Відповідно до законодавства України в державі, крім обліку платників податків ? юридичних осіб, ведеться облік платників податків ? фізичних осіб.
До 1996 р. реєстрації підлягали тільки громадяни ? суб'єкти підприємницької діяльності без права юридичної особи.
Для обліку платників, які мали доходи не тільки за місцем основної роботи, і стану їх розрахунків з бюджетом велася «Алфавітна книга», яка була обліковим реєстром. Інформація вносилася до книги на підставі довідок, що надходили від підприємств, організацій і фізичних осіб ? суб'єктів підприємницької діяльності про отримані громадянами доходи і виплачені суми прибуткового податку. Таким чином, облік охоплював лише визначені категорії платників.
22 грудня 1994 р. був прийнятий Закон України «Про державний реєстр фізичних осіб — платників податків й інших обов'язкових платежів». Цей реєстр був створений 1 січня 1996 р. і передбачає облік усіх громадян ? платників незалежно від джерела їхніх доходів. Таким чином, поряд із громадянами, що отримують доходи не за місцем основної роботи і від підприємницької діяльності, до Державного реєстру вносяться також громадяни, що одержують доходи тільки за місцем основної роботи.
Кожній особі в державному реєстрі привласнюється окремий ідентифікаційний номер, без якого з 1 січня 1998 р. неможливі відкриття розрахункового рахунка в банку й одержання зарплати. Установи банків здійснюють операції на розрахункових рахунках фізичних осіб (крім анонімних валютних рахунків і рахунків фізичних осіб — нерезидентів) тільки при наявності в них ідентифікаційних номерів державного реєстру фізичних осіб — платників податків.
Свідчення про державну реєстрацію є підставою для відкриття розрахункового, валютного й іншого рахунків в установах банків та виготовлення печаток і штампів. На печатках і штампах обов'язково вказується ідентифікаційний код суб'єкта підприємницької діяльності.
Отже, створення Державного реєстру фізичних осіб ? платників податків забезпечує: ? повний облік фізичних осіб ? платників податків, організацію автоматизованої обробки інформації про сплату податків і зборів; ? взаємодію державних податкових органів з мєтою забезпечення контролю за правильністю і своєчасністю сплати податків; ? організацію нормативно-інформаційного забезпечення для
взаємодії державних податкових органів з іншими державними органами.
Державний реєстр створюється вищим рівнем ДПС і складається з інформаційного фонду, що є в базах даних податкових органів усіх рівнів. До інформаційного фонду Державного реєстру надходить така інформація: ? індивідуальні ідентифікаційні номери, що привласнюються фізичним особам ? платникам податків і зберігаються за ними протягам життя; ? загальні відомості про фізичних осіб; ? інформація про сплату фізичними особами податків і обов'язкових платежів.
Джерелами формування інформаційного фонду є: ? дані державних податкових інспекцій по районах, районах у містах без районного поділу про фізичних осіб ? платників податків та інших обов'язкових платежів; ? інформація підприємств, установ, організацій всіх форм власності, включаючи Національний банк України та його установи, комерційні банки, інші фінансово-кредитні установи, фізичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності про суми виплачених фізичним особам доходів і утриманих з них податків та інших обов'язкових платежів; ? інформація виконавчих комітетів місцевих рад народних депутатів та інших органів, уповноважених проводити державну реєстрацію (ліцензування) фізичних осіб ? суб'єктів підприємницької та іншої діяльності; ? відомості міських і районних відділів (управлінь) внутрішніх справ про громадян, які прибули на проживання в зазначений район або місто чи вибули; відомості відділів реєстрації актів громадського стану виконавчих комітетів місцевих рад народних депутатів про громадян, що померли.
Під час внесення до державного реєстру варто враховувати також такі моменти: ? якщо у фізичної особи є основне місце роботи, то вона зобов'язана заповнити облікову картку, що передається бухгалтерією підприємства до податкових органів; ? якщо громадянин не має основного місця роботи, але одержує доходи чи є суб'єктом підприємницької діяльнос-ті, він зобов'язаний самостійно з'явитися в органи ДПІ за місцем проживання, заповнити облікову карту для одержан-ня ідентифікаційного номера. Таким чином, ведення Державного реєстру фізичних осіб зумовлює такі функції податкових органів: ? забезпечення підприємств, організацій, фізичних осіб ? суб'єктів підприємницької діяльності, які використовують працю найманих робітників, бланками відповідних документів, а також інструктивними матеріалами про порядок передачі інформації в податкові органи; ? перевірка документів, що надійшли від підприємств, з погляду правильності та повноти заповнення; ? комп'ютерна обробка інформації; ? надсилання повідомлення після присвоєння ідентифікаційних номерів фізичним особам про необхідність з'явитися у податковий орган для отримання ідентифікаційного номера; ? видавання довідок з ідентифікаційним номером з обов'язковою реєстрацією факту видачі у спеціальному журналі.
Ідентифікаційний номер Державного реєстру є обов'язковим для використання підприємствами, установами, організаціями всіх форм власності у разі: ? виплати доходів, з яких утримуються податки та інші обов'язкові платежі згідно з чинним законодавством України; ? укладення цивільно-правових угод, предметом яких є об'єкти оподаткування і щодо яких виникають обов'язки сплати платежів; ? відкриття рахунків в установах банків.
Операції, проведені без застосування ідентифікаційних номерів, вважаються недійсними.
Також органами ДПС ведеться облік фізичних осіб ? суб'єктів підприємницької діяльності.
Фізична особа ? суб'єкт підприємницької діяльності після одержання свідоцтва про державну реєстрацію зобов'язана у п'ятиденний термін звернутися в органи державної податкової служби за місцем проживання, щоб стати на податковий облік.
Для взяття на податковий облік фізичною особою ? підприємцем у податкову інспекцію подаються такі документи: ? заява за формою № 5-ОПП;
? копія свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності ? фізичної особи; ? документ, що посвідчує особу (паспорт).
Працівники підрозділів з обліку платників податків до взяття суб'єкта підприємницької діяльності на облік як платника податків перевіряють подані документи, дані із заяви за формою № 5-ОПП заносять до Реєстру фізичних осіб.
Після взяття платника податків на облік органи Державної податкової служби видають йому довідку за ф. № 4-ОПП. Облікова справа з описом документів на другий день після взяття платника податків на облік закріплюється за інспектором, про що робиться відмітка в журналі за ф. № 7-ОПП. Реєстраційна і звітна частини облікової справи зберігаються в підрозділі з питань оподаткування фізичних осіб.
Юридичні та фізичні особи — суб'єкти підприємницької діяльності, що підпадають під визначення платників податку на додану вартість згідно зі ст. 2 Закону України «Про податок на додану вартість», зобов'язані додатково зареєструватися як платники такого податку.