загрузка...
 
РОЗДІЛ 4. Життєвий цикл проекту
Повернутись до змісту

РОЗДІЛ 4. Життєвий цикл проекту

Проектний аналіз дисципліна, яка об'єднує як спеціальні, так і надпрофесійні знання.

Для досягнення стабільних позитивних результатів проекти повинні бути легко керованими. По-перше, необхідно залучити всіх, хто може виграти при здійсненні проекту, до визначення конкретних цілей проекту і засобів їх досягнення. По-друге, необхідний пошук серед наявних варіантів такого, який би забезпечував економне витрачання ресурсів при реалізації проекту.

Для структуризації проектів існують наступні основні підходи:

1.            Управлінський персонал проекту.

2.            Фінансовий кошти проекту.

3.            Виробничо-технологічний виробничі потужності та технологічне забезпечення проекту.

Проектне управління базується на системному підході. Його реалізує команда проекту. При цьому методи проектного аналізу застосовуються як складова у процесі управління проектом.

Методи управління та аналізу проектів дозволяють:

-              визначити цілі проекту і провести його обґрунтування;

-              виявити структуру проекту (підцілі, основні етапи роботи, які необхідно буде виконувати);

-              визначати необхідні обсяги і джерела фінансування;

-              підібрати виконавців, в тому числі, через процедуру торгів і конкурсів;

-              підготувати й укласти контракти;

-              визначити терміни виконання проекту, скласти графік його реалізації, розрахувати необхідні ресурси;

-              розрахувати кошторис і бюджет проекту;

-              спланувати та враховувати ризики;

-              забезпечити контроль за ходом виконання проекту та ін.

Принципова модель управління проектами дає вичерпне уявлення про сукупності та взаємозв'язки базових понять проектингу (рис. 4.1.).

Для ефективного управління проектами система повинна бути добре структурована. Сутність структуризації (декомпозиції) зводиться до розбивки проекту і системи його управління на підсистеми і компоненти, якими можна управляти.

Функції управління проектом здійснюються на всіх етапах і фазах управління проектом і також представлені на рис. 4.1. Підсистеми управління проектом формуються в залежності від структури предметних областей і елементів проекту, що управляються, відносно самостійних в рамках проекту.

Відмінність підсистем від функцій управління проектом полягає у тому, що підсистеми орієнтовані на предметну область, а функції спрямовані на специфічні процеси, процедури і методи. Управління підсистемою включає виконання практично всіх функцій. Так, планування витрат і контроль витрат базуються на одній і тій же предметній сфері витратах, а планування витрат і планування якості базуються на однакових процедурах складання планів, сітьовому моделюванні, тощо.

Проте основне місце у наведеній принциповій моделі належить життєвому циклу проекту.

Таким чином, можна визначити, що проектне управління це процес керівництва та координації людських, матеріальних та фінансових ресурсів протягом життєвого циклу проекту шляхом застосування сучасних методів та техніки управління для досягнення визначених у проекті результатів за складом та обсягом робіт, вартістю, часом, якістю та задоволенню інтересів учасників проекту.

Життєвий цикл проекту (проектний цикл) проміжок часу від моменту появи, зародження проекту і моментом його ліквідації, завершення. Життєвий цикл проекту є вихідним поняттям для дослідження проблем фінансування робіт по проекту і прийняття відповідних рішень.

Цикл проекту є базовим елементом концепції проектного аналізу. Тоді можна визначити, що життєвий цикл проекту це час від першої витрати до останньої вигоди проекту. Він відображає розвиток проекту, роботи, які провадяться на різних стадіях підготовки, реалізації та експлуатації проекту. До поняття циклу проекту входить визначення різних стадій розробки й реалізації проекту.

Кожен проект, незалежно від його складності й обсягу робіт, необхідних для його виконання, проходить у своєму розвитку визначені стани:

-              від стану, коли "проекту ще немає",

-              до стану, коли "проекту вже немає".

У такому сенсі, проектний цикл являє собою певну схему або алгоритм, за допомогою якого відбувається встановлення певної послідовності дій при розробці та впровадженні проекту.

Ступінь деталізації і термінологія опису відповідних процедур залежать від наступних чинників:

-              характеру проекту;

-              предметної культури;

-              поставлених завдань;

-              наявних ресурсів;

-              уподобань та смаків проектного аналітика.

