загрузка...
 
10.1. Організаційні принципи розпорядку дня
Повернутись до змісту
Часто менеджерам доводиться виконувати велику кількість різних завдань і робота постійно "задушує" їх. Але завдяки послідовному плануванню часу і використанню методів наукової організації праці (НОП) менеджери можуть краще здійснювати свою діяльність, щоденно знаходити резерв часу і звільнитися для дійсно керівних функцій.
Часто менеджери віддають перевагу:
правильно робити справи замість того, щоб робити правильні справи;
вирішувати проблеми замість того, щоб створювати творчі альтернативи;
зберігати засоби замість того, шоб оптимізувати використання засобів;
виконувати обов'язок замість того, щоб добиватися результатів;
— знижувати витрати замість того, щоб підвищувати прибуток.
Майже кожен день виникає одна і та сама проблема.
Вранці перед Вами стоїть велика кількість справ, можливо навіть упорядкованих в конкретному списку. Потім приходить перша пошта і Ви незабаром вступаєте в конфронтацію з різними проблемами, які Вам належить вирішити в особистому контакті, по телефону чи письмово. І так весь день. Увечері Ви покидаєте роботу з відчуттям, що зробили масу справ, однак не можете визначити, якого ж результату досягнуто. Так проходить багато типових робочих днів.
Так бути не повинно. Досвід говорить про те, що хоч і не можна повністю виключити різні перерви в роботі та відволікання, однак певні види "перешкод" можна передбачити.
Ви уникнете цілого ряду непотрібних дій, якщо приведете в певний порядок завдання дня і по-іншому організуєте свою роботу.
Організація Вашого робочого дня повинна відповідати основному принципові: "Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки".
Важливо, щоб кожен менеджер знайшов свій особистий стиль. Для нього цей стиль — найкращий. Л. Зайверт приводить 25 організаційних принципів у часовому аспекті можна, які поділяє на три групи [40J:
початок дня (1) — (8);
основна частина дня (9) — (20);
кінець дня (21) — (25). Правила початку дня
1. Починати день з позитивним настроєм
Старайтесь для кожного дня знаходити який-небудь позитивний початок, оскільки той настрій, з яким Ви приступаєте до тих завдань, які Вам належить виконати, має важливе значення для успіхів і невдач. Щоденно ставте собі три запитання:
Щоя повинен зробити, щоб одержати від цього дня якомога більше радощів?
Як цей день може наблизити мене до моїх цілей?
— Що я можу сьогодні зробити як компенсацію до сидячої роботи
для свого здоров'я? (потренуватися, розслабитися тощо).
Продумайте також такі моменти:
З ким я сьогодні зустрінусь?
Кого я міг би порадувати, кому принести користь?
Які труднощі та проблеми може мені підготувати цей день? Як їх подолати позитивним чином?
Зранку знаходьте завжди для себе декілька хвилин займатись "стандартною ранковою програмою".
2. Добре поснідайте і відправляйтеся не поспішаючи на роботу
Не виспавшись, знехотя, без нормального сніданку, якомога скоріш на роботу - такий початок може легко зіпсувати Ваш день. Дозволяйте собі добрий сніданок (це ж заряд енергії на цілий день!) і відправляйтесь, за можливістю, не поспішаючи на роботу. Не потрібно говорити, що для цього немає часу. Це питання встановлення пріоритетів (рано вставати -рано лягати спати).
3. Починайте свою роботу, за можливістю, в один і той же час
Людина — полонянка своїх звичок. Тому для багатьох дуже важливо в
точно визначений час бути на роботі. Ви зможете таким чином підтримувати самі себе "в кондиції" і приступати до роботи в один і той же час дня.
4. Перепровірка плану дня
Перегляньте свій складений напередодні план, оцінивши ступінь важливості та терміновості зафіксованих завдань і цілей дня, внесіть необхідні корективи.
Сформулюйте реалістичний план на весь день!
5. На початку — ключові завдання
Менеджери, які мають успіх, читають свою кореспонденцію, не в першу чергу, а лише тоді, коли виконано цілий ряд важливих справ. У вхідній денній пошті рідко мова йде про справи, які повинні бути виконані терміново.
Тому починайте з найважливіших завдань дня перед читанням газет, кореспонденції і, за можливістю, до початку робочого дня Ваших колег і підлеглих!
6. Приступати без "розкачки"
Відмовтеся від такого ранішнього ритуалу, як багаторазові привітання, обговорення останніх новин або вчорашньої телевізійної програми. Перенесіть ці соціальні контакти на менш напружений час, після обіду. Тим самим Ви виграєте час для подальших відволікань і непередбачених справ.
7. Узгоджувати план дня з секретарем
''Добрий секретар подвоює ефективність свого шефа. Поганий секретар зменшує її наполовину" (Томас Конеллан).
