Відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку (ст. 23) затрати на збут — продаж, реалізацію — продукції, послуг, товарів формує окрему статтю звітності про фінансові результати, а це означає, що у бухгалтерському обліку має бути передбачено відокремлене формування цих затрат.
До затрат щодо збуту продукції, товарів, послуг належать ті, що пов'язані з відвантаженням та реалізацією продукції, товарів, тобто позавиробничі затрати. А саме:
затрати на тару та упаковку продукції на складах готової продукції, затрати на ремонт тари;
транспортні затрати на доставку продукції від станції відправлення (пристань) до станції (пристані) призначення;
затрати на вантаження у вагони, судна, автомобілі та інші транспортні засоби;
комісійні збори, що сплачуються різним організаціям відповідно до договорів;
комісійні винагороди, що сплачуються торговим, постачальним або збутовим організаціям за продаж ними продукції, яка не може бути реалізована підприємством і тому передається для реалізації на комісійних засадах;
затрати на спеціальні аналізи, що виконуються під час відвантаження;
утримання приміщень для зберігання продукції у місцях її реалізації.
До «Витрати на збут» відносяться також затрати підприємства, пов'язані з реалізацією продукції (товарів):
оплата праці і комісійні продавцям, торговим агентам, працівникам відділу збуту та складів, водіям тощо;
затрати на рекламу та дослідження ринку (маркетинг);
витрати на відрядження;
оплата послуг збутових, посередницьких, зовнішньоторгових організацій;
оренда, податки, страхування, амортизація, ремонт та утримання основних засобів відділу збуту, складів, транспортних засобів, демонстраційних залів тощо;
фрахт та інші виплати, пов'язані з транспортуванням продукції;
надання знижок (дисконту) покупцям;
гарантійне обслуговування покупців.
До цієї групи належать також затрати на відшкодування затрат за участь у виставках, ярмарках, безкоштовно передані зразки і моделі, на представницькі затрати (організацію прийомів), конференцій та інших офіційних заходів — включаючи оплату праці обслуговуючого персоналу в розмірі до двох процентів від обсягів реалізації продукції.
Разом з тим до затрат щодо збуту продукції не належать:
вартість тари, що відшкодовується понад ціну товару;
затрати на тару та упаковку, якщо прейскурантом (або за умовами договору) передбачається відпуск продукції без тарування;
затрати на тару, якщо тарування продукції (відповідно до встановлених технологічним процесом) провадиться у цінах до здачі її на склад готової продукції; вартість такої тари включається до виробничої собівартості продукції;
затрати з упаковування і транспортування продукції, відшкодовувані покупцями;
знижка цін, наданих торговельним організаціям для відшкодування їх транспортних витрат.
Облік затрат щодо збуту ведуть на рахунку «Витрати на збут».
Загальна методика обліку затрат на збут з реалізації за елементами аналогічна методиці обліку затрат виробничої діяльності. Тобто на першому етапі формуються елементи затрат, на другому проводиться їх списування на фінансові результати у внутрішньогосподарському обліку — визначається можливість їх прямого або непрямого віднесення на відповідний вид продукту. Непрямі затрати поділяються між окремими видами продукції.
За контрактом з покупцем окремі затрати по збуту можуть бути відшкодовані продавцю. Залежно від того, за чий рахунок здійснюються затрати, до рахунка «Затрати на збут» доцільно відкрити два субрахунки: за рахунок продавця та за рахунок покупця.
Обороти на дебеті рахунка «Затрати по збуту» можливі з кредиту таких рахунків:
Кредит рахунка «Виробничі запаси», із них:
Кредит рахунка «Матеріали»
Кредит рахунка «Запасні частини»
Кредит рахунка «Паливо»
Кредит рахунка «Малоцінні і швидкозношувані предмети»
Кредит рахунка «Знос (амортизація) основних засобів»
Кредит рахунка «Розрахунки з оплати праці»
Кредит рахунка «Розрахунки зі страхування»
Кредит рахунка «Розрахунки з різними кредиторами» та інші.
У зв'язку з тим, що затрати зі збуту є частиною собівартості проданої (реалізованої) продукції та впливають на фінансовий результат, доцільно провадити розподіл цих витрат між окремими видами проданої продукції поза фінансовим обліком.
У цьому випадку затрати щомісячно розподіляються так:
а) затрати загального характеру — між видами реалізованої продукції пропорційно до її виробничої собівартості;
б) транспортні витрати (якщо їх питома вага значна) — за видами реалізованої продукції, їх просто списують наприкінці місяця.
Для розподілу затрат по збуту у бухгалтерії складають довідку-розрахунок або відомість розподілу, де вказують види реалізованої продукції, її виробничу собівартість.
Як правило, загальна сума затрат по збуту повністю списується і включається до собівартості проданої (реалізованої) продукції. При цьому робиться бухгалтерський запис, дебет рахунка «Фінансові результати», кредит — «Затрати зі збуту».