В загальному розумінні життєвий цикл проекту формується з:

1.            Зародження ідеї проекту. Складання проекту.

2.            Реалізації проекту.

3.            Отримання результатів реалізації проекту.

Стани, через які проходить проект, називають фазами (етапами, стадіями). Головне у процесі виділення фаз, стадій та етапів проекту полягає у позначенні деяких контрольних точок, під час проходження яких використовується додаткова (зовнішня) інформація і визначаються або оцінюються можливі напрями розвитку проекту. У будь-якому разі, прийнятий поділ відображає взаємодію проекту з середовищем (діючий механізм регулювання економіки країни, політика держави, існуюче становище в економіці тощо).

Універсального підходу до розподілу процесу реалізації проекту на фази не існує. Вирішуючи для себе таке завдання, учасники проекту повинні керуватися своєю роллю у проекті, своїм досвідом і конкретними умовами виконання проекту. Тому на практиці розподіл проекту на фази може бути доволі різноманітним. Необхідно, аби такий розподіл виявляв деякі важливі контрольні точки ("віхи"), під час проходження яких проглядається додаткова інформація й оцінюються можливі напрямки розвитку проекту. Кожна фаза може ділитись на фази наступного рівня (підфази), особливо у великих проектах. Виокремлення додаткових фаз пов'язано з більшою тривалістю робіт по проекту (10-15 років) і необхідністю більш детального узгодження дій учасників проекту.

Реалізація проекту вимагає виконання певної кількості різноманітних заходів і робіт, які для зручності розгляду можна розділити на дві групи:

1.            Основна діяльність.

2.            Діяльність по забезпеченню проекту.

Такий поділ не є поділом процесу реалізації проекту на фази, оскільки обидві групи діяльності часто збігаються в часі.

До основної діяльності зазвичай відносять:

-              аналіз проблеми;

-              формування цілей проекту;

-              базове та детальне проектування;

-              виконання будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт;

-              здачу проекту;

-              експлуатацію проекту;

-              ремонт, обслуговування та демонтаж обладнання, тощо.

 

Рис. 4.1. Принципова модель управління проектом

У свою чергу, діяльність по забезпеченню проекту може бути поділена на:

-              організаційну;

-              правову;

-              кадрову;

-              фінансову;

-              матеріально-технічну;

-              комерційну;

-              інформаційну.

Чіткого й однозначного розподілу цих робіт у логічній послідовності та у часі за можливою кількістю проектів не існує (відповідно як і фаз виконання проекту), оскільки визначальними є цілі й умови реалізації проекту.

У вітчизняній та зарубіжній літературі з аналізу та управління проектами використовуються різні підходи при поділі реалізації проекту на фази. Існують п'ять основних підходів до поділу проекту за фазами його життє) вого циклу.

1.  Підхід за групою "основна діяльність".

У Німеччині переважає підхід, що ґрунтується на основній діяльності.

При цьому використовуються наступні дві фази проекту:

1.            Фаза аналізу проблеми, розробки концепції та детального подання проекту.

2.            Фаза використання результатів реалізації проекту, ліквідації об'єктів проекту.

2.  Підхід "3-фазна російська модель життєвого циклу проекту".

У публікаціях деяких російських авторів пропонується розглядати три фази проекту:

1.            Концептуальну фазу.

2.            Контрактну фазу.

3.            Фазу реалізації проекту.

Зогляду на запропоноване розрізнення концептуальна фаза має такі стадії:

-              розробка концепції проекту,

-              оцінка життєздатності проекту,

-              планування проекту,

-              розробка вимог до проекту,

-              вибір і придбання земельної ділянки.

Контрактна фаза включає:

-              вироблення кваліфікаційних вимог,

-              підготовку попереднього завдання на проектування,

-              заяву про наміри,

-              добір потенційних виконавців,

-              оформлення контракту з обраними виконавцями,

-              вибір і затвердження остаточного варіанта проекту,

-              початок реалізації проекту.

Фаза реалізації проекту має дві стадії:

-              детальне проектування та поставки;

-              будівництво або інсталяція.

Зміст фаз життєвого циклу проекту наведено у таблиці 4.1.

Таблиця 4.1.

3.  Змістовний підхід.

