Загальна потреба у фахівцях — це вся чисельність фахівців ораганізації, яка необхідна для виконання передбаченого обсягу робіт.
Додаткова потреба у фахівцях включає потребу організації на приріст чисельності фахівців; на заміщення вакантних посад та вільних робочих місць, що повинні заміщуватися фахівцями; на втрати фахівців внаслідок призову до лав Збройних Сил України, вибуття жінок у декретну відпустку й відпустку з нагляду за дітьми, плинності кадрів; на часткову заміну практиків без вищої освіти; на компенсацію втрат фахівців внаслідок природних причин; на компенсацію втрат фахівців в зв’язку із вступом у вищі навчальні заклади більш високого рівня акредитації та заклади післядипломної освіти, аспірантуру, докторантуру.
Додаткова потреба в фахівцях на приріст чисельності представляє собою різницю між загальною потребою у фахівцях на кінець планового періоду і наявною чисельністю фахівців на початок планового періоду.
Поточна додаткова потреба в фахівцях визначається на очікуваний рік та є основою для вирішення питання працевлаштування випускників навчальних закладів, професійної перепідготовки персоналу. Середньострокова додаткова потреба у фахівцях визначається терміном на 2—5 років, а довгострокова на — 6—15 років. Вони є підґрунтям для профорієнтаційної роботи, професійного навчання кадрів, планування трудової кар’єри працівників.
В організації для розрахунку планової чисельності фахівців з вищою освітою використовується метод розрахунку по робочим місцям і нормативам численності. Специфічним випадком застосування методу норм обслуговування є визначення чисельності керівників через норми керованості.
Планування потреби у фахівцях в організації здійснюється на основі вивчення залежності потреби в фахівцях з основними техніко-економічними виробничими показниками. Визначення загальної потреби у фахівцях з різним рівнем кваліфікації здійснюється в основному за двома такими методами: насиченості фахівцями і штатно-нормативним методом.
Метод насиченості фахівцями переважно застосовується у тих випадках, коли необхідно розрахувати потребу в фахівцях на період 6—15 років та більше. Насиченість фахівцями — це розрахунковий показник, що представляє собою відношення чисельності фахівців з вищою освітою, які працюють на відповідних посадах з вищою освітою, до чисельності всього персоналу організації. Фахівці, котрі використовуються на посадах технічних виконавців або на робочих місцях, що не підлягають заміщенню дипломованими фахівцями, при розрахунку насиченості фахівцями у розрахунок не включаються.
Коефіцієнт насиченості організації фахівцями розраховується за такою формулою:
Кнф=ЧФ/ЧП
де Кнф — коефіцієнт насиченості організації фахівцями;
ЧФ — загальна потреба в фахівцях, осіб;
ЧП — загальна чисельність персоналу організації, осіб.
Насиченість фахівцями визначається за ретроспективний і плановий періоди. За ретроспективний період аналіз здійснюється до 10 років. Для планового періоду насиченість фахівцями визначається, як правило, опосередкованими методами та використовується для розрахунку середньострокової і довгострокової потреби з врахуванням таких показників: обсяг реалізації продукції чи наданих послуг, продуктивність праці, рівень прибутку, рівень механізації і автоматизації виробничих процесів, частка продукції вищої категорії якості та ін.
Показник насиченості фахівцями відрізняється від показника питомої ваги фахівців у загальній чисельності персоналу організації. Питома вага фахівців — це показник, що представляє собою відношення чисельності всіх фахівців з вищою освітою (незалежно від того, які посади, в тому числі робочі місця, вони займають) до загальної чисельності персоналу.
Загальна потреба організації у фахівцях в плановому періоді визначається за формулою:
ЧФп=ЧПп*Кнфп
де ЧФп — потреба організації у фахівцях в плановому періоді, осіб;
ЧПп — загальна чисельність персоналу в плановому періоді, осіб;
Кнфп — коефіцієнт насиченості організації фахівцями у плановому періоді.
Штатно-нормативний метод планування потреби у фахівцях використовується тоді, коли розраховується потреба в фахівцях терміном до 6 років. На більш відділений період достовірність його результатів для організації буде суттєво знижуватися. Потрібний рівень освіти фахівця визначають виходячи з назви професії, посади за Державним класифікатором професій України. За новими професіями (фахами), що не увійшли до класифікатора — аналогічно з тими, котрі є у кваліфікаційних довідниках.
