8.3.7. Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів
Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані і фактичні строки виконання.
Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідуючі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи) або головний бухгалтер, якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.
У практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, — постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік впроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), так і за технікою складання — таблично-текстові, лінійні.
Таблично-текстові графіки поділяють на зведені — у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні — за секторами, групами бухгалтерії та іншими підрозділами й індивідуальні (складають на виконувані роботи посадовою особою).
Зведений графік облікових робіт на одному з підприємств подано у табл. 8.1, аналітичних — у табл. 8.2, структурний графік роботи сектора з обліку та заробітної плати — у табл. 8.3, індивідуальний графік роботи бухгалтера з обліку праці і заробітної плати — у табл. 8.4.
Таблиця 8.1
ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК ОБЛІКОВИХ РОБІТ ПО БУХГАЛТЕРІЇ ПІДПРИЄМСТВА
Виконувана робота
Відповідальний
Запланована дата завершення роботи, число
Позначення про виконання
Складання таких облікових реєстрів
журналу-ордера 1, відомості 1
Старший бухгалтер
01
журналу-ордера 2, відомості 2
Старший економіст-фінансист
02
журналу-ордера 3
Заступник головного бухгалтера
02
журналу-ордера 7
Старший бухгалтер
03
журналу-ордера 8, відомості 8
Те саме
03
журналу-ордера 9
»
04
журналу-ордера 10, відомостей 12, 15
Заступник головного бухгалтера
06
журналу-ордера 10/1
Те саме
07
журналу-ордера 11, відомості 16
Старший бухгалтер
08
журналу-ордера 12, відомо-сті 13
Старший економіст-фінансист
09
журналу-ордера 13
Старший бухгалтер
06
журналу-ордера 15
Старший економіст-фінансист
09
журналу-ордера 16, відомостей 10, 18, 18/1
Старший бухгалтер
06
Головної книги
Заступник головного бухгалтера
10
Пробного балансу
Те саме
10
Фінансового звіту
»
Обговорення балансу на виробничій нараді
Головний бухгалтер
11
Підготовка проекту наказу за результатами аналізу і подання балансу
Те саме
12
Подання балансу
»
12
Таблично-текстові графіки складають найчастіше строком на місяць, проте вони можуть охоплювати і більш короткі (день) та тривалі (рік) періоди часу. Як правило, вони бувають постійними, але можуть бути і разовими.
Для організації разових робіт в основному застосовуються лінійні графіки. На відміну від таблично-текстового графіка, у лінійному за присудком подають не текст, а лінією позначають тривалість виконання робіт, зазначених у підметовій частині таблиці.
Таблиця 8.2
ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК АНАЛІТИЧНИХ РОБІТ ПО БУХГАЛТЕРІЇ ПІДПРИЄМСТВА
Виконувана робота
Відповідальний
Строк виконання, число
Позначення про виконання
Аналіз
витрат виробництва
Заступник головного бухгалтера
У міру надходження документів
собівартості продукції
Заступник головного бухгалтера
7-го, 8-го
виконання планів поставок та реалізації про-дукції
Економіст
10-го
використання прибутків, фондів економічного стимулювання
Те саме
9-го
стану дебіторської та кредиторської заборгованості
Головний бухгалтер
9-го
виконання фінансового плану та ін.
Те саме
10-го
Таблиця 8.3
СТРУКТУРНИЙ ГРАФІК РОБОТИ ОБЛІКОВОГО СЕКТОРАІЗ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ
Виконувана робота
Час завершення робіт
Посада виконавця
Позначення про виконання
число
час
Складання розрахункових відомостей з заробітної плати
2-ге
17.00
Старший бухгалтер
Складання розробної таблиці № 5
3-тє
13.00
Те саме
Складання довідки для банку
3-тє
17.00
Економіст
Складання платіжних відомостей за другу половину місяця
4-те
13.00
Старший бухгалтер
Складання розробної таблиці № 1 «Розподіл заробітної плати»
4-те
17.00
Те саме
Складання оперативного зведення з аналізу витрат фонду заробітної плати за минулий місяць
5-те
17.00
Економіст
Оперативний контроль за виплатою заробітної плати
5—7
9.00–17.00
Старший бухгалтер
Складання оперативного зведення аналізу розподілу заробітної плати за статтями витрат
6-те
17.00
Економіст-фінансист
Приймання первинної документації з нарахування заробітної плати та утримання з неї
8—31
До 11.00
Старший бухгалтер
Оперативний контроль за правильністю складання первинної документації
8—31
До 11.00
Розробка первинної документації з заробітної плати
18—31
14.00–17.00
Складання платіжних відомостей на виплату заробітної плати за першу половину місяця
18-те
17.00
Складання даних на отримання коштів для виплати заробітної плати та перерахування сум утриманих податків
18-те
17.00
Економіст-бухгалтер
Узагальнення та нагромадження первинної інформації із заробітної плати
31-ше
17.00
Старший бухгалтер
Підготовка банківської документації для перерахування податків із заробітної плати
31-ше
17.00
Економіст
Таблиця 8.4
ІНДИВІДУАЛЬНИЙ ГРАФІК РОБОТИ СТАРШОГО БУХГАЛТЕРА З ОБЛІКУ ПРАЦІ ТА ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ
Найменування роботи
Строк виконання
Кому передається виконана робота
Примітка
День або число
Час
І. Графік робочого дня
Приймання первинної документації з нарахування відрядної заробітної плати від цехів
Понеділок, середа
9.00–11.00
Приймання оформлених листків тимчасової непрацездатності з витягами з протоколів засідань комісій соцстраху, профкому
Вівторок, четвер
9.00–11.00
Приймання інших первинних документів з нарахування заробітної плати
Те саме
9.00–11.00
Приймання документів з утримання із заробітної плати
Контроль за правильністю оформлення первинних документів
»
9.00–11.00
Видання довідок
П’ятниця
9.00–11.00
Обробка первинних документів
Щодня
11.00–13.00
Складання нагромаджувальних реєстрів, узагальнення інформації
Те саме
14.00–17.00
ІІ. Графік місяця
Складання облікових відомостей із заробітної плати
2-ге
14.00–17.00
Економісту-фінансисту
Складання розробленої таблиці № 5
3-тє
14.00–17.00
—
Складання та оформлення платіжних відомостей за другу половину минулого місяця
4-те
Старшому касиру
Складання розробленої таблиці № 1 «Розподіл заробітної плати»
4-те
9.00–11.00
Заступник головного бухгалтера
Складання і оформлення платіжних відомостей на виплату заробітної плати за першу половину поточного місяця