загрузка...
 
РОЗДІЛ 5. Етапи написання та управління проектом 5.1. Етапи  написання  проекту.
Повернутись до змісту

РОЗДІЛ 5. Етапи написання та управління проектом 5.1. Етапи  написання  проекту.

Коли ми формуємо якийсь проект, ми асоціюємо його зі стратегією і тактикою діяльності нашого підприємства.

За висловом канадського експерта в галузі менеджменту Генрі Мінцберга у стратегії будь-якого підприємства, організації втілено 4 "Р":

1.            Perspective "перспективи": бачення власної діяльності:

-              світогляд, визначений у головних засадах діяльності;

-              загальна мета;

-              цінності;

-              поведінка.

2.            Position "місце, позиція": ніша, яку займає підприємство, організація на ринку, у секторі суспільства:

-              де працює;

-              у якому сегменті ринку, секторі суспільства (1, 2 чи 3);

-              на якому рівні (місто, регіон, країна, тощо).

3.            Patterns "комбінації": моделі поведінки та діяльності підприємства, організації, їх розподіл у часі.

4.            Plans "плани": плани, цілеспрямовано обрана діяльність на майбутнє.

Саме тому проект необхідно формувати виходячи саме зі стратегії діяльності підприємства.

При цьому врахувати методи управління проектами, які дозволяють:

-              визначити цілі проекту і навести його обґрунтуванняз'ясувати структуру проекту (підцілі, основні етапи роботи, які належить виконати);

-              визначити необхідні обсяги і джерела фінансування;

-              підібрати виконавців, в тому числі через процедури торгів і конкурсівпідготувати й укласти контракти;

-              визначити строки виконання проекту, скласти графік його реалізації, розрахувати необхідні ресурси;

-              розрахувати кошторис і бюджет проекту, планувати і враховувати ризики;

-              забезпечити контроль за ходом виконання проекту.

Ці методи управління проектами включають такі, як сітьове планування й управління, календарне планування, логістику, стандартне планування, структурне планування, ресурсне планування, імітаційне моделювання на ЕОМ, тощо.

Для того, щоб започаткувати проект, необхідно визначити чому саме ми вирішуємо скористатися проектним методом управління, тобто встановити причини виникнення проекту. Основними причинами виникнення проекту можуть бути:

1.            Незадоволений попит.

2.            Надлишкові ресурси.

3.            Ініціатива (підприємців, представників громади).

4.            Реакція на певний тиск, в тому числі політичний.

5.            Інтереси інвесторів (кредиторів, грантодавців).

Тому в процесі та по завершенню формування проекту, мають бути визначені та отримані відповіді на наступні основні питання:

1.            Мета та об'єкт інвестування (фінансування, кредитування), місце, район розміщення.

2.            Продукція (результат) проекту характеристика й обсяг випуску (реалізації, надання).

3.            Термін окупності.

4.            Доходність проекту (соціальна ефективність).

5.            Призначення, потужність і основні характеристики об'єкту по проекту.

6.            Передбачувані джерела і схема фінансування.

Це є той перелік питань, який в обов'язковму порядку має бути висвітлений у проекті. За умов достатності і достовірності вищезазначеної інформації проект може бути прийнятий до реалізації і, відповідно, до фінансування.

Але не завжди проект може бути прийнятим до реалізації і, відповідно, до фінансування. Визначимо причини, за якими проект може бути відхилений:

1.            Недостатній попит на продукцію (послуги) проекту чи відсутність його реальних переваг перед аналогічними видами продукції (послугами).

2.            Занадто висока вартість (економічна, соціальна, екологічна, тощо) або масштаб проекту.

3.            Відсутність необхідних гарантій з боку замовника проекту, в тому числі відсутність гарантій уряду.

4.            Невідповідність наявних технологій необхідним для здійснення проекту.

5.            Надмірний ризик.

6.            Висока вартість матеріальних ресурсів (наприклад, сировини) по проекту.

7.            Надмірні витрати проекту, в тому числі і експуатаційні, порівняно з очікуваними вигодами.

Основними характеристиками проекту є:

1.            Наявність альтернативних (технічних) рішень.

2.            Попит на продукцію (послуги) проекту.

3.            Тривалість проекту (у тому числі його інвестиційної фази).

