Страхові документи виписуються при відвантаженні товару на умовах СІФ (CIF) або СІП (CIP). До страхових документів належать страхові поліси та страхові сертифікати. Ці документи видаються страховими компаніями і свідчать про наявність договору про страхування.
Імпортери, як правило, страхують товари на свою користь або на користь інших осіб, які отримують вантаж. Коли страхування входить в обов’язки експортера, договір зі страховою компанією укладається на користь імпортера або третьої особи. Якщо останній покупець невідомий, то страховий поліс може виписуватись на пред’явника.
У заяві про укладення договору страхування повинні вказуватись такі відомості:
точна назва вантажу, вид упакування, кількість місць та маса вантажу;
номери та дати коносаментів або інших перевізних документів;
вид транспорту;
спосіб відправлення вантажу (у трюмі або на палубі, купою або поодинці і т. п.);
пункти відправлення, перевантаження та призначення вантажу;
вартість вантажу (страхова сума);
вид страхової відповідальності (умови страхування).
Договір страхування вважається укладеним з моменту, коли прийняття страхування підтверджено страховою компанією у письмовому вигляді. На вимогу страховика страхувальник зобов’язаний видати йому страхові документи (поліс або сертифікат).
Страхові документи не повинні бути датовані пізніше дати відвантаження. Страхові поліси, як правило, виписуються у валюті платежу. Мінімальна сума, на яку страхується товар, дорівнює 110% вартості СІФ відповідних товарів.
Основні реквізити страхового документа мають відповідати даним інших документів, а саме: назві товару, даті відвантаження, номеру транспортного документа, назві одержувача вантажу, експортера тощо.
Крім одного з основних видів ризику — ризику часткової або повної втрати, у страховому документі можуть бути вказані і додаткові ризики, які пов’язуються з форс-мажорними обставинами.
Страхові поліси, так само як і коносаменти, бувають іменні, ордерні або на пред’явника і можуть передаватися за допомогою простих або іменних індосаментів.