Документом є носій письмової чи графічної інформації. Він є основним первинним елементом комунікаційної системи проекту.
Залежно від призначення документи мають різну форму. Але обов'язковим для всіх документів, як формальних так і неформальних, є такі реквізити:
Автор документа (посада, прізвище й ініціали).
Дата складання документа.
Адресат (кому документ призначається).
Документація може бути класифікована в такий спосіб:
установча (устав та інші установчі документи);
інвестиційна (бізнес-плани, обґрунтування інвестицій, техніко-економічні обґрунтування й ін.);
проектно-конструкторська (креслення, специфікації й ін.);
проектно-кошторисна (проекти організації робіт, кошториси й ін.);
нормативно-технічна (стандарти, норми, правила й ін.);
документація з якості;
техноробоча (інструкції, технологічні карти й ін.);
організаційно-розпорядницька:
а) організаційна (організаційна структура, матриці відповідальності, положення про підрозділи, про менеджера проекту, правила внутрішнього розпорядку й ін.);
б) розпорядницька (накази, розпорядження, указівки, інструкції та ін.);
інформаційно-довідкова (протоколи, акти, листи, довідки й ін.);
планова (плани проекту, календарні графіки, сіткові графіки, гістограми, таблиці й ін.), у тому числі прогнозна;
звітна (баланси проекту й підприємств-учасників, звіти про витрати й ін.);
облікова (плани рахунків, головна книга й інші реєстри бухгалтерського чи управлінського обліку й ін.);
розрахунково-платіжна (розрахункові відомості, чекові книжки, платіжні доручення й ін.);
контрактна (договір про наміри, договори (контракти), акти прийняття-завдання, протоколи узгодження ціни та ін.);
транспортна (накладні, маршрутні листи та ін.);
документація стратегічного характеру (стратегічні цілі проекту, концепція проекту, політика в сфері якості, кадрів та ін.);
документація загального характеру.
Проект чи фаза, після якої або проект досягає своїх цілей, або уривається з якихось причин, вимагає закриття. Адміністративне закриття складається з перевірки і документування результатів проекту з метою формалізації приймання продукту проекту інвестором, клієнтом або споживачем.