1. Яку інформацію повинен надати банк при видачі платіжної картки?
2. Як облікувати на підприємстві рух платіжних карток?
3. Які позитивні й негативні сторони використання корпоративних платіжних карток?
Після подання СПД до банку всіх вищезазначених документів між банком і СПД укладається договір і відкривається картрахунок. Через певний проміжок часу (того ж дня, через день, тиждень і т. д.) СПД отримує корпоративну картку, а також заклеєний конверт з ПІН-кодом. Корпоративну картку з ПІН-кодом отримує особа, яка має право користуватися нею. Після отримання її в банку вона передає її на зберігання співробітнику бухгалтерії (переважно касиру), який відповідає за її облік і зберігання.
Увага!
При отриманні корпоративної картки СПД слід пам'ятати, що, згідно з п. 3.6 Положення №479, перед укладенням договору (під час укладення) емітент або банк, який від імені емітента надає платіжні картки, зобов'язаний ознайомити клієнта з умовами отримання і застосування платіжної картки. Така інформація має бути викладена в доступній формі і перебувати в доступному для клієнтів місці, а також надаватися у письмовій формі особисто клієнтам і їх довіреним особам на їх вимогу.
Інформація, надана в письмовій формі, повинна містити:
1) термін дії платіжної картки. Період часу, протягом якого використовується картка. Після закінчення цього терміну картрахунок може бути закритий або, за погодженням сторін, використовуватися далі. У цьому разі укладається додатковий договір про продовження терміну дії картки;
2) види операцій, які може здійснювати клієнт (довірена особа клієнта). Перелік операцій, які може виконувати СПД за допомогою картки (види розрахунків), а також порядок поповнення картрахунка;
4) право клієнта на отримання виписок про стан його рахунків і умови їх отримання (поштою, E-mail, SMS, особисто та ін.). Право отримання СПД виписок за операціями з картрахунка повинно бути обумовлене в договорі, також у договорі повинні бути вказані терміни отримання виписок і період, за який надаються виписки;
5) порядок пред'явлення і розгляду претензій у разі невідповідності даних, які є в клієнта, з виписками за операціями з картрахунком. Цей порядок має бути передбачений у договорі на відкриття картрахунка, в якому повинно бути вказано, в якому випадку і як повинен чинити СПД, якщо є невідповідність суми, вказаної у виписці, наданій банком, із сумами, вказаними в документах про використання картки (сліп, квитанції банкомату, торгового терміналу, іншого розрахункового документа);
6) умови безпеки при користуванні платіжною карткою. Умови, що дають можливість для максимального запобігання шахрайському використанню БПК особами, не вказаними в договорі про обслуговування картки. Наведемо деякі способи здійснення злочинів з використанням БПК: операції з фальшивими картками; операції з украденими або загубленими картками; підключення електронного записуючого пристрою до торгового терміналу або банкомату; інші види шахрайства. Виходячи з цього при отриманні БПК дізнайтеся в банку, як слід чинити (ваші дії) в тій чи іншій ситуації;
7) обов'язкове термінове повідомлення про втрату (крадіжку) платіжної картки, номер телефону, адреса установи, куди потрібно звернутися в цьому випадку і з приводу інших непередбачених ситуацій;
8) відповідальність клієнта за втрату картки, що може бути передбачено в договорі про відкриття картрахунка;
9) обставини, за яких банк, згідно з чинним законодавством, може повідомляти про стан карткового рахунка третю сторону, та ін.
Один з примірників договору між банком і клієнтом повинен бути в клієнта. У разі зміни умов обслуговування картрахунків і тарифів банку останній зобов'язаний повідомити клієнта не пізніше ніж за 21 день до моменту введення цих змін.
Для того, щоб користуватися корпоративною БПК, підприємству або фізособі необхідно перерахувати грошові кошти на картрахунок. При перерахуванні грошових коштів у платіжній вимозі в графі "Призначення платежу" слід вказати "Поповнення картрахунка згідно з договором № ... від ... 200 ... р.".