Ваш секретар є Вашим важливим партнером, коли мова йде про створення оптимальних умов для Вашої діяльності. Йому потрібно присвятити перший час Вашого робочого дня, навіть якщо це декілька хвилин. Узгодьте з ним усі строки, пріоритети та цілі дня. Тоді він буде ефективніше працювати і зменшить наявність непотрібних для Вас перешкод.
8. Вранці займатися складними і важливими справами
Коли Ви виконаєте основне завдання дня, переходьте до наступних за важливістю завдань. Адже потім Ви будете настільки зайняті поточними справами і різного роду відволіканнями, що навряд чи зможете приділити достатньо часу важливим питанням. Початок з найскладніших і важливіших завдань дасть можливість виконати найважливіші справи.
Правила, які стосуються ходу дня
9. Добра підготовка до роботи
Необхідність і переваги достатньої підготовки до роботи (ПР) на виробництві не викликає сумніву. За допомогою доброї підготовки до роботи можна віднайти додаткові суттєві резерви раціоналізації і зекономити загальний час за рахунок скорочення часу на виконання. Скорочуйте свій власний робочий час за рахунок підготовки до роботи і планування.
10. Впливати на фіксацію строків
Встановлені раніше строки дуже часто приймають беззастережно. Старайтесь, обговорюючи строки, які погано вкладаються в Ваші плани, пристосовувати до своїх інтересів і "виторговувати" альтернативні варіанти. Що ж до регулярних зустрічей (щоденних або щотижневих), то звертайте увагу насамперед на те, щоб був вибраний зручний для Вас час їх проведення.
11. Уникайте дій, що викликають зворотну реакцію
Активні й комунікабельні керівники схильні займатися новими й новими справами, проблемами, ідеями і викликають тим самим відповідну реакцію на свої дії, а разом з цим негативні наслідки для часового розпорядку.
Перепровіряйте всі свої акції (узгодження строків, візити, телефонні розмови, листи тощо) з точки зору їх необхідності і безпеки зворотної реакції.
12. Відхиляйте невідкладні проблеми, що виникають додатково
На кожному підприємстві, в кожному підрозділі виникають які-не-будь невідкладні обставини або непередбачені ситуації.
Пам'ятайте завжди про те, що відволікання на термінові обставини призводять до забуття на більш чи менш довготривалий час запланованих важливих завдань і додаткових затрат часу і засобів. Старайтесь, за можливістю, відхиляти додаткові термінові справи. Перевіряйте справи за слідуючими критеріями:
з якими витратами Ви повинні будете рахуватися, якщо відкладете ту чи іншу справу чи взагалі нічого не зробите?
чи необхідна Ваша особиста участь?
чи не можна вирішити проблему іншим шляхом, доручивши її іншій особі?
13. Уникайте незапланованих імпульсивних дій
Якшо Ви під час роботи захотіли зробити що-небудь інше (зателефонувати кому-небудь), обдумайте добре, чи потрібно це відволікання для Вашої поточної роботи, чи має воно значення. Як правило, імпульсивне відхилення від розробленого плану знижує продуктивність, оскільки не дотримуються встановлені пріоритети.
Але часто буває, що при виконанні завдань Ви наштовхнулись на цікаву ідею чи важливу інформацію. У цьому випадку робіть короткий запис і обробляйте його пізніше, в більш зручний час.
14. Своєчасно робіть паузи, дотримуйтесь розміреного темпу
Розглядайте паузи не як втрату часу, а як підзарядку енергією під час
відпочинку:
— Передбачайте регулярні, але короткі паузи.
При розслабленні старайтесь рухатися, постачаючи, за можливістю, організм киснем.
Під час подовжених пауз підвищуйте свою працездатність у межах Вашої денної тренувальної програми.
- Робіть перерви і при проведенні зборів.
Відповідні медичні обстеження показали, що краще всього робити перерву після однієї години роботи. Пауза повинна тривати не більше 10-ти хвилин. Саме протягом 10-ти хвилин наступає оптимальний ефект, а потім має місце тенденція до його зниження. Отже, паузи потрібно переривати через 10 хвилин і робити їх частіше.
На японських підприємствах успішно практикується система коротких перерв з груповою виробничою гімнастикою.
Завжди повинен бути розмірений робочий ритм.
15. Невеликі однорідні завдання виконувати серіями
Внаслідок телефонних дзвінків, повідомлень, непідготовленого проведення нарад і читання кореспонденції втрачається маса часу. Розправляйтесь з рутинною роботою і, так званим, дріб'язком, об'єднуючи однорідні завдання в робочі блоки.
Даний метод має ту перевагу, що Ви лише один раз проводите відповідну підготовку, а потім протягом певного часу займаєтесь однорідною діяльністю. Завдяки концентрованості і безперервності процесу Ви економите час. Шість блоків по 10 хв. на диктування листів, телефонні дзвінки, короткі збори займають, як це не парадоксально, більше часу, ніж один блок в 60 хв.
