загрузка...
 
5.4. Планування проекту 5.4.1. Попереднє  планування  діяльності
Повернутись до змісту

5.4. Планування проекту 5.4.1. Попереднє  планування  діяльності

Попереднє планування діяльності в рамках проекту включає в себе весь перелік робіт, які передбачається виконувати в рамках проекту, виходячи з проблеми, на вирішення якої спрямовано проект, та мети (місії) проекту.

Формується детальний план реалізації проекту з визначенням необхідних для реалізації проекту ресурсів та очікуваних результатів реалізації проекту.

Приступаючи до планування, необхідно ще раз звернутись до методів управління проектами, які включають як сітьове планування й управління, календарне планування, логістику, стандартне планування, структурне планування, ресурсне планування, імітаційне моделювання на ЕОМ, тощо.

Планувати проект необхідно, виходячи з керованих параметрів проекту. Як вже зазначалось, такими параметрами є:

1.            Обсяги і види робіт.

2.            Вартість, витрати за проектом.

3.            Часові параметри, які включають терміни, тривалість і резерви виконання робіт, етапів, фаз проекту, а також взаємозв'язок робіт.

4.            Ресурси, які вимагаються для здійснення проекту, в тому числі: людські чи трудові, фінансові, матеріально-технічні (матеріали, машини, обладнання, комплектуючі), а також обмеження по ресурсам.

5.            Якість проектних рішень, застосовуваних ресурсів, компонентів проекту.

1. Розуміння планування.

Планування є природною частиною менеджменту. Його можна визначити як уміння передбачити цілі організації, результати її діяльності і ресурси, необхідні для досягнення певних цілей.

Планування процес побудови чітких послідовних кроків, спрямованих на досягнення чітко визначеної конкретної мети за встановлений, необхідний для цього термін.

Планування визначення цілей, ресурсів, процедури і шляхів для їх досягнення.

Якщо визначаються лише ресурси, процедури і шляхи, планування називається оперативним. А якщо до них додаються ще й цілі, планування називається стратегічним.

Стратегічне планування це процес. Уміння ж досягнути поставлених цілей це уміння планування.

Іншими словами, планування процес створення чіткого плану дій, для досягнення мети з урахуванням всієї зібраної інформації (час, досвід, ситуація). Але планування не може бути без дій, тому всіляка діяльність то вже є дія.

Планування можна визначати як певний алгоритм дій для досягнення цілей або процес розробки певних послідовних дій для досягнення поставленої мети. Планування розглядається як уміння передбачити цілі організації, результати їх діяльності і ресурси, необхідні для досягнення певних цілей, та допомагає відповісти на наступні важливі запитання:

1.            Де знаходиться підприємство у даний момент часу, які підсумки й умови його діяльності?

2.            Як, за допомогою яких ресурсів можуть бути досягнуті цілі підприємства?

На основі системи планів, створених підприємством, в майбутньому здійснюється організація запланованих робіт, мотивація задіяних для їх виконання членів чи персоналу, контроль результатів і їх оцінка з точки зору планових показників.

Відомий вчений Анрі Файоль відмітив: "керувати це передбачити", а "передбачити це вже майже діяти".

Отже, планування це не просто уміння передбачати усі необхідні дії. Це також здатність передбачати будь-які несподіванки, які можуть виникнути й уміння їх вирішувати. Підприємство не може повністю позбутися ризику у своїй діяльності, але здатна керувати ним за допомогою ефективного передбачення.

2. Необхідність планування.

Відсутність планів підприємства супроводжується коливаннями, помилковими маневрами, що є причиною поганого стану справ, якщо не їх краху. Як показує практика, застосування планування створює наступні важливі переваги:

1.            Робить можливою підготовку до використання майбутніх сприятливих умов.

2.            Пояснює виникаючі проблеми.

3.            Стимулює виконавців до реалізації своїх рішень у подальшій роботі.

4.            Покращує координацію дій на підприємстві.

5.            Створює передумови для підвищення освітньої підготовки менеджерів.

6.            Збільшує можливості у забезпеченні підприємства необхідною інформацією.

7.            Сприяє більш раціональному використанню ресурсів.

8.            Покращує контроль на підприємстві. Конкретизуємо та деталізуємо переваги планування:

1.            Можливість передбачити проблеми і шляхи вирішення цих проблем.

2.            Можливість розподілу ресурсів, передбачення кількості.

3.            Можливість контролю виконання.

4.            Можливість використання набутого досвіду та набуття нового.

5.            Координація дій.

6.            Збільшення оперативності реагування на зовнішні умови.

7.            Збільшення мотивації та внутрішньоорганізаційної дисципліни.

8.            Полегшення розуміння результату, оскільки бачимо мету.

9.            Оцінка досягнутих результатів.

10.Затрачений час на планування виправдовується результатом.

11           .Попасти в точку з 6-го, а не з 60-го разу.

12           .Можливість чіткого прорахунку.

13           .Ілюзія успіху.

14           .Позбавлення від почуття невизначеності.

15           .Розподіл ролей (часових рамок).

На думку багатьох практикуючих проектних менеджерів, одним із найбільш суттєвих недоліків планової діяльності є необхідність додаткових витрат на:

-              дослідження,

-              залучення додаткового персоналу,

-              додаткових часових ресурсів, тощо.

Основними недоліками планування є:

1.            Додаткові затрати на дослідження.

2.            Залучення додаткового персоналу.

3.            Затрати часу.

Конкретизуємо та деталізуємо недоліки планування:

1.            Не завжди можна однозначно передбачити кінцевий результат (який ми хочемо, запланувавши отримати) через суб'єктивні чинники.