4.            Оцінка рівня базових, поточних і прогнозних цін на продукцію (послуги) проекту.

5.            Перспективи експорту продукції (обміну, надання послуг) проекту.

6.            Складність проекту.

7.            Вихідна документація, дозволи.

8.            Інвестиційний клімат у районі реалізації проекту.

9.            Співвідношення витрат і результатів проекту.

Зазначимо, що написання проекту відноситься до першопочаткової фази проекту. Воно має принципове значення для потенційного інвестора (кредитора, грантодавця).

Написання проекту асоціюють із наступними етапами:

При написанні проекту слід завжди пам'ятати правило співвідношення за часом і вартістю:

Більш тривалий за часом проект вимагає більш значних матеріальних та людських ресурсів.

Розглянемо основні визначення та положення даних етапів.

При формуванні проекту виокремлюють генеральну мету (місію) проекту від цілей інших "рівнів", підцілей, завдань, дій і результатів.

Місія це головна мета проекту, чітко виражена причина його існування. Вона деталізує статус проекту, забезпечує орієнтири для визначення цілей наступних рівнів.

Таблиця 5.1.1

Говорять також, що місія це головне завдання проекту з точки зору його майбутньої продукції, його найважливіших ринків та пріоритетних технологій.

Місія це короткий абзац, як правило з одного речення, який містить головне спрямування, узагальнену ціль підприємства, організації.

Без визначення місії як орієнтира, керівники б брали за основу для прийняття рішень лише свої індивідуальні цінності. Результатом могло б бути скоріше розпорошення зусиль, а не єдність цілі, що має вагоме значення для успіху організації.

Формування місії визначають:

1)            клієнти споживачі продукції проекту;

2)            потреби;

3)            продукція товари, послуги;

4)            цінності.

Питання визначення кінцевих споживачів продукції проекту, наявної потреби у продукції проекту та її характеристики детально вивчається при проведенні комерційного аналізу проекту. Питання цінностей проводиться у рамках соціального аналізу проекту.

Це пов'язано з тим, що наші цінності формуються нашим досвідом, освітою і соціально-економічним становищем.

Цінності, або те відносне значення, яке ми надаємо речам і явищам, спрямовують і орієнтують керівників, коли вони стоять перед необхідністю прийняття критичних рішень.

Вчені Гут і Тагірі встановили шість ціннісних орієнтацій, які впливають на прийняття управлінських рішень:

Таблиця 5.1.2.

 

Прикладом місії громадської організації може бути: "сприяння становленню громадянського суспільства в Україні шляхом розвитку інфраструктури третього сектора через надання різнопланової допомоги громадським організаціям" або "підвищення суспільної, політичної та культурної активності молоді, активізація участі молоді у процесах державного життя".

Опис діяльності в рамках проекту має передбачати опис "існування" підприємства, організації, особливо в останні роки. Робиться перелік успішно реалізованих проектів, їх короткий опис (6-8 слів), термін реалізації, навіть джерело фінансування (наприклад, "за фінансової підтримки Міжнародного республіканського інституту США", "… ЄБРР", "… МФВ",  тощо).

Стратегія проекту головна ланка у виробленні напрямку дій з метою отримання визначених місій та системою цілей результатів проектів.

Підготовку стратегії проекту можна умовно розділити на три послідовні процедури:

1.            Стратегічний аналіз.

2.            Розробка та вибір стратегії.

3.            Реалізація стратегії.

Стратегічний аналіз починається з аналізу зовнішнього та внутрішнього середовища. Для цього проводиться так званий SWOT-аналіз:

-              Strengthes "сили", переваги;

-              Weaknesses "слабкості", вади;

-              Opportunities можливості;

-              Threats загрози, перешкоди.

Схематично, матрицю SWOT-аналізу можна зобразити наступним чином (рис. 5.1.1.).

 

Рис. 5.1.1. Матриця SWOT-аналізу

З боку зовнішнього середовища можна очікувати або загрози, або можливості для реалізації проекту.

З боку внутрішнього середовища можна очікувати або слабкості, або

сильні сторони для реалізації проекту.

