3.6.5. Особливості організації технології облікового процесу на різних етапах; Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.

3.6.5. Особливості організації технології облікового процесу на різних етапах

1. Первинний облік

Організація руху документів на етапі первинного обліку потребує встановлення раціональної послідовності створення їх, мінімізації витрат та часу на цей процес.

Для цього необхідно: визначити перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації;

склад осіб, відповідальних за вірогідне та своєчасне складання того або іншого документа та кожної операції;

час роботи над документом від першої до останньої операції;

технічні засоби, за допомогою яких можуть бути виконані ті або інші операції над документом;

спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому, з однієї операції на іншу;

відповідальних осіб за своєчасне передавання документа в процесі документообороту.

Загальна тривалість складання документа має бути мінімальною. Для цього необхідно обмежити кількість осіб, які беруть участь у складанні того або іншого документа, та встановити раціональну послідовність складання графіка руху.

Раціональна організація руху документів передбачає встановлення максимально коротких відрізків часу на їх передавання й обробку;

визначення конкретних строків передавання документа від виконавця до виконавця, від одного сектора обліку на інший; від бухгалтерії до обчислювального центру тощо.

На кожний документ складають оперограму або документограму (табл. 3.11).

Таблиця 3.11

ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА) НАКЛАДНОЇ НА ВНУТРІШНЄ ПЕРЕСУВАННЯ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

Остання операція первинного обліку — це передавання документа на поточний облік.

2. Поточний облік

Операції поточного обліку умовно можна розподілити на чотири види: просування (прийом, передавання) первинних документів, арифметичні дії (підрахунки, розрахунки тощо), групування, перегрупування.

Кожний вид, у свою чергу, складається з кількох елементарних робіт. Кількість та різноманітність цих робіт залежать від наявності або відсутності ПК, їх типу, виду, системи. Ці особливості слід враховувати при організації руху документів і формуванні документопотоків.

Організація документообороту і документопотоків на етапі поточного обліку пов’язана з великими масивами документів. Першою операцією поточного обліку є приймання документів. Раціональна організація цього етапу обліку потребує встановлення з кожного виду документів твердих строків здавання та вибору найбільш ефективного їх переміщення (табл. 3.12).

Таблиця 3.12

ГРАФІК НАДХОДЖЕННЯ ДО БУХГАЛТЕРІЇ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ З ОБЛІКУ МАТЕРІАЛІВ

Назва документа	Хто подав	Строки подання	Порядок подання	Кому подають	Строки перевірки документа	Примітки
Прибутковий ордер	Завідуючий складом	Щодня за попередній день	Особисто	Старшому бухгалтеру	При прийманні
Лімітно-забірна картка	Те саме	Те саме	»	Те саме	Те саме
Вимогата ін.	»	Щодня	»	»	»

Частість передавання документів до облікових дільниць залежить від важливості інформації, яку вони містять для управління, кількості документів, віддаленості господарських підрозділів від управлінської служби, бухгалтерії, обчислювального центру тощо. Чим частіше здають документи до бухгалтерії, тим ретельнішим може бути бухгалтерський контроль за господарською діяльністю.

Приймання бухгалтерських документів бухгалтерією та обчислювальним центром від матеріально відповідальних осіб підтверджується підписом про приймання у супровідному документі — ярлику або записом у спеціальних книгах. Організація приймання документів на бухгалтерську обробку залежить від форми обліку і розподілу праці, ступеня автоматизації тощо. При оперативно-виробничому поділі праці в бухгалтерії приймання документів здійснює відповідний сектор: обліку матеріалів, обліку основних засобів та ін. У разі функціонального поділу праці всі документи надходять у спеціальний функціональний сектор — приймання документів на обробку. У цьому секторі документи перевіряють за всіма ознаками: за змістом, законністю, правильністю оформлення тощо. Далі документи передають за графіком на обробку.

Наступною операцією поточного обліку є складання бухгалтерського проведення, тобто визначення майбутньої системи записів (реєстрації) даних документа у системі рахунків.

Це практично визначає весь рух документа.

У подальшому рух документа залежить від формування показників в аналітичному і синтетичному розрізах. Це значною мірою визначається тією системою і формою обліку, яка застосовується у господарстві (журнально-ордерна, меморіально-ордерна, автоматизована). Крім того, великий вплив на цю послідовність мають типи ПК, функціонування АРМ бухгалтера тощо.

