Одним із головних завдань менеджменту є встановлення цілей, заради досягнення яких формується, функціонує і розвивається організація як цілісна система.
Цільова функція починається із встановлення загальної мети підприємства, яка показує причину його існування. У літературі вона позначається такими поняттями, як "політика", "філософія", "місія". В ній деталізується статус підприємства, декларуються принципи його роботи, заяви і справжні наміри керівництва, дається визначення найважливіших характеристик організації.
Нємцов В.О., Довгань Л.Є., Сініок Г.Ф. формулюють визначення місії як головної, загальної мети організації, яка визначає причину її існування.
Місія організації деталізує статус фірми і забезпечує напрям та орієнтири для визначення цілей та стратегій на різних організаційних рівнях.
Формулювання місії повинно охоплювати наступне:
завдання фірми з точки зору її основних послуг та виробів, її основних ринків та технологій (тобто, якою підприємницькою діяльністю займається фірма);
зовнішнє середовище стосовно до фірми, яке визначає робочі принципи фірми;
культура організації; якого типу робочий клімат існує всередині фірми;
який тип людей він приваблює.
Нині закони ринкової економіки, які вступають у силу, вимагають певних правил поведінки господарюючих суб'єктів. Серед них – обнародування місії організації, яка дає уявлення про її призначення, необхідність і корисність для навколишнього середовища, співробітників, суспільства в цілому.
Центральним моментом місії є відповідь на запитання: яка головна мета організації?
За приклад можна навести формулювання місії компанії "Форд" – надання людям дешевого транспорту. В ній чітко визначена галузь діяльності компанії – транспорт, споживачі продукції – люди, а також орієнтація на широке коло споживачів. Таке формулювання місії здатне впливати на стратегію і тактику всієї діяльності компанії.
Місія не повинна залежати від фактичного стану організації, форм і методів її роботи, оскільки в цілому вона виражає погляд на майбутнє, показуючи, на що будуть спрямовані зусилля і які цінності будуть при цьому пріоритетними. Через це в місії не прийнято визначати головну мету як одержання прибутку, не дивлячись на те, що прибуткова робота є найважливішим фактором життєдіяльності організації.
Найважливіша передумова успішного застосування майже всіх прийомів і методів управління полягає у визначенні і розумінні цілей. Хто хоче досягти мети, повинен її знати. Ця фраза звучить банально. Але, між іншим, цей принцип порушується скрізь і всюди. Без перебільшення можна сказати, що щорічний збиток, який при цьому завдається, вимірюється мільярдами гривень.
Радники і консультанти різних рівнів, яких запрошують підприємства, залишилися б без роботи, якби їх основні підрозділи впритул до цехів знали чітко і недвозначно, чого вони намагаються досягти. Мистецтво вибору і формулювання цілей, управління процесом їх реалізації притаманні дійсно успішному керівнику.
Марк Твен жартував: "Хто не знає, куди прямує, дуже здивується, потрапивши не туди". Неможливо намагатися керувати людьми, якщо і керівникам і підлеглим цілі зовсім незрозумілі. Управляти – значить спонукати інших до досягнення конкретної мети, а не примушувати інших робити те, що вважаєш правильним. Весь процес управління базується на знаходженні і постановці цілей.
Що ж таке мета? Мета – це бажаний ідеал, те ціле, що ми бажаємо одержати. Вибір мети – чисто людська, творча справа.
Часто ми уникаємо чітких формулювань цілей і намагаємося обмежитись вказівками загального напрямку: "Потрібно докласти всіх зусиль до того, щоб максимально скоротити затрати" або "Якість нашої роботи необхідно підвищити". Ступінь реалізації заявленої таким чином мети неможливо оцінити. Таке визначення мети, як правило, не мобілізує, а розхолоджує. Формулювання мети повинно містити кількісні показники, а також вказівки на часовий період, протягом якого ця мета може бути досягнута.
Наприклад, молода дівчина вирішила покращити свої знання з англійської мови в цьому році. Наприкінці року вона досягла своєї мети: два чи три рази вона заглядала у свою стару англійську книгу. Щось при цьому вона вивчила. Хіба її мета мала на увазі щось інше?
Молодий чоловік вирішив кожного тижня вивчати 50 англійських слів і відпрацьовувати заняття із підручника. До кінця року він знав, що не вивчив чотири заняття, крім того, він зменшив тижневу норму до 30 слів. І, не дивлячись на це, його словниковий запас збільшився більш як на 1300 слів.
В останньому прикладі молодий чоловік несвідомо використав одне з правил постановки цілей.
Короткострокові цілі більше, ніж довгострокові, сприяють внутрішній мобілізації. Тому, хто хоче досягти поставленої мети протягом року, здається, що в нього ще дуже багато часу. Він постійно відкладає початок виконання завдання. Завжди знайдеться щось більш термінове.
Річні цілі необхідно розробляти хоча б у вигляді квартальних. Контроль слід здійснювати за проміжними цілями. Тільки в цьому випадку можна розпоряджатися своїм часом для коригування роботи, яка була б більш ефективною, якби здійснювалася щомісячно.
Чи завжди і всюди необхідні цільові установки? Ні, це було б великою помилкою. Хто береться за все, найчастіше нічого не досягає. Важливіше сконцентруватися, але всерйоз, на небагатьох завданнях.