До чинників зовнішнього середовища відносять:

1)            технологічні (рівень існуючих та наявність нових технологій);

2)            ресурсозабезпеченість (наявність, доступ);

3)            економічні (інфляція, процентні ставки, курси валют, податки);

4)            обмеження державного сектора (ліцензування, законотворчість);

5)            соціальні (рівень безробіття, традиції, вподобання, стать, вік);

6)            політичні (зовнішня, внутрішня, економічна);

7)            екологічні (рівень забрудненості, заходи);

8)            конкуренти (кількість, розміри, сила).

Внутрішнє середовище включає:

1)            цільові ринки (ніша, в якій працює фірма, коло її потреб);

2)            маркетинговідослідження(наявністьспеціалістів,бюджетмаркетингу);

3)            збут (обсяг продажів, знижки);

4)            канали розподілу (як, через кого продається);

5)            виробництво (обладнання, технологія, площі);

6)            персонал (кваліфікація, чисельність, мотивація, корпоративна культура);

7)            постачання (постачальники, умови і системи постачання);

8)            дослідження та розробка НДДКР (рівень, бюджет);

9)            фінанси (структура капіталу, обіговість, ліквідність, фінансовий стан);

10)          номенклатура продукції (ступінь диверсифікації);

11)          розробку стратегії, виходячи з місії, цілей організації, на основі результатів SWOT-аналізу.

Розробка та вибір стратегії здійснюється на трьох різних організаційних рівнях:

1.            Корпоративна стратегія загальні напрямки розвитку, тобто стратегія росту збереження або скорочення.

2.            Ділова стратегія стратегія конкуренції конкретного товару на конкретному ринку).

Стратегія проекту розробляється в рамках ділової стратегії, тобто відповідає на питання, яким чином продукція проекту буде конкурувати на ринку. Очевидно, що вибір стратегії проекту повинен існувати в рамках вже обраного загального напрямку розвитку організації. При розробці ділової стратегії виконують три основних підходи:

-              стратегію лідерства у витратах;

-              стратегію диференціації унікальності з будь-якого напрямку;

-              стратегію концентрації на визначених напрямках на групі покупців, номенклатурі виробів і географії їх збуту.

3. Функціональна стратегія (розробляється для кожного функціонального підрозділу з метою конкретизації обраної стратегії проекту).

Таким чином, при визначенні стратегії проекту необхідно звернути увагу на основні аспекти:

1.            Географічне місце розташування, в якому буде діяти проект.

2.            Вибір корпоративної стратегії.

3.            Вибір позиції на ринку (долі ринку) і розрахунок часу, який вимагається для досягнення даної мети.

4.            Становлення основного співвідношення "продукт-ринок" для розробки концепції маркетингу.

5.            Функціональне призначення та сфера застосування продукції яка планується до випуску.

6.            Вибір оптимальної групи клієнтів.

7.            Основні якості продукції, які сприяють успіху, з урахуванням фактичних чи потенційних конкурентів.

8.            Використання виключно власних засобів для забезпечення посилення становища на ринку або об'єднання зусиль з іншими компаніями.

Реалізація стратегії має на меті, в першу чергу, необхідність визначення змін в організаційній структурі та культурі. Тому необхідно створити спеціальні координаційні механізми у доповнення до організаційної структури управління: проектні, міжпроектні (програмні), венчурні (для проектів із високим рівнем ризику) групи.

Суттєвим елементом стратегії є фактор так званої організаційної культури, що включає:

-              бачення (філософію) організації;

-              цінності, які домінують;

-              норми та правила поведінки;

-              очікування майбутніх змін;

-              процедури та ритуали поведінки.

Також необхідно зважити на організаційну структуру управління проектом. Адже реалізація проекту відбувається в рамках організації, структура якої значною мірою впливає на успіх проекту (функціональна, дивізіональна, проектна, матрична структури).

Формування стратегії проекту напряму пов'язане з попереднім плануванням діяльності в рамках проекту.

При написанні проекту необхідно враховувати, що до оточення проекту також відносяться (рис. 5.2.1):

1.            Наука, яка включає:

-              знання і досвід із реалізації проекту;

-              сфера законодавства;

-              знання і досвід із розробки проекту;

-              досвід і методи будівництва;

-              інженерні знання і досвід.

