3.5. Методика і техніка розробки форм носіїв облікової інформації
Значна кількість носіїв — первинних документів і реєстрів — типові й уніфіковані. Якщо типових або уніфікованих форм немає, розробляють власні форми. При цьому керуються загальними вимогами і методичними рекомендаціями:
а) розташовують поряд реквізити, які заповнює або обробляє одна особа, графи реквізитів, що перебувають у арифметичній та логічній залежності, графи тексту та коду тощо;
б) довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа;
в) додержують вимог законодавчих актів.
Необхідно також визначити належність документа до топологічної структури обліку, характер, призначення, склад потрібних документів, рух у процесі обробки, осіб, які повинні взяти участь в обробці, кількість примірників.
Комплекс робіт з визначенням змісту форми носіїв облікової інформації умовно можна розподілити на такі етапи:
визначення основних характеристик майбутньої форми;
вибір необхідних реквізитів;
попереднє проектування зон розміщення інформації;
вибір форми розміщення реквізитів у зони;
компонування елементів інформації у ланки, а ланок — у зони;
монтаж форми у цілому;
креслення ескіза;
розрахунок загальної площі та вибір формату;
редагування;
оформлення.
Наприклад, при розробці лімітно-забірної карти на першому етапі визначають призначення документа, місце і час його складання, спосіб відображення господарських операцій, складання та обробки.
Зміст другого етапу розробки —це вибір реквізитів, які поділяють на дві групи: які обробляють (кількість, ціна тощо) та які не обробляють (назва, підпис тощо). Усі реквізити, що обробляють, поділяють на чотири підгрупи: групувальні, довідкові, кількісні, вартісні.
До групувальних належать номенклатурний номер, вид операції, до довідкових — назва підприємства, номер картки, період, на який виписують документ (наприклад, лімітно-забірна картка).
Кількісні реквізити — це позначення одиниці, ліміт і дата видавання тощо. До вартісних належать ціна за одиницю, загальна вартість.
До реквізиту, що не обробляють, відносять підпис.
Для кожної групи реквізитів на формі відводиться окрема зона.
При розміщенні реквізитів слід враховувати такі особливості:
послідовність розміщення їх має бути такою, яка передбачена для введення в комп’ютер;
логічний і арифметичний зв’язок їх;
зручність запису;
легкість для читання.
Загальну площу аркуша розраховують обчисленням його довжини (горизонтально) та висоти (вертикально). Довжина аркуша складається з розміру його бічних полів, підсумку розмірів граф (рубрик) та товщини усіх вертикальних ліній. Такий розрахунок роблять на одному із «поверхів» форми. Аналогічний розрахунок виконують за шириною аркуша.
Перед тим як остаточно викреслити форму макета документа, потрібно скоригувати розміщення окремих елементів реквізитів на аркуші.
Після визначення розміру бланка попередньо викреслюють у кожній зоні кожний елемент. Потім вибирають форму розміщення реквізитів і формат.
Застосовують такі форми розміщення реквізитів:
а) анкетну (аркуш ділять на дві частини — ліву та праву: у лівій частині розміщують реквізити, а в правій — відповіді, записи на бланку);
б) зональну (документ розділяють на зони горизонтальними та вертикальними лініями);
в) табельну, або табличну (у кожній зоні носія утворюється таблиця з графами по вертикалі та рядками по горизонталі);
г) комбіновану.
Особливості вибору носіїв облікової інформації в умовах використання ПК та функціонування АРМ бухгалтера. В умовах використання ПК та функціонування АРМ бухгалтера первинний документ може бути зафіксований як на людиночитальному, так і на машиночитальному носії, що потребує автоматизації всіх операцій процесу документування первинної облікової інформації. У першому випадку необхідно створити і машиночитальний носій первинних даних, у другому — обидві властивості задовольняються єдиним носієм.
