Вихідна інформація, яка формується системою об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу за допомогою механізму інформування зазначеним вище (див. п. 7.3) порядком, в основному повністю забезпечує менеджерів персоналу організацій та установ.
Контроль за виконавчою дисципліною менеджерів персоналу здійснюється в автоматизованому режимі таким чином.
Кожного дня реєстратор на ПЕОМ-реєстраторі відбирає з масиву контролюючої інформації KONTRI записи, що характеризують директивні строки виконання (Блок 2), що настають, наприклад, «завтра».
Відібрані таким чином у повному складі записи характеризують виконавців і документи, на які «завтра» повинні надійти варіанти відповіді на питання, поставлені в цих документах.
Сформований робочий масив використовується для складання оперативної вихідної відомості — нагадування виконавцям-менеджерам персоналу про необхідність надання варіантів відповідей такого-то числа на відповідні документи.
У складеній за довідковою структурою формі, яка надається на екран ПЕОМ виконавця, є такі графи, в яких зазначаються: елементи об’єкта інформації — код ПЕОМ, а інколи і структурний підрозділ, посада, прізвище та ініціали виконавця, а також дані про документ — тип документа, його вхідний номер, дата надходження і директивний строк виконання, а інколи і короткий зміст цього документа.
Зазначена форма використовується як реєстр розсилання по мережі на кожну ПЕОМ, код якої є в відомості, лише тієї інформації, що стосується даного виконавця. Ця інформація слугує лише оперативним нагадуванням про наближення строків надсилання варіантів відповіді на одержаний для виконання документ.
Крім того, велике значення мають відомості про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу за певний період, що складаються за структурними підрозділами. В складанні цих відомостей використовується масив контролюючої інформації KONTRI.
Зведену відомість про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу, наприклад, по підприємству в цілому в певному періоді складають за формою з повною структурою, у графах якої зазначені: елементи об’єкта інформації — посада, прізвище та ініціали виконавця, структурний підрозділ, код ПЕОМ, а також дані про виконавчу дисципліну — тип документа, кількість документів даного типу, які передані на виконання в певний термін, дата надходження документа до виконання, директивний строк виконання, дата фактичного виконання, результат виконання — кількість документів, що виконані вчасно; кількість документів, що виконані з запізненням на 1, 2, 3 і т. д. днів; кількість документів, які не виконані зовсім.
Спочатку по кожному документу даного виконавця визначаються результати виконання (порівнянням дати фактичного виконання з датою — директивним строком виконання) в днях, які можуть бути: рівними нулю, коли виконано вчасно, з запізненням — мінус 1, 2, 3 і т. д. днів, або не виконано зовсім. Потім кількість відповідних документів підраховується за типом документа й зазначається в відповідних графах. Баланс кількості документів визначається таким чином: кількість переданих на виконання документів повинна відповідати такій самій кількості, яка одержана шляхом складання показників у таких графах: виконано вчасно, виконано з запізненням на 1, 2, 3 і т. д. днів, не виконано зовсім.
Використовуються зазначені дані при атестації менеджерів персоналу, формуванні якісного складу керівного персоналу й т. ін.
При необхідності (наприклад, при атестації) за даними цього ж масиву можна потім одержати аналітичну відомість-розшифровку по кожному виконавцю за певний період. Відомість складається за формою довідкової структури, графи якої мають ті самі назви, що і в журналі контролюючої інформації.
Крім зазначених, можна складати зведені відомості про кількість документів, які надійшли до установи, по їх типах за певний період, використовуючи масив журналу реєстрації вхідних документів і листів REGVHOD. У складеній формі за довідковою структурою в графах зазначаються: елементи об’єкта інформації — від кого надійшов і тип документа, а також кількість документів, що надійшли, по кожному типу і установі, яка направила документ.
Якщо додати до зазначеної форми інші показники (директивний строк виконання і дату відправлення відповіді на документ), то можна аналізувати виконавчу дисципліну протягом певного періоду по установі в цілому.
Складають і інші вихідні форми, за допомогою яких можна аналізувати виконавчу дисципліну менеджерів персоналу за всіма ознаками.
Таким чином, викладена технологія повністю забезпечує надійний облік службових документів і контроль за їх виконанням менеджерами, яким доручено обробку, розгляд, реагування, виконання тощо цих документів за допомогою ПЕОМ.
Як приклад розглянемо складання вихідних документів з метою інформування менеджерів персоналу в комерційних, ощадних та інших банках.
Для складання зведеної відомості про штатну чисельність та наявний склад керівного персоналу по такому-то банку в цілому за станом на певну дату, включаючи його філіали, використовують такі дані:
блока 1 масиву штатного розкладу банку SHTAT, включаючи його філіали;
блока 1 масиву про наявний склад і прийнятих працівників банку KADR, включаючи його філіали (за станом на певне число);
спеціальних масивів регламентуючої інформації REGLAMI та бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV.
Ця форма може складатись за повною (див. форму 1-п в п. 7.2) чи за короткою структурою (форма 8.3).
Як бачимо, ця зведена відомість компактна, має невеликий обсяг інформації, а результатна інформація приведена у вигляді відхилень фактичної чисельності від штатної, тобто вміщує елементи аналізу.
У цій відомості є підсумки результатної інформації (Кількість і %): по посаді (професії), категорії персоналу і банку в цілому.
Зазначимо, що ця зведена відомість може складатися таким чином, що показники елементів об’єкта інформації будуть згруповані в іншій послідовності.
Наприклад, на першому плані стоятимуть номери філіалів, а за кожним філіалом — дані про відхилення: за категоріями персоналу і посадою (професією). В іншому варіанті — дані про відхилення будуть згруповані за категоріями персоналу, а за кожною категорією дані щодо кожного філіалу в розрізі посад (професій).
Використовують ці зведені відомості для аналізу укомплектованості штату як банку в цілому, так і його філіалів (залежно від розміщення елементів об’єкта інформації).
Складають і інші відомості як за повною, так і за короткою та довідковою структурою, використовуючи дані відповідних масивів.