2.            Техніка, яка включає:

-              зона реалізації проекту;

-              правова зона;

-              зона розробки проекту;

-              зона будівництва;

-              зона інжинірингу.

3.            Економіка:

-              трудові ресурси;

-              фінансова зона;

-              зона закупок і поставок;

-              зона землекористування;

-              виробнича зона.

4.            Політика:

-              ринок праці;

-              ринок капіталу;

-              ринок сировини;

-              ринок землі;

-              ринок засобів виробництва.

5.            Суспільство.

 

Рис. 5.2.1. Оточення проекту

Так, наприклад, у практиці планування вивченню підлягають три аспекти оточення проекту:

-              політичний, а саме ставлення держаної та місцевої влади до проекту;

-              територіальний, який включає вивчення конкурентних пропозицій на ринку аналогічної продукції;

-              екологічний, який пов'язаний з необхідністю забезпечення екологічної безпеки проекту.

Результати проведеного SWOT-аналізу використовуються при проведенні попереднього аналізу здійсненності проекту, а саме його експертної оцінки. На підставі проведеного аналізу та з урахуванням обраної стратегії фор-

мується резюме проекту.

У резюме дається короткий опис проекту та включаються наступні розділи:

1.            Обґрунтування проекту (наміри).

У даному розділі дається короткий опис-характеристика існуючої ситуації з проблемного питання на ринку взагалі та зокрема, на тому сегменті ринку, де планується реалізація цього проекту. Дається короткий виклад того, як будуть досягатися заплановані цілі, тобто дається пропозиція та шляхи її вирішення. Використовуються фрази типу: "Тому стає потрібним….", "Саме тому необхідно….", тощо.

2.            Мета наводяться довгострокові та короткострокові цілі.

Окреслюється те, що ви плануєте зробити. Власне кажучи, те, до чого ви прагнете, і є довгостроковою ціллю. Ви "робите інвестиції" у власне майбутнє і майбутнє оточуючих. Шляхи, якими ви будете цього досягати і є короткостроковими, тобто з кожним кроком ви ставатимете ближче до свого майбуття. При описанні використовуються фрази типу: "Зробити те-то і те-то, шляхом….".

3.            Аудиторія проекту.

Описується на кого чи на що розрахований проект. Використовується фраза типу: "проект спрямований…".

4.            Аспект рівноправності учасників-реалізаторів проекту.

На сьогоднішній день однією з вимог закордонних інвесторів часто виступає рівноправність жінок і чоловіків у реалізації проекту, рівноправність представників різних рас (європейської, азійської, африканської), відсутність "національної" дискримінації (приналежність до цієї чи іншої національності), тощо.

5.            Додаткові розділи Резюме можуть звучати наступним чином:

5.1. "Потреба в інвестиціях, напрямки їх використання, джерела фінансування, опис повернення коштів у разі використання зовнішніх джерел фінансування проекту".

5.2.         "Відомості про кваліфікацію персоналу".

5.3.         "Ресурси та поточний фінансовий стан виконавця проекту".

5.4.         "Ключові показники ефективності проекту".

Для оцінювання резюме застосовуються наступні основні критерії (табл. 5.1.3):

Таблиця 5.1.3

 

На практиці, резюме складається в останню чергу і є доволі коротким

обсягом не більше 3 сторінок.

В узагальненому вигляді план проекту виглядає наступним чином:

1.            Опис проблеми, на вирішення якої спрямовано проект.

2.            Мета проекту.

3.            План реалізації проекту.

4.            Ресурси, необхідні для реалізації проекту.

5.            Результати реалізації проекту.

Вивчення існуючих і визначення потенційного інвестора (кредитора, грантодавця) для проекту на практиці проводиться за наступними етапами:

1.            Усвідомлення потреби про необіхдність залучення додаткових джерел фінансування для реалізації проекту.

2.            Розробка проекту.

3.            Призначення тендерної комісії з визначення інвестора (кредитора, грантодавця).

4.            Формування бази даних про потенційних інвесторів (кредиторів, грантодавців).

5.            Вивченняіснуючихпропозиційвіднихтаскладаннярейтингу.

6.            Прийняття рішення про залучення додаткових джерел фінансування для реалізації проекту.