Документування первинної облікової інформації в умовах використання АРМ бухгалтера — процес функціонально неоднорідний і реалізується виконанням таких функцій:
реєстрація, тобто фіксація, первинних даних на паперовому носії з одночасним реєструванням на машинному;
передавання, тобто послідовне проходження, первинного документа (для відображення його даних) по руху реєстрації і формування;
формування, тобто послідовне агрегування (доповнення), первинного документа необхідними реквізитами.
Носії первинних облікових даних повинні забезпечити можливість: фіксації первинних даних на місцях виконання їх за допомогою ПК; збереження даних носієм у вигляді, в якому їх було на ньому зареєстровано, протягом установленого строку без спеціальних засобів захисту і відновлення; сприйняття зареєстрованих даних на місцях їх використання.
Суттєвими характеристиками організації підготовки машинного носія є:
умовна реєстрація первинних даних на машинному носії;
умови передавання машинного носія;
властивості носія, використання машиночитального носія як первинних даних;
інформаційний зміст машинного носія.
Порядок оформлення машиночитаних первинних документів при використанні АРМ бухгалтера має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за юридичну правомочність їх, достовірність і точність облікових даних.
Машиночитаний первинний обліковий документ повинен містити відомості, давати змогу одночасно ідентифікувати всі його реквізити: найменування, номер, дату, місце здійснення, зареєстровані у ньому господарські операції, осіб, відповідальних за створення документа, та ін.
Найменування документа, зміст господарських операцій фіксують у документі за допомогою кодів і довідкової інформації.
Допускається не фіксувати в машиночитаному документі характеристики господарських операцій, що являють собою виробничу інформацію, яка створюється на основі нормативно-довідкової інформації або за допомогою розрахунків.
Підписи осіб, відповідальних за складання машиночитаних первинних документів, можуть бути замінені спеціальним кодом (паролем). Мова коду конкретної особи має бути зареєстрована в установленому порядку.
На підприємствах розробляють порядок створення машиночитаних документів, регламентуючи: порядок оформлення (реєстрації) та послідовність їх проходження; склад інформації, яку реєструють на кожному АРМ; способи автоматизації інформації документа та умови, що забезпечують правильність і достовірність авторизації.
Машиночитані первинні облікові документи використовують на підприємствах, не їх перетворюючи у людиночитану форму. Разом з тим передбачають можливість створення паперових копій машиночитаного документа. При цьому на них має бути вказівка про те, що це копії машиночитаного документа. Для надання паперовій копії юридичної сили її затверджують підписом.
В разі введення даних з машиночитаних документів на екрані дисплея можуть мати місце три варіанти відображення і розміщення реквізитів:
реквізити заповнюються на зразку документа, заповнюються послідовно розміщені реквізити бухгалтерського документа;
висвічується форма (зразок) документа і внизу його реквізити; реквізити потім автоматично переносяться у форму документа.
Заключний етап розробки являє собою остаточне компонування всіх елементів певного документа та викреслення його на міліметровому папері у натуральну величину. Це дає змогу визначити майбутній формат документа.
До кожного документа розробляють короткі вказівки про порядок його складання, кількість примірників і напрям їх використання.
Організація забезпечення формами паперових носіїв інформації здійснюється за такими каналами:
а) централізовано;
б) придбання бланків у магазинах;
в) виготовлення бланків на замовлення у друкарнях.
Для того щоб не допустити зривів у роботі, потрібно заздалегідь спланувати необхідну кількість бланків на рік та своєчасно подати замовлення у відповідні організації, друкарні.
Для нормального функціонування бухгалтерії треба мати приблизно 5—6-місячний запас бланків.
Зберігання й облік. За способом зберігання носії облікової інформації поділяють на звичайні і суворої звітності.
Звичайні паперові носії облікової інформації зберігають і обліковують як канцелярські приладдя. Документи (форми) суворої звітності нумерують друкарським методом і комплектують. Наказом (розпорядженням) керівника призначається відповідальна особа.
Машиночитані бухгалтерські документи (на дискетах) разом з описом в людиночитаній формі передають у спеціальній упаковці, яка забезпечує захист їх від пошкодження та організацію доступу до них.