Загальними недоліками зазначених двох методів визначення загальної потреби в фахівцях у плановому періоді є неповний облік впливу науково-технічного прогресу і ринкових методів господарювання. Ці недоліки, у певній мірі, можна усунути використанням методу порівняння, що ґрунтується на гіпотезі, згідно з якою рівні технічної оснащеності, господарської діяльності підприємств на конкретну дату неоднакові. У галузі є невелика кількість передових підприємств-конкурентів, котрі відповідають сучасним вимогам, а інші зможуть наблизитись до цього рівня через деякий період. Це дозволяє працівникам служби управління персоналом проектувати професійно-кваліфікаційну структуру персоналу передових підприємств, що досягнута ними в базовому періоді, для свого підприємства на перспективу.
Потреба у фахівцях відповідно до рівня кваліфікації та спеціальностей може визначатися методом структурного розподілу. Суть цього методу полягає в тому, що на основі аналізу сформованих структур зайнятості фахівців у звітному періоді і обґрунтування фахівцями служби управління персоналу за участю працівників інших підрозділів організації, очікуваних тенденцій їх змін в плановому періоді визначається прогнозована структура фахівців у розрізах спеціальностей та рівнів кваліфікації в організації.
Сутність штатно-нормативного методу полягає в тому, що після визначення загальної потреби у фахівцях на плановий період по функціям управління, посадам за допомогою переліку напрямів та спеціальностей, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за відповідними освітньо-кваліфікаційними рівнями, що затверджується постановою Кабінету Міністрів України, визначається потреба в фахівцях за напрямами підготовки, спеціальностями і освітньо-кваліфікаційними рівнями.
Розрахунок потреби у фахівцях в розрізі спеціальностей за різним рівнем кваліфікації в організації на більш тривалий період 6—10 років визначається іншим методом. Цей метод передбачає підсумовування прогнозованих коефіцієнтів насиченості працівниками, які займатимуть посади фахівців по кожній функції виробничої діяльності, що будуть виконуватися фахівцями у прогнозованому періоді.
Підвищення достовірності розрахунку планової чисельності фахівців вимагає розробку організацією раціональних схем управління, нормативів чисельності фахівців по функціям управління, що будуються на основі непрямого виміру трудомісткості робіт фахівців по факторам. При розрахунку планової чисельності працівників з вищою освітою слід виходити з того, що потреба в одних фахівцях залежить від таких факторів, як обсяги виробництва, наданих послуг, а в інших випадках — від зміни організаційної структури управління, технічного оснащення підприємства і технології, рівня конкурентної боротьби за ринки збуту продукції чи надання послуг тощо.
Використання вказаних вище методів у визначенні планової та прогнозованої чисельності фахівців в комплексі дозволяє працівникам служби управління персоналу організації зменшити величину помилок при розрахунку потреби у фахівцях на плановий період в розрізах спеціальностей і освітньо-кваліфікаційних рівнях.
Визначення потреби у фахівцях в розрізі освітньо-кваліфікаційних рівнів повинне сприяти досягненню раціональних співвідношень між молодшими спеціалістами, бакалаврами, спеціалістами та магістрами. Встановлення раціональних співвідношень між ними необхідно здійснювати для найбільш економного використання коштів, що виділяються на професійну підготовку фахівців, оскільки терміни та вартість навчання молодших спеціалістів суттєво відрізняються від термінів і вартості навчання спеціалістів й магістрів. В перспективі у зв’язку з підвищенням рівня технічної оснащеності підприємств, ускладненням процесу управління виробництвом очікується прискорене зростання чисельності спеціалістів та магістрів.
Визначення потреби у фахівцях в організації передбачає встановлення оптимальних співвідношень між фахівцями і технічними виконавцями. Зменшення числа посад технічних виконавців може привести у плановому періоді до того, що в структурі робочого часу фахівців значну частку будуть становити функції, що не вимагають вищої освіти (друкування тексту на комп’ютері, виконання обов’язків діловода, працівника по постачанню і т. п.).