Раціональна організація руху документів потребує встановлення мінімальних відрізків часу на обробку та переміщення документів. Час на обробку документів залежить від трудомісткості окремих операцій. Строки обробки документів мають забезпечити одержання даних і показників для прийняття відповідних управлінських рішень.

В умовах обробки документів на машинолічильних установках в обчислювальних центрах документи спочатку надходять до бухгалтерії, де їх відповідно перевіряють. Потім їх реєструють і передають на машинолічильну установку. Після обробки документи повертають разом з відповідними машинограмами до бухгалтерії.

Рух документів у процесі поточного обліку організовують в основному за графіками. У графіку фіксують тільки основні його характеристики, які зумовлюють плановість у роботі облікового апарату з документами. Такий графік являє собою таблицю, у підметі якої зазначено назву всіх (або більшості) первинних документів, а у присудку — служби, структурні підрозділи та осіб, які мають працювати з документами, строки обробки, передавання, вид обробки тощо.

Форма графіка документообороту, порядок його складання та обсяг показників не регламентуються. Усі ці питання розв’язують залежно від конкретних умов відповідного господарства та вимог головного бухгалтера щодо ведення бухгалтерського обліку.

Орієнтовні форми документообороту на етапі поточного обліку подано у таблицях 3.13 і 3.14.

Найважливішими показниками є строки здавання (передавання) документів і особи та структурні підрозділи, які відповідають за їх додержання.

Для обґрунтування графіка, а також прискорення документообороту та облікового процесу з найважливіших документів, спочатку складають індивідуальні схеми руху (оперограми) документів. У цих графіках за технологічною послідовністю вказують усі роботи від початку складання до здавання в архів. Крім того, такий графік дає змогу визначити загальну кількість днів і годин роботи, виконавців, операції та інші моменти обробки (табл. 3.15).

Табл. 3.13

ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК РУХУ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ З ОБЛІКУ ПРАЦІ ТА ЇЇ ОПЛАТИ

Назва документа	Здавання документа оперативними працівниками і службами			Передавання документів обліковими працівниками			Передавання документів в обчислювальний центр		Одержання документів сектором обліку праці та її оплати від обчислювального центру
	Строк здавання документа	Відповіда­льний за здавання в строк	Кому передають документ	Строк здавання документа	Відпові­дальний за передаван­ня	Кому передають документ	Строк здавання документа	Кому передають документ	Від кого	Строк одержання
Табель обліку робочого часу	1-го числа	Майстер дільниці	Обліков­цю цеху	1-го числа	Обліко­вець це­ху	Сектору обліку праці та її оплати	2-го числа	Сектору прийому	Сектору випуску	2-го числа до 16.00
Наряд на відрядну роботу	Щодня за попе­редній день	Майстер дільниці	Обліков-цю цеху	Щодня за попе­редній день	Обліко­вець це­ху	Сектору обліку праці та її оплати	Щодня на 2-й день після одер­жання	Сектору прийому	Сектору випуску	Щодня на 2-й день після здавання до 16.00
Рапорт виробітку та ін.	1,11, 21-го числа	Те саме	Те саме	2,12, 22-го чис­ла	Те саме	Те саме	3, 13, 23-го числа до 12.00	Те саме	Те саме	3, 13, 23-го числа до 15.00

Табл. 3.14

ГРАФІК ДОКУМЕНТООБОРОТУ З РУХУ МАТЕРІАЛІВ НА СКЛАДІ

Назва первинного документа	Отримання, складання та передавання документа		Служби, які використовують або обробляють документ			Надходження документа до бухгалтерії та обробка його
	Відповідальна особа за отримання і складання документа	День передавання на обробку	Служба, яка приймає документ	Операція з документом	Кому та коли пе­редано документ	Час прий­мання	Обробка документа	Кому та коли потрібно пе­редати
Оприбуткування
Рахунок постачальника	Касир	В день одержання	Відділ матері­ально-техніч­ного забезпе­чення	Контроль-акцепт та ін.	Бухгал­терії	Щодня до 15.00	Підготовка до оплати	На 2-й день після одержання
Витрати
Лімітно-забірна картка	Комірник	11, 21, 1-го числа	Відділ матері­ально-техніч­ного забезпе­чення	Контроль ліміту видачі	»	12, 22, 3-го числа	Перевірка записів, контроль оформлення	Обчислю­вальному центру

