Підзвітними особами вважаються працівники підприємства, які одержали гроші (аванси) у підзвіт для проведення операційно-господарських витрат, а також на службові відрядження. Гроші, видані у підзвіт, мають використовуватися лише на ті потреби, на які вони видані.
Об'єкт обліку — грошові кошти, які видані фізичній особі для здійснення оперативно-господарських витрат (купівлі предмета, використання під час службового відрядження тощо).
Аналітичний облік — будується за кожною фізичною особою окремо за такими характеристиками: прізвище, ім'я та по батькові, призначення грошей, термін, на який видані гроші.
Видача грошей у підзвіт. Гроші (готівкою) підзвітним особам видаються з каси. Грошові чеки для одержання підзвітних сум безпосередньо з розрахункового рахунка в банку застосовують рідко.
Підзвітній особі видаються гроші на основі її письмової заяви з дозволу керівника підприємства за наявності довідки бухгалтерії про те, що за даною особою немає заборгованості по раніше виданих авансах.
Звітність про використання підзвітних сум. Після повернення з відрядження або виконання доручення підзвітна особа має протягом трьох днів подати авансовий звіт про використання у зв'язку з відрядженням виданих йому сум. До авансового звіту додається: посвідчення на відрядження, оформлене в установленому порядку (з відмітками про вибуття і прибуття), залізничний та інші квитки, копії товарних чеків, приймальні акти або розписки осіб, що прийняли від підзвітної особи придбані цінності, тощо.
Авансовий звіт бухгалтерія перевіряє як з погляду правильності його оформлення і арифметичних підрахунків, так і по суті, тобто правильності і законності витрати кожної суми, зазначеної у звіті. Про перевірку робиться запис на бланку авансового звіту, після чого останній затверджує керівник підприємства. Залишок невикористаних сум підзвітна особа повертає до каси підприємства.
Для обліку підзвітних сум застосовується рахунок «Розрахунки з підзвітними особами». На дебеті цього рахунка групують суми, що видаються у підзвіт, і відображають заборгованість осіб:
Дебет рахунка «Розрахунки з підзвітними особами»
Кредит рахунка «Каса».
На кредиті рахунка обліковують суми виконаних витрат (на основі авансових звітів і прикладених до них виправдовувальних документів):
Наприклад, використані гроші на відрядження на семінар загальногосподарського характеру буде записано:
Дебет рахунка «Адміністративні витрати»
Кредит рахунка «Розрахунки з підзвітними особами».
Якщо гроші видавались у підзвіт на придбання деяких господарських матеріалів, запасних частин, канцелярського майна і є підтвердження цих витрат документами, то роблять такий запис:
Дебет рахунка «Сировина» й «Матеріали»
Дебет рахунка «Запасні частини»
Дебет рахунка «Малоцінні та швидкозношувані предмети»
Кредит рахунка «Розрахунки з підзвітними особами».
На повернений залишок невикористаних сум підзвітною особою:
Дебет рахунка «Каса»
Кредит рахунка «Розрахунки з підзвітними особами».