Згідно з п. 4.6 Положення №479, довірені особи клієнтів - юридичних осіб можуть здійснювати операції з безготівкової оплати із застосуванням корпоративних платіжних карток на підприємствах торгівлі (послуг) і отримувати готівку в таких випадках:
1) отримання готівки у валюті України для здійснення розрахунків, пов'язаних з виробничими (господарськими) потребами, в тому числі для оплати витрат на відрядження в межах України, з урахуванням обмежень, встановлених нормативно-правовими актами НБУ з питань регулювання готівкового обігу;
2) здійснення розрахунків у безготівковій формі у валюті України, пов'язаних зі статутною та господарською діяльністю, витратами представницького характеру, а також витратами на відрядження в межах України;
3) отримання готівки в іноземній валюті за межами України для оплати витрат на відрядження;
4) здійснення розрахунків у безготівковій формі в іноземній валюті за межами України, пов'язаних з витратами на відрядження і витратами представницького характеру.
Як бачимо, цей вид картки дуже зручний насамперед тим СПД, чиї співробітники часто їздять у відрядження як в Україні, так і за її межі.
Розглянемо позитивні і негативні сторони використання корпоративних карток (на доповнення до тих загальних, вказаних вище для пластикових карток).
Позитивні сторони:
1. У разі відсутності готівкових грошових коштів у касі підприємства, використання корпоративної картки дає змогу розрахуватися готівкою з постачальниками (грошові кошти необхідно заздалегідь зняти з картрахунка). Потрібно тільки пам'ятати, що сума готівкових розрахунків одного підприємства з іншим, згідно з п. 2.3 Положення №72, не повинна перевищувати 3000,00 грн протягом одного дня.
2. Ця картка, у разі відсутності готівки в касі, дасть змогу відправити працівника у відрядження. Наприклад, можна дати підзвітній особі корпоративну картку; у разі якщо підзвітна особа не має права користуватися корпоративною карткою, то довірена особа (особа, яка має таке право) може зняти грошові кошти з картрахунка (наприклад, через банкомат) і здати їх до каси і вже з каси вони передаються як підзвітна сума відрядженій особі.
3. Під час відряджень за кордон при перетині митного кордону України з корпоративною карткою, емітованою вітчизняним банком, не обов'язково декларувати її письмово. Відповідно до пп. "а" п. 1 розділу IV Інструкції №283, ввезення і вивезення таких карток здійснюється за умови усного декларування їх митному органу. Отже, на вивезення картки не поширюються обмеження щодо суми готівкової валюти, яка вивозиться, встановлені Інструкцією №283.
4. У разі втрати або крадіжки картки, за умови своєчасного повідомлення про це банку, який видав її, гроші на картрахунку залишаться цілими. Звичайно, попередити банк необхідно якнайшвидше після виявлення втрати або крадіжки картки, що унеможливить використання її іншою особою.
5. Якщо підприємство використовує валютну корпоративну картку, воно може уникнути всіх складнощів (наприклад, подання заяви на отримання інвалюти тощо) при отриманні готівкової інвалюти, передбачених Правилами №119.
Увага!
Поряд з позитивними використання корпоративних карток має й негативні сторони.
Так, згідно з п. 4.7 Положення №479, корпоративні платіжні картки не застосовуються для виплати зарплати, інших виплат соціального характеру. Не застосовуються корпоративні картки також для оплати в інвалюті договорів (контрактів), здійснюваній від імені резидентів і представництв юридичних осіб - нерезидентів. Правилами платіжної системи можуть бути передбачені й інші обмеження стосовно використання корпоративних платіжних карток, тому при придбанні корпоративної картки уважно прочитайте умови договору, особливо те, що стосується обмежень їх використання.
Як вказувалося вище, корпоративні картки вигідні насамперед для підприємств, співробітники яких дуже часто їздять у відрядження. Виходячи з цього, розглянемо деякі особливості використання корпоративних карток працівниками підприємства при відрядженнях.