Згідно даного підходу життєвий цикл проекту складається з трьох го) ловних змістовних фаз1. Графічне зображення змістовного підходу представлено у верхній частині рис. 4.1. Визначимо ці фази:

1.            Передінвестиційна фаза.

2.            Інвестиційна фаза.

1  За визначенням Програми промислового розвитку ООН (UNIDO).

3.            Експлуатаційна фаза.

Передінвестиційна фаза включає у себе:

-              концепцію проекту, порядок її розробки та розробку проекту (розробка ідеї, визначення завдань);

-              організацію пошуків інвестиційних можливостей;

-              етапи підготовки необхідної документації;

-              визначення учасників проекту, їх коротка характеристика;

-              визначення методики проведення та проведення аналізу проекту;

-              оцінку ефективності проектів ТЕО інвестицій;

-              складання бізнес-плану проекту (у тому числі за джерелами фінансування).

Важливий аспект передінвестиційної фази планування. Доволі часто планування виокремлюють навіть в окрему фазу чи підфазу. Їй приділяють значну, майже найбільшу увагу.

Інвестиційна фаза включає:

-              встановлення правової, фінансової та організаційної основ для здійснення проекту;

-              реалізацію інвестицій;

-              адміністрування  проекту;

-              проведення поточного проектного аналізу і контролю витрат;

-              завершення проекту;

-              отримання фінансового результату або соціального ефекту.

Експлуатаційна фаза є завершальною і вирішаючою. Вона розглядається як у довгостроковому, так і в короткостроковому планах. У короткостроковому плані вивчається можливе виникнення проблем, пов'язаних із застосуванням обраної технології, функціонуванням обладнання або з кваліфікацією персоналу. У довгостроковому плані до розгляду береться обрана стратегія та сукупні витрати на виробництво і маркетинг, а також надходження від продажу. Вона включає приймання, запуск, модернізацію, інновацію.

4.  Принциповий підхід.

Більш детальний подальший розподіл суттєво залежить від специфіки проекту. Так, життєвий цикл проекту може поділятися на такі чотири принципові фази:

1.            Концептуальна фаза, яка включає:

-              розробка ідеї, концепції проекту;

-              формування цілей, визначення завдань;

-              аналіз інвестиційних можливостей;

-              обґрунтування здійсненності, реалізації (ТЕО);

-              планування проекту.

Метою першої фази життєвого циклу проекту є його ініціалізація, тобто визначення потреби, аналіз доцільності, описання результату, призначання менеджера проекту та визначення його обов'язків та відповідальності.

Для ділових людей початок проекту пов'язаний з початком його реалізації і початком вкладення грошових коштів на його виконання.

2.            Фаза планування і розробки проекту:

-              визначення структури робіт і виконавців;

-              побудова календарних графіків робіт;

-              формування бюджету проекту;

-              розробку проектно-кошторисної документації;

-              експертизу;

-              переговориіукладанняконтрактівізпідрядчикамиіпостачальниками. Планування найбільш важкий та відповідальний момент проекту. Перш за все необхідно чітко сформулювати свої цілі та зробити їх декомпозицію, тобто скласти її ієрархічну структуру. Всі заплановані роботи розбиваються на окремі операції та визначаються технологічні взаємо-

зв'язки цих операцій (рис. 4.2.).

 

Рис. 4.2. Процеси планування

Наступними йдуть досить складні процеси:

-              планування ресурсів;

-              оцінка діяльності операцій;

-              вартісна оцінка.

Ці процеси планування потребують найбільших затрат часу, адже частину показників слід виводити шляхом спостереження та аналізу даних. Найбільш важливий процес складання календарного плану проекту.

Необхідно скласти розклад початку й кінця кожної операції. Для цього недостатньо просто просумувати діяльність кожної операції, необхідно також враховувати часові резерви.

Зазвичай складається три графіки виконання:

-              оптимістичний (ідеальний);

-              песимістичний (враховуючи весь ризик);

-              детермінований найбільш імовірний.

Плануванню також підлягає взаємодія учасників проекту необхідно визначити потребу в інформації та технологію її передачі.

Не менш важливо розробляти політику якості проекту та передбачити план управління нею.

