожному об’єкту, групі, підгрупі, субпідгрупі присвоюють порядковий номер. Виходячи з порядкового номера об’єкта найбільшої підгрупи, номерів груп установлюють номер для кожного об’єкта і записують його у перелік. Якщо, наприклад, порядковий номер останнього об’єкта в основних засобах у найбільшій субпідгрупі буде 100 або вище, але не більше від 999, то номер першого за списком об’єкта у першій підгрупі, першій групі і першій субпідгрупі буде 111 001, другого об’єкта відповідно 111 002 і т. п. Цей номер буде також номером для побудови аналітичного обліку і разом з тим інвентарним (табл. 3.6).
Таблиця 3.6
РОБОЧИЙ ПЛАН РАХУНКІВ З ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВДО РАХУНКА № 01 «ОСНОВНІ ЗАСОБИ»
Синтетичні субрахунки порядку
Аналітичні рахунки
1-го
2-го
3-го
4-го
Галузь
Вид
Підвид
Субпідвид
Назва
Номер
Назва
Номер
Назва
Номер
Назва
Номер
Назва
Номер
Промисловість
1
Будівлі
1
Виробничі корпуси
1
Залізобетонні
1
Будівля цеху № 1
001
Будівля цеху № 4
002
Цегляні
2
Будівля цеху № 6
003
Будівля цеху № 8
004
Виробничі споруди
2
Залізобетонні
1
Будівля цеху № 2
006
Будівля цеху № 5
007
Цегляні
2
Будинок лабораторії
009
Облікові номенклатури підсумкового обліку. Організація підсумкового (узагальнюючого) обліку починається з виявлення складу облікових номенклатур, які мають бути відображені у відповідних підсумкових носіях облікової інформації. Ці номенклатури являють собою систему показників, що характеризують стан та зміну стану господарських фактів — явищ та процесів, а також активів, пасивів, затрат, доходів та результати діяльності. Формування показників залежить від багатьох факторів, які впливають на організацію підсумкового обліку.
Важливим фактором є звітність, яку має подати та чи інша господарська система, періодичність цієї звітності, строки її подання, джерела одержання інформації. За цими ознаками номенклатуру підсумкового обліку поділяють на певні групи.
За характером — на фінансову та внутрішньогосподарську. Такий поділ номенклатури є першим фактором, який впливає на вибір.
За змістом — статистичну, оперативну та бухгалтерську.
За періодичністю складання — на поточну та річну. При цьому до періодичної відносять разову, місячну, квартальну, піврічну та дев’ятимісячну. Цей поділ має певне значення при організації підсумкового обліку.
Облікові номенклатури звітності поділяють на два види: директивні та розрахункові.
Значну роботу з організації підсумкового обліку виконують для внутрішньогосподарських виробничих та інших підрозділів.
Організація зовнішньої звітності залежить насамперед від вимог, поставлених до неї державними органами та контрагентами: банками, кредиторами.
Основними нормативними документами, що визначають обсяг робіт з організації підсумкового обліку як звітності, є Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні, Інструкція зі складання звітності. Крім того, слід мати також методичні рекомендації щодо заповнення окремих показників звітності. Господарство повинно бути забезпечене цими нормативними та методичними документами. Контроль за їх наявністю здійснюють у спеціальному описі (табл. 3.7).
Таблиця 3.7
ОПИС НЕОБХІДНИХ НОРМАТИВНИХ ТА МЕТОДИЧНИХ МАТЕРІАЛІВ ДЛЯ СКЛАДАННЯ ПЕРІОДИЧНОЇ ТА РІЧНОЇ ЗВІТНОСТІ
Назва нормативного документа
Номер нормативного документа
Хто і коли затвердив
Номер справи, де зберігається документ
Зауваження
Формуючи облікові номенклатури підсумкового обліку, слід пам’ятати, що в окремих випадках звітні дані господарства заносять у зведену консолідовану звітність асоціації, фірми. Тому номенклатуру підсумкового обліку формують з урахуванням цієї вимоги. При цьому виокремлюють номенклатуру, яка використовуватиметься лише для складання зведеного звіту і внутрішніх потреб господарства.
Безпосередньо вибір облікової номенклатури здійснюється, як і для первинного або поточного обліку, проте має деякі особливості.
Облікові номенклатури підсумкового обліку як система фінансової звітності регламентовані законодавчими актами та стандартами бухгалтерського обліку. Тому кожну таку номенклатуру вибирають, переглядаючи ці нормативні акти.
Номенклатуру або показники внутрішньої звітності формують відповідно до потреб управління кожного структурного підрозділу залежно від характеру діяльності та інших характеристик.
Відправним моментом у формуванні номенклатури звітності для внутрішніх потреб є організація внутрішньогосподарського поділу підприємства.
Внутрішня звітність формується для потреб управління, оцінювання діяльності відповідного підрозділу. При розробці зазначеної номенклатури слід виходити з конкретних завдань, поставлених перед підрозділом.
При розробці облікової номенклатури підсумкового обліку слід враховувати ще одну особливість: номенклатура тісно пов’язана з нормуванням та плануванням, бюджетуванням, контролем та аналізом. Саме тому до складу облікової номенклатури підсумкового обліку (звітності) крім фактичних даних мають входити також планові, нормативні, кошторисні та інші аналогічні показники, а також показники відхилення від них як в абсолютному, так і у відносному вираженні.
Облікові номенклатури підсумкового обліку для зовнішньої і внутрішньої звітності формують за топологічними ознаками.
У всіх випадках формування номенклатури внутрішньої звітності слід додержувати затверджених у державних нормативних актах показників, щоб уникнути зайвої роботи на рівні господарства в цілому.
Після вибору номенклатури обліку переходять до організації вибору і розробки носіїв її інформації.