Особливості використання корпоративних карток працівниками підприємства при відрядженнях
У разі використання корпоративної картки у відрядженнях необхідно дотримуватися тих самих правил, що й при звичайному відрядженні, наприклад, норми добових. Тобто потрібно керуватися такими нормативними документами, як Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 10.06.99 р. №146, і постанова КМУ від 23.04.99 р. №663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон".
Перше, що необхідно знати бухгалтеру, це те, що на підприємстві необхідно вести окремий облік руху самих карток, оскільки їх передача підзвітній особі ще не означає передачу йому самих грошових коштів. У цьому разі рекомендуємо завести журнал. З такого журналу бухгалтер зможе в будь-який момент дізнатися, хто тепер використовує картку і яка сума грошових коштів була на картрахунку в момент її видачі.
Необхідно пам'ятати, що картку можна видавати тільки особам, які мають право на її використання, тобто особам, вказаним у заяві, переданій у банк (у разі подання такого списку), або ж у переліку осіб, затвердженому керівником (у разі неподання списку в банк). Тому в бухгалтера, відповідального за зберігання і видачу БПК, повинен бути список осіб, які мають право користуватися корпоративними платіжними картками.
Увага!
Однією з особливостей використання корпоративних карток для відряджень є те, що в момент видачі працівнику картки заборгованість за підзвітною сумою не виникає. Така заборгованість виникає тільки в момент списання грошових коштів з картрахунка (в момент використання картки), тобто щойно з того моменту вони вважаються виданими як підзвітна сума і тільки на списану суму (п. 4.6 Положення №479). Виходячи з цього датою видачі грошових коштів під звіт при використанні корпоративної картки буде дата, вказана в підтвердному документі про її використання, у нашому випадку - виписка банку про списання коштів з картрахунка. Щоб бухгалтер знав, кому слід видати грошові кошти під звіт, він повинен звірити номер картрахунка (картки), вказаного у виписці банку, з номером, вказаним у журналі видачі карток. З цього журналу бухгалтер може в будь-який момент дізнатися, хто використовує ту або іншу БПК.
Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана повернути БПК бухгалтеру (про що повинен бути відповідний запис у журналі) в день приїзду або наступного робочого дня, у разі якщо час приїзду підзвітної особи припадає на закінчення робочого часу або на неробочий день, і авансовий звіт протягом 3-х днів після повернення. Тому використання грошових коштів повинно бути підтверджене відповідними звітними документами (сліп, квитанція торгового термінала, чек банкомата, чек касового апарата тощо).
1. Яка вигода для підприємства і його працівників від використання платіжних карток для виплати зарплати?
2. Які потрібні документи для введення на підприємстві зарплатного проекту?
3. Законодавча підстава для використання платіжних карток з метою виплати зарплати.
БПК можуть використовуватися для виплати зарплати працівникам підприємства. Для цього використовуються як зарплатні, так і розрахункові, накопичувальні картки та ін. Така форма виплати зарплати зручна й економічно вигідна як підприємству, так і його працівникам.
Це вигідно тим, що зменшується обіг готівкових грошових коштів, а також зменшуються витрати, пов'язані з доставкою грошових коштів з банку і назад. Зарплата просто перераховується на персональні карткові рахунки кожного працівника, який її потім використовує на власний розсуд.
Для працівників використання платіжних карток вигідне, оскільки немає необхідності стояти в черзі біля каси в день видачі зарплати, будь-яку суму (в межах зарплати або залишку на картрахунку) можна зняти з картрахунка за допомогою банкомату в будь-який час. Важливу роль відіграє й те, що грошові кошти можна знімати не лише в тому населеному пункті, де розміщене підприємство, а й в інших містах, що дуже зручно, наприклад, під час відпустки. Нині в багатьох магазинах можна розраховуватися за придбані товари і послуги за допомогою картки, тобто можна розплачуватися в безготівковій формі (у разі якщо для виплати зарплати використовуються розрахункові або накопичувальні картки).
