Основна мета досудового врегулювання господарських спорів – усувати або попереджати негативний вплив на виробництво з боку контрагентів підприємства шляхом застосування до них правових норм.
Відповідно до ст. 5 ГПК України сторони застосовують заходи досудового врегулювання господарського спору за домовленістю між собою. Це може бути передбачено цивільно-правовим договором, коли суб’єкти правовідносин добровільно обирають засіб захисту своїх прав. Досудове врегулювання спору можливе також за умови волевиявлення кожного з учасників правовідносин і за відсутності в договорі застереження щодо такого врегулювання спору. Обрання певного засобу правового захисту є правом, а не обов’язком особи, яка добровільно, виходячи з власних інтересів, його використовує. Встановлення законом обов’язкового досудового врегулювання спору обмежує можливість реалізації права на судовий захист.
Порядок досудового врегулювання спорів визначається ГПК України, якщо інше не встановлено чинним на території України законодавством, що регулює конкретний вид господарських відносин.
Пред’являючи претензії, одне підприємство вказує іншому на його неправильні дії або помилки, які неправомірно зачіпають його інтереси, і вимагає їх усунення або виправлення добровільно, посилаючись при цьому на нормативний акт і фактичні обставини справи. У цьому полягає суть кожної претензії. І якщо підприємство-контрагент задовольняє пред’явлену претензію, то відпадає потреба передавати справу для розв’язання до судових органів.
Претензійна робота на підприємстві спрямована на вирішення завдань:
- відновлення порушених прав та захист законних інтересів підприємства;
- виявлення причин та умов невиконання завдання і зобов’язання, виготовлення продукції неналежної якості, крадіжок майна, безгосподарності та інших порушень;
- попередження порушень державної, планової, договірної дисципліни та чинного законодавства;
- поліпшення економічних показників господарської діяльності підприємства;
- відшкодування за рахунок винних осіб завданих підприємству збитків.
Практика юридичних служб визначила загальні методи й прийоми претензійної роботи, її організаційні форми. На кожному підприємстві повинен бути виданий наказ або інструкція про порядок організації та ведення претензійно-позовної роботи, де визначався б підрозділ або посадова особа, що має підготувати претензію в разі порушення договору. Цей підрозділ або посадова особа мають право вимагати від інших підрозділів матеріали, необхідні для пред’явлення претензій або підготовки відповіді на неї (додаток А ).
До функцій юридичної служби належать: контроль за правильністю претензійної роботи; підготовка керівництву пропозицій щодо усунення недоліків у претензійній роботі підрозділів і посадових осіб.
На кожному підприємстві мають бути організовані належна реєстрація та облік претензій і позовів, що, по-перше, забезпечує зберігання документів, а по-друге, дає змогу періодично аналізувати стан справ на підприємстві: установлювати причини пред’явлення претензій, рівень їх задоволення і на цій основі розробляти необхідні пропозиції та заходи щодо їх усунення. Як правило, на підприємстві претензії та позови реєструють юридичні служби шляхом журнальної форми ведення обліку. В першому журналі ведеться облік претензій і позовів, пред’явлених підприємством, у другому – пред’явлених до підприємства (додатки Б – Е).
Підприємства, що порушили майнові права та законні інтереси інших підприємств, зобов’язані поновити їх, не чекаючи пред’явлення претензії, якщо пред’явлення її передбачене договором. Якщо пред’явлення претензії не передбачене договором, сторона, права якої порушені, має право за їх захистом звернутися безпосередньо до господарського суду, якщо інше не передбачено законом.
Підприємства, права і законні інтереси яких порушені, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав та інтересів звертаються до нього з письмовою претензією.
У претензії зазначають:
1) повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, яким претензія пред’являється; дата пред’явлення та номер претензії;
2) обставини, на підставі яких пред’явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; посилання на відповідні нормативні акти;
3) вимоги заявника;
4) сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці; платіжні реквізити заявника претензії;
5) перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів.
Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватися до претензії із зазначенням про це в претензії.
Претензія підписується повноважною особою підприємства, організації або їх представником та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом або вручається під розписку (додатки Е–М).
Претензія розглядається в місячний строк, який відраховується з дня одержання претензії, якщо інше не передбачено договором.