2.            Елементи творчості обмежені чіткими рамками завдання.

3.            Фактор ризику (не все від нас залежить).

4.            Великі витрати часу, людських ресурсів на проведення досліджень і складання доброго плану.

5.            Різне бачення кінцевої мети на практиці в часі або часова проблема (план є теорія не вистачає часу на реалізацію).

6.            Неправильно викладена місія (можливість помилки на початковому етапі (!).

7.            Неможливість передбачити всі обставини.

8.            Негнучкість до умов, які можуть змінюватись.

9.            Часта відсутність моніторингу на етапі реалізації (!).

10.Відірваність від реальних обставин (теорії від практики).

Крім цього планування вимагає витрат часу дефіцитного і досить обмеженого ресурсу. Чи може собі дозволити підприємство здійснювати такі витрати і, відповідно, займатися плануванням? Так, може, тому що затрати на планування, як вже зазначалось, створюють ряд переваг у діяльності організації. Тому питання про затрати правильніше сформулювати наступним чином:

Які повинні бути додаткові витрати, необхідні для того, щоб здійснити планування на підприємстві? Мінімальним результатом планування є недопущення грубих помилок у діяльності, тобто набуття здатності передбачати несприятливі обставини майбутнього і ліквідовувати їх. Якщо витрати ресурсів підприємства призвели до такого результату, цього вже достатньо.

Для мінімізації виникаючих недоліків слід завжди пам'ятати правило визначення витрат на планування, яке звучить наступним чином:

"Будь-які додаткові ресурси повинні бути витрачені тільки в тому випадку, якщо вони створюють додатковий позитивний ефект".

Мінімальними витратами на планування є такі, які забезпечують виживання підприємства, а будь-які додаткові витрати повинні забезпечувати їх розвиток.

3.            Поєднання формального планування з іншими способами прийняття рішень.

Формальне, тобто свідоме, організоване за допомогою особливих методик, планування є лише однією з форм прийняття управлінських рішень. Окрім формального планування, практично кожен керівник і менеджер використовує так зване "інтуїтивне передбачення", тобто планування засноване на досвіді керівництва, а також на сукупності індивідуальних якостей:

-              винахідливості,

-              творчих здібностях,

-              креативності, тощо.

Як говорить досвід, такий підхід до планування здійснюється на початкових етапах. Швидкий розвиток і великий успіх підприємства дуже часто не є пов'язаним із формальним плануванням, а є наслідком управлінського таланту, енергійного і рішучого керівництва організацією. Більшість підприємств починають застосовувати планування в той період свого розвитку, коли вже пройшов етап швидкого росту, коли з'являються проблеми в закріпленні досягненого успіху, забезпеченні стабільності.

4.            Причини невдач планування:

Слід розрізняти недоліки і невдачі планування. Про недоліки зазначалось вище.

Невдачі планування виникають, якщо вами невраховані фактори ризику чи місія. Причинами невдач планування є:

1.            Пріоритет короткотермінових показників над довготерміновими.

2.            Брак часу, що не дозволяє достатньо займатися плануванням.

3.            Слабкі навички керівника в плануванні.

4.            До керівництва на підприємстві приходять люди, які надають перевагу теоретичному підходу до проблеми.

Отже, першою, і найбільш важливою причиною невдач це надмірний тиск, пріоритет короткотермінових показників над довготерміновими. На будь-якому підприємстві є багато невідкладних завдань, які воно намагається вирішити у максимально короткий період часу. Але термінове це не завжди найбільш важливе: мабуть, найбільш важливим є визначення загального напрямку дій підприємства, його головних цілей, довгострокових завдань. Тому, керівник повинен навчитись надати перевагу дійсно важливому над терміновим, плинним, а іноді просто буденним. Багато керівників жаліються на брак часу, що не дозволяє їм достатньо займатись плануванням, в тому числі довгостроковим. "Якщо ми будемо багато часу приділяти плануванню, говорять вони, то не зможемо ефективно керувати організацією".

Це зовсім не так. Спеціаліст по внутрішньому плануванню Р. Акофф, здійснив підрахунок часу, необхідного для участі вищого керівництва в плануванні. У відповідності з висновками менеджменту, один керівник може одночасно контролювати не більше 7-11 видів діяльності.

Приклад: Припустимо, керівник входить в 10 планових груп, існуючих на підприємстві (насправді їх, як правило, наполовину менше). Кожна з груп засідає приблизно 4 години в місяць. Тоді час, затрачений керівником на планування діяльності, буде складати: 4 х 10 = 40 годин на місяць, тобто не більше 25 % загального робочого часу.

Цявеличина(jробочогочасу)якразвідповідаєтому,щопланування-одна з функцій менеджменту, причому функція важлива і вагома.

Причину, пов'язану з природою особистості керівника, можна визначити як слабкі навички керівника у плануванні. Керівники це найчастіше всього люди, які досягли свого статусу за рахунок енергії і таланту, це ті люди, які вміють добре працювати. При цьому змушені вирішувати всі проблеми швидко і рішуче. Однак досвід не привчив їх до дисциплінованого, систематичного мислення, тому перші спроби зайнятись систематичним плануванням своєї діяльності часто призводять до невдачі. Однак негативні результати планування не говорять про повну відсутність здібностей до планування у керівника, а лише відображають його слабкі навички у цій сфері діяльності.

Трапляються також випадки, коли керівництво надає перевагу теоретичному підходу до проблеми. Це може призвести до складання плану, відірваного від дійсності, а також до виникнення протиріч всередині керівного органу підприємства.

Виходом із подібної ситуації є застосування принципів планування.



загрузка...