Щоб впровадити в себе на підприємстві такий вид послуг, як видача зарплати працівникам з використанням платіжних карток, підприємству необхідно укласти відповідний договір з банком і організаційно забезпечити укладення договору банку з кожним працівником. Відповідно до пп. 3.1.3 Інструкції №527, працівник повинен подати в банк:
- заяву;
- паспорт або документ, який його заміняє;
- договір про відкриття і обслуговування рахунка між установою банку і громадянином;
- картку із зразками підписів.
Увага!
Деякі банки вимагають укладення між банком і підприємством договору про обслуговування зарплатного проекту. Така додаткова вимога банків призводить до того, що підприємство несе додаткові затрати на обслуговування. Адже якщо в підприємства в цьому банку відкритий поточний рахунок, він повинен сплачувати грошові кошти за розрахунково-касове обслуговування і додатково за обслуговування зарплатного проекту, але при цьому підприємство економить на інкасації та охороні грошових коштів.
Карткові рахунки відкриваються фізособам на підставі вищезазначених документів. Якщо в установі банку фізособі відкрито поточний рахунок, то картковий рахунок відкривається на підставі заяви на відкриття карткового рахунка і договору. У заяві про відкриття карткового рахунка і отримання платіжної картки за потреби вказуються інші додаткові реквізити, встановлені установою банку або платіжною системою, необхідні для ідентифікації тримача картки, визначення параметрів платіжної картки тощо.
Згідно з укладеними договорами, банк відкриває підприємству синтетичний картрахунок, а в ньому - субрахунки для працівників і видає кожному працівнику платіжну картку.
Правомірність здійснення операцій із зарахування грошових коштів на картрахунки (поточні рахунки) фізосіб у нацвалюті України встановлена пп. 3.1.7 Інструкції №527. Згідно з цим пунктом, на поточні рахунки в нацвалюті фізичних осіб - резидентів зараховуються:
- оплата праці, пенсії, допомоги, авторські гонорари за літературні праці, музичні твори, твори образотворчого мистецтва, за артистичну діяльність, наукові роботи і винаходи;
- виплати страхових і викупних сум, позик на особисте страхування, страхове відшкодування за майновим страхуванням;
- орендна плата за винаймання житлових приміщень, рухомого і нерухомого майна;
- відшкодування збитків, завданих робітникам і службовцям каліцтвом або у разі втрати годувальника;
- кошти у національній валюті за продану іноземну валюту;
- кошти за реалізоване власне майно і за здану сільгосппродукцію;
- інші надходження у випадках, що не суперечать чинному законодавству України.
Своєю чергою, операції із списання грошових коштів з поточних рахунків (картрахунків) фізосіб регулюються пп. 3.1.8 Інструкції №527. Відповідно до пп. 3.1.8, з поточних рахунків у нацвалюті фізосіб - резидентів за розпорядженням власника або за його дорученням здійснюються такі операції:
- розрахунки за надані послуги юридичними і фізичними особами;
- розрахунки за придбані на підприємствах торгівлі товари;
- відрахування до державного і місцевих бюджетів обов'язкових та інших платежів;
- розрахунки за участь у створенні підприємств різної форми власності;
- розрахунки за купівлю і продаж цінних паперів на біржовому або позабіржовому ринку;
- розрахунки за купівлю готівкової іноземної валюти;
- інші операції - у випадках, що не суперечать чинному законодавству України;
- розрахунки за купівлю іноземної валюти за дорученням фізособи, яка виїжджає на постійне місцепроживання за кордон, для подальшого зарахування на її поточний рахунок в іноземній валюті (копії документів про виїзд з України залишаються в уповноваженому банку).
1. Які реквізити обов'язкові для сліпу і квитанції торгового терміналу?
2. Чи звільняється підприємство від використання РРО у разі використання торгового терміналу?
