Враховуючи різнобічність діяльності агропромислових підприємств, аудитор передбачає при проведенні аудиту таких підприємств вивчення та оцінку значної кількості об’єктів аудиту. З метою узагальнення отриманої інформації під час аудиторської перевірки та обґрунтування аудиторського висновку аудитору необхідно результати проведених досліджень документально відображати. При проведенні аудиту документальне оформлення перевірки включає в себе два види документації: робочу та підсумкову.
Робоча документація — це записи, за допомогою яких аудитор фіксує проведені процедури, тести перевірки, отриману інформацію та відповідні висновки за час проведення перевірки. Згідно з МСА № 230 «Документація» до робочої документації можуть бути включені всі документи, які, на думку аудитора, містять інформацію, що є важливою при складанні аудиторського висновку. Вона може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері, зафіксована на електронних носіях інформації або на відеоплівці.
Робоча документація виконує такі функції:
допомагає аудитору при плануванні і проведенні аудиту;
обґрунтовує твердження в аудиторському висновку та свідчить про відповідність проведених процедур аудиту прийнятим нормативам;
полегшує процес керування, нагляду та контролю за якістю проведення аудиторської перевірки;
сприяє виробленню методологічного підходу до процесу аудиторської перевірки;
допомагає аудиторові у роботі і містить аудиторські докази, отримані аудитором.
Оформлення робочої документації має бути здійснене так, щоб забезпечити доступність запитань та усвідомлення її змісту. Форми робочої документації законодавчо не визначені, але в аудиторській фірмі необхідно впроваджувати такі форми робочих документів, які дають змогу іншим аудиторам чи аудиторським фірмам усвідомлювати інформацію, що в них відображена.
На форму і зміст робочих документів здійснюють вплив такі фактори:
характер та мета аудиту;
форма аудиторського висновку;
складність бізнесу клієнта;
стан системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю суб’єкта перевірки;
необхідність, за певних обставин, корегувати роботу асистентів та здійснювати контроль за її виконанням;
конкретні методи та прийоми, що застосовуються аудитором під час перевірки.
Робоча документація поділяється на постійну (яка повторюється з року в рік) та поточну (стосується фінансово-господарської діяльності підприємства за період, що перевіряється). При оформленні робочої документації дотримуються таких вимог:
На першій сторінці кожного робочого документа вказується назва аудиторської фірми, назва підприємства, що перевіряється, термін перевірки.
Кожний документ має назву, наприклад: «Документація попереднього обстеження», «Аудит основних засобів» тощо. Сторінки кожного робочого документа в межах однієї назви нумеруються та проставляється прізвище аудитора, що підготував цей документ.
Для прискорення пошуку необхідної документації кожному робочому документу присвоюється код.
Після завершення аудиторської перевірки робочі документи залишаються у аудитора. На підставі цих документів аудитор має право складати довідки, але право власності щодо робочих документів є обмеженим етичними нормами та зобов’язаннями конфіденційності перед клієнтом. Ніхто не може вимагати або вилучати в аудитора робочі документи. Це можна робити лише за випадків, передбачених українським законодавством (на вимогу правоохоронних органів або суду). Термін зберігання робочої документації визначається терміном аудиторської практики і терміном позовної давності (не менше трьох років з моменту надання клієнту аудиторського висновку).
Враховуючи практику роботи аудиторських фірм та специфіку діяльності суб’єктів підприємницької діяльності в Україні, можна застосовувати робочі документи за переліком, поданим на рис. 3.2.
Підсумкова документація складається з аудиторського висновку та документації, яка передається замовникові. При проведенні аудиторської перевірки може бути складена додаткова підсумкова документація, яка є додатком до аудиторського висновку, якщо в аудиторському висновку є посилання на цей документ або додаватися як самостійний документ. В іншому випадку додаткова підсумкова документація не є обов’язковою і передається замовникові, якщо це передбачене договором. Прикладом цієї документації можуть бути зауваження та рекомендації за результатами аудиторської перевірки, звіт про експрес-огляд, експертний огляд тощо.
Після завершення аудиту щонайменше один примірник всієї підсумкової документації (аудиторського висновку та додаткової документації) залишається в аудиторській фірмі (аудитора). Порядок зберігання підсумкової документації встановлюється аудиторською фірмою з урахуванням забезпечення вимог конфіденційності.
