В управлінській діяльності комунікативні навики та риторичні здібності відіграють важливу роль. Адже саме від того, наскільки менеджеру вдасться налагодити взаємодію з підлеглими та колегами, переконати у необхідності виконання прийнятих управлінських рішень залежить ефективність діяльності організації загалом чи її окремих структурних одиниць.
Типовий робочий день менеджера - це робота з документацією, заплановані зустрічі, телефонні розмови, читання кореспонденції, відповіді на неї, незаплановані зустрічі та поїздки. Більша частина цієї діяльності пов'язана з комунікаціями. Справді, менеджери, як звичайно, більше половини свого часу витрачають на певний вид комунікацій. Комунікації завжди стосуються двох або більше людей, тому тут інші поведінкові процеси, такі як мотивація, лідерство, групова діяльність є суттєвими. Менеджери, якщо вони хочуть бути справжніми лідерами, повинні добре освоїти комунікації.
Види комунікацій
У практиці управління соціально-економічною системою використовуються такі основні види комунікацій:
? між організацією і середовищем;
? міжрівневі комунікації в організації;
? між різними відділами (підрозділами);
? між керівником і робочою групою.
Комунікації між організацією і середовищем. Організації користуються різноманітними засобами для комунікацій із зовнішнім оточенням. З наявними і потенціальними споживачами своєї продукції (послуг) вони спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин з громадськістю найпильніша увага приділяється створенню певного образу, «іміджу» організації на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному рівні. Організаціям доводиться підпорядковуватися державному регулюванню і вести відповідну звітність. У своїх звітах організації наводять інформацію про своє фінансове становище та виробничу діяльність тощо. Підтримується зв'язок з органами влади і державного управління, з профспілковими комітетами й об'єднаннями. Це все приклади різноманітних способів реагування на події і фактори зовнішнього оточення.
Отже, обговорення, збори, засідання, телефонні переговори, службові записки, звіти, що використовуються всередині організації, як правило, є реакцією на можливості і проблеми, які створюються зовнішніми чинниками.
Міжрівневі комунікації в організації. Інформація переміщується всередині організації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. Вона може передаватися, наприклад, з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретні завдання, рекомендовані процедури та ін.
Поряд з обміном інформацією, який відбувається від вищих рівнів управління до низових, організація потребує комунікації за висхідною, тобто від низових рівнів до вищих. Передавання інформації з низових рівнів до вищих може помітно впливати на продуктивність.
Комунікація за висхідною також виконує функцію повідомлення вершин про те, що робиться на низових рівнях. Таким шляхом керівництво довідується про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти поліпшення справ.
Комунікація між різними відділами (підрозділами). Поряд з обміном інформацією по висхідній організації потребують горизонтальних комунікацій. Організація складається з багатьох підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібен для координації завдань і дій. Оскільки організація – це система взаємопов'язаних елементів, керівництво повинно добиватись того, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно.
Хоч комунікація між членами .організації характеризується тими самими закономірностями, що й бесіда між двома чи трьома людьми, однак тут діють деякі рамкові умови (параметри), які мають вирішальне значення в поведінці людини при комунікації. Наприклад, співробітники, які можуть порозумітися між собою «на особистому ґрунті», мають ускладнення у фірмі, оскільки відділи «офіційно ворогують» один з одним. Крім того, є моделі організації, які «сприяють комунікації» і які «заважають комунікації». З цієї причини були розроблені концепції проектування менеджменту, які дають змогу сприяти комунікації на горизонтальному рівні ієрархії, тому що сувора вертикальна ієрархія часто заважає комунікації.
Комунікації між керівником і підлеглими. Можливо, найбільш очевидним компонентом комунікацій у процесі управління організацією є стосунки між керівником і підлеглим. Хоч вони служать прикладом обміну інформацією по вертикалі, цей тип комунікацій є особливим, оскільки він становить основу комунікативної діяльності керівника.
Обмін інформацією між керівником і підлеглим пов'язаний з уточненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення завдань відділу; обговоренням проблем ефективності роботи; досягненням визнання і винагороди; удосконаленням і розвитком здібностей підлеглих; збиранням інформації про реальну або прогнозовану проблему; повідомленням підлеглого про наступні зміни, а також з одержанням відомостей про ідеї, удосконалення і пропозиції.
Комунікація між керівником і робочою групою. Крім обміну інформацією між керівником і підлеглими має місце ще й обмін між керівником і робочою групою. Комунікації з робочою групою в цілому дають змогу керівникові підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожен має можливість подумати про нові завдання і пріоритетні зміни, можливі їх наслідки для цього та інших відділів, про проблеми та досягнення, пропозиції раціоналізаторського характеру.
Крім того, інколи робоча група збирається без керівника для обговорення проблем, удосконалення чи змін, що прогнозуються.