Розрахунки з використанням банківських платіжних карток належать до безготівкової форми розрахунків і здійснюються через банки, які є членами тих або інших платіжних систем.
Підприємство торгівлі і сфери обслуговування, яке хоче залучити до себе покупців - тримачів платіжних карток, повинно укласти договір еквайрингу (обслуговування) з банком - членом відповідної платіжної системи. При укладенні договору обов'язково потрібно звернути увагу на термін, протягом якого банк опрацьовує документи й перераховує підприємству грошові кошти за операціями з БПК, а також на розмір комісійної винагороди, яка при цьому стягується. Відповідно до п. 4.4 Положення №479, розмір комісійної винагороди визначається банком-еквайром самостійно виходячи з правил платіжної системи і своїх тарифів.
Увага!
Крім укладення договору, підприємство повинно придбати обладнання для виписування первинних документів. Відповідно до п. 5.1 Положення №479, при здійсненні операцій з БПК повинні оформлятися розрахункові документи на паперових носіях (сліп або квитанція торгового терміналу), які складаються за місцем проведення операції в необхідній для всіх учасників розрахункової операції кількості примірників.
Сліп друкується за допомогою механічного пристрою - імпринтера, який переносить рельєфні реквізити картки на паперовий документ. Квитанція торгового терміналу друкується спеціальним електронним пристроєм - торговим терміналом.
Згідно з пп. 5.5 Положення №479, сліп, квитанція торгового терміналу, які складаються на підприємстві торгівлі (послуг), повинні мати такі обов'язкові реквізити:
1) ідентифікатор підприємства торгівлі (послуг) або інші реквізити, що дає можливість його ідентифікувати;
2) дату здійснення операції;
3) вид операції (купівля, повернення);
4) суму операції у валюті України;
5) реквізити платіжної картки;
6) код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі (якщо правила розрахунків платіжної системи передбачають складання розрахункових документів із застосуванням платіжних карток без виконання процедур авторизації і, відповідно до них, емітент бере на себе зобов'язання перед еквайром стосовно виконання цих документів, то дія підпункту 6 на ці документи не поширюється);
7) підпис касира у разі оформлення сліпу;
8) підпис тримача платіжної картки (у разі оформлення сліпу - обов'язково, а в разі оформлення квитанції торгового терміналу - якщо це передбачено правилами платіжної системи).
Якщо на підприємстві торгівлі (послуг) застосовується торговий термінал, об'єднаний або поєднаний з ЕККА чи ККС, то цими засобами роздруковується розрахунковий документ, в якому, крім встановлених діючими нормативними актами України реквізитів чека касового апарату, наявні додаткові реквізити, перераховані в п. 5.5 Положення №479 (для ЕККА (ККС), які дають можливість проставляти підпис тримача платіжної картки на першому (або отримувати його копію) й на інших примірниках роздрукованого чека).
Обережно!
Підприємствам торгівлі та послуг слід пам'ятати, що дотримання всіх вищезазначених вимог щодо розрахунків за допомогою платіжних карток є обов'язковим. За недотримання цих вимог, відповідно до ст. 1551 "Порушення порядку проведення розрахунків із споживачами" Кодексу України про адміністративні правопорушення, накладається адміністративна відповідальність. Так, невидача працівниками торгівлі, громадського харчування чи сфери послуг, громадянами, які займаються підприємницькою діяльністю і здійснюють розрахунки із споживачами за реалізацію товарів, виконання робіт, надання послуг, в т. ч. з обміну валюти, громадянам-споживачам касового або товарного чека, квитанції або іншого письмового документа, що засвідчує факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі п'яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85,00 грн).
Дії, вказані вище, здійснені особою, на яку протягом року вже було накладено адміністративне стягнення за такі порушення, тягнуть за собою штраф в розмірі десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170,00 грн).
При розрахунках платіжними картками важливе значення має оподаткування цих операцій.