Основою просування співробітника по службі є оцінка його діяльності, яку одержують насамперед в процесі атестації, або яким-небудь іншим шляхом. Саме на її основі робляться висновки про доцільність, строки, напрямки його просування або недоцільність.
В західних фірмах ці дані вміщуються в інвентаризаційну карту співробітника, в яку заносять відомості про вік, трудовий стаж, тривалість роботи на даній посаді і на попередніх місцях.
Метою атестації може бути:
вирішення питання про просування співробітника або збереження його на попередній посаді;
виявлення резервів підвищення ефективності індивідуальної роботи;
визначення величини винагороди;
- вирішення питання про шляхи та форми підвищення кваліфікації.
Безпосереднім об'єктом атестації є результат роботи співробітника,
відношення до виконання своїх обов'язків, творчий потенціал.
Особистість людини, як така, оцінці не підлягає.
На практиці існує два основні підходи до атестації. Перший - це контроль за діяльністю робітника та її оцінка, наслідком якої є стимулювання, покарання, просування по службі. Другий підхід робить акцент на пошуку шляхів удосконалення роботи і самореалізації співробітника.
Показники, за допомогою яких оцінюють, можуть бути якісними і кількісними. При цьому діяльність оцінюється комплексно, масштабно, за управлінською і технологічною складністю, а результати - у міру досягнення поставленої мети, своєчасності, повноти та якості виконання завдань. Основою оцінки кваліфікації працівника є виробничий стаж. Ділові якості кількісній оцінці не підлягають. Формальним результатом оцінки є присвоєння кваліфікації, або визнання працівника, який відповідає або не відповідає своїй посаді.
Швидка зміна вимог до керівників і спеціалістів в умовах сучасної НТР вимагають, щоб атестація в організаціях проводилася регулярно один раз на 3-5 років.
Атестація проводиться 3-ма етапами.
На підготовчому етапі складаються списки працівників, які підлягають атестації, графік її проведення в підрозділах, затверджуються правила, критерії і склад відповідних комісій.
Атестаційні комісії складаються з голови (одного із заступників керівника організації), секретаря і рядових членів - низових керівників.
На засідання комісії готуються такі документи: атестаційний лист і відгук (характеристика), де відображена виробнича діяльність співробітників, дані про їх кваліфікацію, ділові й особисті якості, відношення до виконання службових обов'язків. На їх основі роблять висновки щодо відповідності або невідповідності працівника посаді, дають рекомендації про напрямки вдосконалення роботи, стимулювання і покарання. Відгук на тих, хто атестується, підписується безпосереднім керівником і інколи представником профспілкової організації.
При проведенні атестації комісія розглядає документи, заслуховує інформацію про роботу та досягнення співробітника і обговорює їх в присутності його керівника. При цьому особлива увага звертається на особистий вклад робітника в досягнуті результати, його дисциплінованість, успіхи в професійному зростанні, а якщо мова йде про керівника, ще й організаторські здібності.
Підсумкове рішення приймається, як правило, шляхом голосування.
Комісія може дати рекомендації щодо просування робітника на посаді, підвищення окладу, переходу в інший підрозділ, звільнення з посади, направлення на навчання. Ці рішення повідомляються атестовуваному відразу ж після голосування і заносяться в атестаційний лист, який підписується членами комісії і підшивається в особову справу співробітника.
За підсумками атестації розробляється план заходів, і у відповідності з рекомендаціями комісії керівник може здійснювати кадрові перестановки, наприклад, протягом 2-х місяців перевести особу, яка не пройшла атестацію, з її згоди на іншу посаду, а при її відсутності — звільнити.
Оцінка персоналу в японських корпораціях починається з вивчення особистих даних співробітників: освіти, сімейного стану, фізичного розвитку, особливостей інтелекту, комунікабельності, головних інтересів, рис характеру, а також підсумків попередніх оцінок.
Потім проводять експертну оцінку анкет, заповнених самими атесто-вуваними, їх керівниками і підлеглими, якщо такі є. Анкети вміщують відомості про здатність працівника планувати, організовувати, контролювати, приймати рішення, про минулий досвід роботи, плани на майбутнє, професійні якості, наявності і ступеня розвитку 24-х основних рис характеру, серед яких оптимізм, напористість, комунікабельність, відповідальність та ін.
Після цього атестовуваний виконує письмове завдання: розробляє проект певного документа або ділового листа. І нарешті, він здає усний екзамен у формі співбесіди, інтерв'ю або дискусії на виробничі теми.
Важливою особливістю сучасних західних фірм є не тільки оцінка підлеглих керівниками, а й керівництва підлеглими. В багатьох фірмах реалізуються специфічні програми, направлені на посилення "критики знизу", перетворення її в елемент повсякденних службових відносин. Інколи з цією метою практикується "політика відкритих дверей", коли будь-який співробітник, зберігаючи анонімність може пожалітися вищій адміністрації на неправильне відношення до нього зі сторони безпосереднього керівника. Таким чином, в організації виникає додатковий канал зворотного зв'язку.
Одночасно керівник оцінює вище керівництво організації, і таким чином вони знаходяться ніби під подвійним пресом. Така оцінка проходить за допомогою системи балів або середньозваженого відсотка реалізації цілей, що стоять перед даним менеджером у звітному періоді.