У тих випадках, коли обов’язковими для обох сторін правилами або договором передбачено право повторної перевірки забракованої продукції (товарів) підприємством-виготовлювачем, претензії, пов’язані з якістю та комплектністю продукції (товарів), розглядаються впродовж двох місяців, якщо інше не передбачено договором.
Якщо до претензії не додані всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребуються у заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше п’яти днів, не враховуючи часу поштового обігу. При цьому хід строку розгляду претензії зупиняється до одержання витребуваних документів чи закінчення строку їх подання. Якщо витребувані документи у встановлений строк не надійшли, претензія розглядається за наявними документами.
Під час розгляду претензії підприємства та організації за необхідності повинні звірити розрахунки, провести судову експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору.
Підприємства та організації, що одержали претензію, зобов’язані задовольнити обґрунтовані вимоги заявника.
Про результати розгляду претензії заявника повідомляється в письмовій формі.
У відповіді на претензію зазначають:
1) повне найменування й поштові реквізити підприємства, яке дає відповідь, та підприємства, якому надсилається відповідь; дату й номер відповіді; дату й номер претензії, на яку дається відповідь;
2) коли претензію визнано повністю або частково – визнану суму, номер і дату платіжного доручення на перерахування цієї суми чи строк та спосіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;
3) коли претензію відхилено повністю або частково – мотиви відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти й документи, що обґрунтовують відхилення претензії;
4) перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.
Коли претензію відхилено повністю або частково, заявнику мають бути повернуті оригінали документів, одержаних із претензією, а також надіслані документи, що обґрунтовують відхилення претензії, якщо їх немає у заявника претензії.
Відповідь на претензію підписується уповноважною особою підприємства, організації або їх представником та надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку (додатки Н, П).
Якщо претензію про сплату грошових коштів, до якої додано платіжну вимогу-доручення, визнано повністю або частково, у платіжній вимозі-дорученні зазначається визнана сума.
Платіжні вимоги-доручення виконуються установами банків у порядку, встановленому Національним банком України.
У практиці претензійно-позовної роботи найчастіше розглядаються претензії, що виникають через:
- порушення договорів поставки продукції (товарів), сировини і матеріалів, устаткування і машин;
- порушення договору перевезення вантажів залізницею, морським, річковим, повітряним та автомобільним транспортом;
- невиконання або неналежне виконання договору підряду;
- порушення умов надання підприємством різних послуг;
- розірвання договорів оренди майна і землі.
Узагальнення й аналіз результатів розгляду судових справ, вироблення пропозицій щодо усунення виявлених недоліків є одним із функціональних обов’язків юридичних служб. Систематично юридична служба повинна аналізувати претензійну роботу та узагальнювати її результати. Така робота має плануватися. Узагальнення результатів дає змогу визначити та здійснити заходи з усунення недоліків у господарській діяльності підприємства. У загальному аналізі, де розкриваються невиробничі витрати підприємства, підбиваються підсумки роботи з відшкодування збитків шляхом отримання грошових сум за пред’явленими претензіями. Поряд із цим юридична служба поглиблено вивчає окремі категорії справ.
Особливу увагу на підприємстві слід приділяти категоріям справ, що викликають найбільше занепокоєння. Вивчивши й узагальнивши претензійну та судову практику за окремими категоріями справ або підбивши підсумки цієї роботи за певний період, юридична служба подає матеріали з відповідними висновками і пропозиціями керівництву підприємства.
Матеріали узагальнення претензійної роботи рекомендується обговорювати на засіданнях керівництва підприємства. При цьому роботу з підготовки цих матеріалів слід виконувати разом із працівниками відповідних служб і структурних підрозділів з метою поглибленого вивчення причин спорів.
Порядок досудового врегулювання господарських спорів не поширюється на спори:
- про визнання договорів недійсними;
- про визнання недійсними актів державних та інших органів, підприємств та організацій, які не відповідають законодавству і порушують права та охоронювані законом інтереси підприємств та організацій;
- про стягнення заборгованості за опротестованими векселями;
- про стягнення штрафів Національним банком України з банків та інших фінансово-кредитних установ;