Слід передбачити організаційну структуру та відношення звітності. Важливою складовою плану проекту є ідентифікація та оцінка ризиків,розробка контрзаходів.

І, звичайно, вся система може розвалитися, якщо не передбачити управління контрактами та відносинами з постачальниками.

1.  Фаза виконання проекту:

-              роботи по реалізації проекту, в тому числі будівництво, маркетинг, навчання персоналу;

-              контроль за реалізацією проекту.

Заплановані роботи повинні втілюватись у життя у точні терміни, з обумовленою якістю в межах передбаченого бюджету.

Загальна схема взаємозв'язку процесу виконання робіт по проекту (допоміжні процеси) зображена на рис. 4.3..

Для того, щоб контролювати виконання необхідно передбачити контрольні точки і по них контролювати виконання та виплачувати винагороду виконавцям, або навпаки штрафувати. Від виконавців зазвичай вимагають роботи в режимі оптимістичного графіка, однак, за невиконання вчасно не штрафують, а лише вимагають написати пояснення, чому завдання не виконано вчасно. Таким чином збирається інформація про ті або інші операції. Штрафують виконавців, якщо вони не вклались навіть у песимістичний графік.

Рис. 4.3. Схема взаємозв'язку процесу виконання робіт по проекту (виконання плану проекту)

Дуже часто по ходу виконання проекту виникають ті або інші відхилення від запланованих показників, необхідно внести коригування до плану. Для того, щоб зробити це з найменшими втратами, існує суб-фаза управління проектом, що зв'язана логічно в часі з фазою виконання.

Управління проектом включає загальний контроль змін, управління змінами мети, терміном, вартістю та ризиком.

Матрична структура управління проектом зображена на рис. 4.4.

 

Рис. 4.4. Структура управління проектом

1.  Фаза завершення проекту:

-              приймальні  випробування,

-              дослідна експлуатація,

-              здача проекту в експлуатацію.

Проект закінчується, коли мета досягнута, або коли приймається рішення закрити проект. Так зване адміністративне завершення, яке кожен керівник проекту проводить по закінченню робіт, накопиченого досвіду. Необхідно також скласти архів документації, провести інвентаризацію обладнання, тощо.

І є ще так звана "п'ята фаза", яка у даному підході не враховується в рамках життєвого циклу проекту. Вона називається експлуатаційною фазою. Її зміст:

-              приймання і запуск;

-              заміна обладнання;

-              розширення;

-              модернізація;

-              інновація.

 

Рис. 4.5. Принципова структура життєвого циклу проекту

Доволі часто на практиці зустрічається так зване накладання фаз (та підфаз) проекту. Накладання груп процесів по реалізації проекту відображають наступною схемою (рис. 4.6.)

 

Рис. 4.6. Накладання груп процесів по реалізації проекту

Змістовним завершенням проекту може бути:

-              введення в дію об'єктів, початок їх експлуатації і використання результатів виконання проекту;

-              переведення персоналу, який виконував проект, на іншу роботу;

-              досягнення проектом заданих результатів;

-              припинення фінансування проекту;

-              початок робіт по внесенню до проекту суттєвих змін, які не передбачені першопочатковою задумкою (модернізація);

-              виведення об'єктів проекту з експлуатації.

 

Рис. 4.7. Життєвий цикл проекту Всесвітнього банку

Слід пам'ятати, що як факт початку робіт над проектом, так і факт його ліквідації оформлюються офіційними документами.

5. Системний підхід.

Прикладом системного підходу у формуванні життєвого циклу проекту поже бути проектний цикл Всесвітнього банку1 (рис. 4.7).

У більш зменшеному вигляді життєвий цикл проекту Всесвітнього банку визначають наступним чином (рис. 4.8). На рисунку показано шість стадій, які відіграють важливу роль у більшості проектів. Це ідентифікація, розробка, експертиза, переговори, реалізація та завершальна оцінка

вони і формують системний підхід. Ці стадії об'єднані у дві фази:

1.            Фаза проектування перші три стадії;.

2.            Фаза впровадження останні три стадії.

 

Рис. 4.8. Поділ життєвого циклу проекту за фазами та стадіями у рамках системного підходу

Розглянемо перші три стадії у рамках фази проектування.

