Одним з основних завдань сучасного управлінського державотворення є радикальна зміна системи державного управління, що потребує широкомасштабної адміністративної реформи. Вона має на меті перетворити існуючу адміністративну систему об’єктивно обумовлених економічних та соціальних процесів у один з визначальних чинників її прискорення.
Найважливішим напрямком реформи є зміцнення та формування нових фінансово-економічних основ функціонування державного управління. В цьому відношенні система контролінгу, яка широко втілюється в державній службі Німеччини, заслуговує на вивчення та, за можливості, і на застосування окремих її елементів в Україні.
Раніше під контролінгом розуміли сукупність завдань у сфері обліку та фінансів. Пізніше це поняття стали тлумачити ширше: до функцій контролінгу відносили фінансовий контроль і оптимізацію використання фінансових коштів і джерел. У теперішній час контролінг можна визначити як систему управління процесом досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності.
Той, хто вперше чує слово «контролінг», звичайно ототожнює його з поняттям контролю. Однак ці поняття відмінні. Контролінг являє собою спосіб мислення, орієнтований у майбутнє та пов’язаний із процесами. Саме цим контролінг відрізняється від контролю, який спрямований у минуле, на виявлення помилок, відхилень, прорахунків і проблем.
Контролінг — це міжфункціональний інструмент керування, який повинен допомагати керівництву приймати рішення.
Контролінг — це управлінська концепція процесу прийняття рішень, управління за допомогою цілеспрямованого забезпечення інформацією з метою досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності.
При такій організації управління факти не констатуються, а проводяться консультації з метою досягнення поставлених цілей та запобігання помилок.
В завдання контролінгу входить збір, систематизація, опрацювання даних для вироблення рішень. Таким чином, керівник служби контролінгу повинен зводити і аналізувати інформацію, яка надходить до нього. Він повинен впроваджувати систему керівництва і контролю, орієнтовану на результати.
Основне завдання контролінгу — дати керівництву інформацію, якими новими якісними методами можна досягти поставлених цілей. Контролінг має своїм завданням координацію системи планування, контролю та інформаційного забезпечення адміністративного менеджменту.
До функцій контролінгу відносяться: сервіс, інформаційне обслуговування, керування, координація цілей різних рівнів, внутрішній контроль, прийняття рішень.
Сервісна функція характеризується наданням необхідної інформації для управління.
Функція інформаційного обслуговування забезпечується за допомогою систем планування, нормування, обліку і контролю, орієнтованих на досягнення мети, кінцевого результату діяльності організації. Інформація повинна містити нормативні (пла-нові) і фактичні дані і їх відхилення. Результати повинні аналізуватись контролінгом спільно з відповідними адміністративними підрозділами і приводити до реагування на результати цього аналізу і там, де необхідно, в життя заходів корегування ситуації.
Керуюча функція реалізується при використанні даних аналізу відхилень, величин покриття, загальних результатів діяльності для прийняття тактичних і стратегічних рішень про регулювання діяльності.
Важливою функцією контролінгу є координація цілей різних рівнів, засобів і методів їх реалізації з тим, щоб максимально забезпечити досягнення кінцевої мети.
Внутрішній контроль або контроль економічної роботи організації — функція, яка орієнтована на поточні результати діяльності, а не на документальну перевірку здійснення управлінських операцій.
Адміністративний контролінг повинен вдосконалювати стратегічні та оперативні рішення адміністративного керівництва для досягнення цілей організації.
Ефективний адміністративний контролінг має ґрунтуватись на розрахунку планових витрат. Планування та контроль витрат слід здійснювати окремо по кожному адміністративному підрозділу, відповідальному за витрати.
Стратегічний контролінг дозволяє керівництву формулювати та перевіряти цілі на довгостроковий період для адміністративних підрозділів. Він прискорює стратегічне планування, яке орієнтоване на довгострокові обрії і охоплює, як правило, період мінімум чотири роки. Вони являють собою прогнози, що уточнюються по закінченні визначених тимчасових інтервалів. У стратегічних планах вище керівництво визначає цілі, які воно збирається досягти в далекому майбутньому.
Оперативний контролінг допомагає адміністративному керівництву при короткостроковому управлінні. Він забезпечує інформацією та методами, які дозволяють здійснювати поточну перевірку економічності та працездатності адміністрації.
Оперативне планування, як правило, охоплює один господарський (звітний) рік. На його основі визначаються оперативні цілі і заходи для забезпечення його ефективності.