Збирайте також в один блок весь той матеріал для читання, який Вам потрібно тільки переглянути.
Робочий блок не повинен бути надто довгим (від 30 до 60 хв.), бо в іншому випадку Ваш телефон буде довго зайнятий.
Навіть якщо виграються окремі хвилини, задень вони складають півгодини часу або годину!
16. Раціонально завершувати розпочате
Відволікання від основного завдання "коштує" немало часу, адже до повернення до нього Вам доводиться знову повторювати вже зроблене. Внаслідок порушення систематичності в роботі суттєво обмежуються можливості до творчості та вирішення проблем.
Уникайте "стрибків у роботі" і завжди старайтесь розпочате доводити
ДО КІНЦЯ.
Передбачайте для своєї роботи достатньо часу, в паузах або в останні хвилини перед тим, як встати з-за столу, намічайте завдання, яке можете встигнути завершити за час, який залишився.
Якщо перервати роботу необхідно, коротко запишіть ідеї, які Ви не встигли проробити до кінця, пропозиції щодо їх вирішення і все інше, що Допоможе Вам якомога швидше поновити незакінчену справу.
17. Використовуйте часові проміжки
Не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу, які ідуть на очікування. Використовуйте також останні хвилини перед обідньою перервою, або перед кінцем робочого дня для підготовчої, планової або рутинної діяльності.
Ставте перед собою "часове" запитання Лакейна: "Як я можу використати ці хвилини з найбільшою користю?"
18. Працювати антициклічно
Виконуйте важливі завдання, за можливістю, зранку. З ними вигідно розрахуватися ще до того, як наступить пік активності в інших співробітників і напруження в роботі досягне свого апогею. Враховуйте в своєму розпорядку дня спокійні і "неспокійні" періоди.
Чим більше Ви будете звертати увагу на робочі звички Ваших колег і ділових партнерів, тим менша небезпека прийняття спонтанних рішень і тим менше Вас будуть відривати від роботи.
Через це працюйте антициклічно, тобто:
— протягом більш спокійного дообіднього періоду старайтесь
вирішити найважливіші із запланованих завдань;
"неспокійний" період використовуйте для виконання менш важливих справ, тобто як заплановане "про запас" (40 % часу);
не беріться зранку відразу за перегляд пошти, відкладіть це на потім;
старайтесь приходити вранці раніше і раніше іти ввечері.
19. Викроюйте спокійний час
Для виконання важливих справ потрібна спокійна обстановка — це азбучна істина. Але як впровадити її в життя? Добре себе зарекомендувало щоденне резервування одного спокійного або закритого часу, протягом якого Вам ніхто не зможе перешкодити. Таким чином, Ви визначите час, можливо, самий важливий для Вас.
Час для себе (1 год.)!
Занесіть цей час у свій план дня, так як Ви відводите час на збори або візити відвідувачів. Використайте цей час для важливих (але не термінових справ), які носять довготривалий характер, для підвищення рівня кваліфікації, або для інших завдань, які часто тонуть в суєті дня.
Відгородіть себе на цей час від зовнішнього світу - краще за допомогою секретаря або просто зачиніть двері, попередивши, що Вас немає на місці.
20. Контролювати час і плани
Під час зборів і при інших видах діяльності нерідко спочатку витрачається час, а в останні 20 % часу обговорюють 80 % питань, які підлягають розгляду.
Перепровіряйте свої плани дня з точки зору виконуваних завдань, встановлення нових пріоритетів. Перевірка необхідна для пристосування до нових умов, які виникають протягом дня.
Правила завершення робочого дня
21. Завершуйте нароблене
Всі початі невеликі справи, такі як перегляд кореспонденції, диктування листів і пам'ятних записок, старайтесь закінчити протягом одного дня. Всяка відстрочка їх виконання може призвести до додаткових витрат праці, коли Ви знову займаєтесь незавершеними справами і будете ліквідовувати завали, які утворилися.
22. Контроль за результатами і самоконтроль
Порівнявши обсяг роботи, який намічений у Вашому розпорядку дня з реально виконаним, врахування поставлених цілей та відхилення від них, є важливою складовою організації праці як самостійної функції самоменеджменту.
23. План на наступний день
План на наступний день складайте ще напередодні ввечері!
24. Додому — з добрим настроєм
Радійте заслуженому відпочинку після трудового дня! Насолоджуйтесь дорогою додому. Старайтесь потрошку, але регулярно займатися спортом. 10 хвилин руху на свіжому повітрі щоденно - цього достатньо, на думку медиків, щоб якось підтримувати фізичну форму.
25. Кожен день повинен мати свою кульмінацію
Кожен прожитий день, за можливістю, треба робити в цілому днем, який вдався.


загрузка...