Таблиця 3.15

СХЕМА РУХУ НАРЯДУ НА ВІДРЯДНУ РОБОТУ

Зміст роботи на складання, переміщення та обробку документа	Час на складання та переміщення документа	Місце складання чи обробки	Відповідальна особа за своєчасне та правильне виконання робіт	Час на обробку та виконання робіт, год
Заповнення реквізитів:	За день до початку роботи	Цех, дільниця, бригада, ферма	Обліковець цеху, ферми, дільниці	1
назва робіт, номер деталі або операції, код витрат
розряд роботи, розцінка, норма часу, підписи	Три години після одержання від обліковця	Відділ організації праці та її оплати	Нормувальник	2
прізвище, табельний номер, дата початку роботи, строки виконання	Протягом зміни після одержання нарядів	Контора цеху	Обліковець цеху	5
Ознайомлення з нарядом та підпис працівника, що погодився виконати роботу	Після закінчення зміни	Робоче місце працівника	Майстер, бригадир	6
Здавання в архів	Після повного використання	Бухгалтерія	Старший бухгалтер сектора	10

Важливим елементом організації документообороту на етапі поточного обліку є зберігання документів після обробки та здавання в архів.

Документи до складання місячного балансу мають перебувати у розпорядженні і у підзвіті осіб, які їх використовували в обліку. Після цього їх зшивають у пакунки-папки і зберігають у поточному архіві бухгалтерії. По закінченні поточного року всі документи здають в архів господарства відповідно до загального положення про формування архівних матеріалів. Для цього у кожному секторі обліку виділяють відповідальну особу для оформлення цих операцій.

3. Підсумковий облік

Для одержання зведених підсумкових показників під час складання звітних форм потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв у часі та просторі на завершальному етапі облікового процесу.

За характером і змістом окремі види робіт у процесі руху носіїв облікової інформації на цьому етапі не відрізняються від двох попередніх етапів — первинного і поточного обліку. Проте підсумковий облік як етап облікового процесу значно відрізняється, якщо йдеться про звіти за місяць або за рік. Тому ці два види заключних робіт розглядатимемо окремо.

Організація підсумкових робіт за місяць має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності. Оскільки звітність поділяється на зовнішню і внутрішню, то й табель-календар звітності має дві форми (таблиці 3.16, 3.17).

Таблиця 3.16

ТАБЕЛЬ-КАЛЕНДАР ЗОВНІШНЬОЇ МІСЯЧНОЇ ЗВІТНОСТІ

Назва	Форма	Строк подання	Відповідальна особа	Спосіб відправлення	Адреса, куди подати	При-мітки

Таблиця 3.І7

ТАБЕЛЬ-КАЛЕНДАР ВНУТРІШНЬОЇ ПОТОЧНОЇ ЗВІТНОСТІ

Назва	Форма	Строк подання	Відповідальна особа	Спосіб відправлення	Від кого надходить	При-мітки

Табель-календар періодичної звітності, затверджений керівником господарства, доводиться до всіх виконавців (під розписку) і осіб, які беруть участь у цих роботах. Він дає змогу простежити за своєчасністю подання звітних даних у відповідні органи. Крім того, табель-календар безпосередньо впливає на організацію заключних робіт з бухгалтерського обліку.

При організації руху носіїв облікової інформації підсумкового етапу необхідно визначити:

• перелік робіт, які треба виконати при заповненні окремих форм звітності;

• взаємозв’язок окремих форм;

• склад осіб, що відповідають за підготовку даних для заповнення тієї або іншої форми;

• строки підготовки даних (дні, години);

• спосіб передавання даних виконавцю;

• технічні засоби, які використовуються для підготовки зведених даних, показників тощо.

Особливістю організації руху носіїв облікової інформації на етапі підсумкового обліку є те, що до формування того або іншого показника іноді залучають інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення, фінансові, праці тощо. Це потребує заздалегідь продуманої системи взаємозв’язку з цими службами.

Організація руху носіїв облікової інформації підсумкового обліку тісно пов’язана зі строками подання зовнішньої звітності. У зв’язку з цим у графіках ці строки, порядок, та інші характеристики слід висвітлювати докладніше.

Для формування показників звітної форми складають відповідні оперограми (документограми). В усіх документограмах чітко визначають, коли той або інший підсумковий документ передають головному бухгалтеру для аналізу.

При організації підсумкового обліку доцільно застосовувати сітьові графіки. Особливо це стосується складних звітних форм, у розробці яких беруть участь інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення тощо.

Крім індивідуальних графіків (оперограм) для організації підсумкового обліку використовують також зведені графіки комплексу робіт за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік. Потреба у цих графіках зумовлена тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками відрізняються один від одного.