Стадія ідентифікації стосується вибору або генерування ідей, які можуть забезпечити виконання важливих завдань розвитку. Сутність її полягає у чіткому формулюванні поставленої мети та структуризації. На цій стадії складають перелік усіх можливих ідей, придатних для досягнення цілей економічного розвитку. При цьому ці ідеї повинні відповідати умовам, що прибуток від реалізації проекту перевищить витрати на його здійснення.

На наступних стадіях проектного циклу ці та інші ідеї буде уточнено і детально проаналізовано з метою остаточного визначення комбінації заходів, що якнайкраще забезпечить досягнення цілей проекту.

Отже, перша стадія проектного циклу поєднує аналіз здійсненності проекту та аналіз економічної політики держави. Аналіз можливості дійснення проекту передбачає оцінку завдань шляхом порівняння альтернативних засобів їх виконання та вибір найвигідніших варіантів. Завданням аналізу економічної політики є встановлення пріоритетних цілей економічного розвитку та дослідження змін у політиці й керівництві, які необхідні для виконання цих завдань.

Стадія розробки передбачає прийняття рішення щодо доцільності продовження розгляду ідеї. Для цього необхідно послідовно уточнити проект за всіма його параметрами:

-              технічними  характеристиками;

-              ефективністю та фінансовою здійсненністю;

-              масштабністю організаційних заходів;

-              впливом на навколишнє природне середовище;

-              прийнятністю із соціальних і культурних міркувань, тощо.

Розробка проекту включає звуження кола запропонованих на першій стадії циклу ідей шляхом детального їх вивчення. Можливе проведення кількох типів досліджень, у тому числі попереднє проектування, аналіз економічної та фінансової здійсненності, систем адміністративного управління, які необхідні для успішного здійснення проекту та подальшої його експлуатації, оцінка альтернативних варіантів з огляду захисту навколишнього середовища, оцінка впливу проекту на місцеве населення та його найвразливіші групи тощо. Чим більший cпектр підходів до управління проектом, тим більше можливостей запобігти прийняттю невдалих варіантів і продовжити детальне вивчення проекту.

Експертиза дає остаточну оцінку всіх аспектів проекту безпосередньо перед прийняттям рішення про фінансування. На даній стадії фази розробки проекту готується детальне обґрунтування його доцільності та здійснимості із визначенням складових проекту, які дадуть максимальний прибуток. Тут провадиться докладне вивчення фінансово-економічної ефективності, факторів невизначеності й ризиків, а також окремих змін у керівництві або політиці, які можуть вплинути на успіх здійснення проекту та визначається оптимальний варіант проекту.

Розглянемо останні три стадії у рамках фази впровадження.

Для забезпечення успіху проекту визначаються заходи, які необхідно провести для досягнення цієї мети. Це проводиться на стадії переговорів, коли інвестор і замовник докладають зусиль для того, щоб дійти згоди. Досягнуті домовленості оформлюються документально, як юридичні зобов'язання. Тобто, після проведення переговорів складається протокол намірів, меморандум або інші документи, що відображають досягнуті домовленості.

Порядок проведення контролю та інспекції узгоджується на стадії переговорів. Це робаиться з метою, щоб на стадії реалізації проекту забезпечити виконання необхідних робіт для досягнення його цілей. На цій стадії провадиться контроль і нагляд за всіма видами робіт чи діяльності..

На стадії завершальної оцінки визначається ступінь досягнення цілей проекту та робляться висновки щодо використання результатів даного проекту в подальших проектах. На цій стадії порівнюють фактичні результати проекту із запланованими.

Кількість фаз і етапів їх реалізації може бути збільшено. Це пов'язано з необхідністю більш детального узгодження дій організацій учасників проекту.

При розбивці проекту за фазами його життєвого циклу, необхідно звернути увагу на структуризацію проекту. Сутність структуризації зводиться до розбивки проекту на ієрархічні підсистеми і компонентивона необхідна для того, щоб проектом можна було управляти.

Структура проекту повинна визначити продукт, який необхідно розробити чи виробити, і зв'язує елементи роботи, які необхідно буде виконати, як між собою, так і з кінцевою метою проекту. Процес структуризації проекту є невід'ємною частиною загального процесу планування проекту і визначення його цілей, а також підготовки зведеного (генерального) плану проекту і матриці розподілення відповідальностей і зобов'язань.



загрузка...