7.            Налагодження прямих контактів з потенційними інвесторами (кредиторами, грантодавцями) з метою виявлення їхньої зацікавленості щодо участі у проекті.

8.            На підставі отриманих результатів проводиться формування "портфеля потенційних інвесторів (кредиторів, грантодавців)".

9.            Шляхом проведення засідання призначеної тендерної комісії визначається інвестор (кредитор, грантодавець), чиї умови обрані оптимальними, забезпеченими та гарантованими.

10.Проведення переговорів та укладання контрактів.

Наступним етапом є формулювання завдань проекту. При цьому доцільно враховувати SMART-критерії, які використовуватимуться (табл. 5.1.4).

Таблиця 5.1.4.

 

Уточнення цілей проекту та засобів їх досягнення становить важливу частину проекту. Наприклад, завдання виробництва мають виражатися в конкретному, поетапному збільшенні випуску певного асортименту продукції. Потрібно детально вивчити технічні складності в реалізації проекту, наприклад, несприятливі характеристики ґрунту для проекту. Необхідні організаційні зміни подаються у вигляді програми дій.

У процесі уточнення цілей проекту та скорочення кількості варіантів і альтернатив їх реалізації проект набуває конкретності, і детальніша його розробка проводиться на основі відібраних варіантів.

За результатами проведеної роботи укладаються очікувані результати проекту, розробляється методика проведення оцінювання та звітності.

Незалежно від того, проведено чи ні попередній аналіз здійснення проекту, моніторинг (відслідковування) та скринінг (основний аналіз) мають посідати певне місце в процесі написання, розробки та остаточного формування проекту.

Так, наприклад, скринінг встановлює доцільність здійснення проекту і визначає, який з варіантів проекту є найкращим для досягнення його цілей. Він проводиться для з'ясування обґрунтування проекту в цілому і з огляду на його основні параметри: технічну здійснення, вплив на довколишнє середовище, комерційну обґрунтованість, організаційні заходи, соціальні та культурні аспекти, фінансову й економічну ефективність. Кожен із цих параметрів аналізується, а для одержання загальної картини застосовується метод послідовного наближення. Так, найприйнятніший пакет технічних рішень залежатиме, наприклад, від попиту на продукцію здійсненого проекту, адміністративних можливостей організації, яка виконує проект, а також від культурних традицій і соціальної поведінки кінцевих виробників чи споживачів.

Складанню бюджету проекту буде присвячений розлід даного посібника. Головною відмінністю бюджету проекту від звичайного бізнес-плану є обов'язковий розрахунок головних критеріїв ефективності та фінансової здійсненності проекту в рамках даного бюджету цього проекту.

За результатами проведеного аналізу вишукується краще з можливих рішень у заданих умовах і показується, як проект може видозмінити ці умови відбувається остаточне формування (написання) проекту. Незалежно від ступеня складності й детальності сформовний проект має відповідати на питання щодо:

-              достатності попиту на продукцію проекту;

-              технічної узгодженості проекту та втілення ним кращої з можливих у даних умовах технічних альтернатив;

-              економічної виправданості і реальності проекту із фінансового погляду;

-              екологічної прийнятності проекту;

-              узгодженості проекту із зацікавленими суб'єктами;

-              здійсненності проекту з адміністративного погляду;

-              відповідності проекту завданням і пріоритетам розвитку національної економіки.

При остаточному формуванні проекту однією з найважливіших проблем є визначення ступеня його комплексності. Цілі проекту мають бути максимально простими з урахуванням того, що треба зробити для успіху його реалізації.

Слід зазначити, що проект в обов'язковому порядку має також містити наступну інформацію:

1.            Назву проекту:

У цьому розділі зазначається коротка назва проекту. Вона має містити такі ключові слова, із змісту яких стає зрозумілою мета та завдання проекту.

Зазвичай, назва проекту складається з 4-6 слів.

2.            Дату (термін реалізації проекту).

У даному розділі зазначається період, протягом якого Ви будете реалізовувати проект. Наприклад, з 01.04.2004 року до 01.10.2004 року.

3. Інформацію про підприємство (установу, організацію), яка написала проект (контактні координати отримувача фінансування):

1.1.         Назва Вашого підприємства (установи, організації).

1.2.         Адреса, номер телефону, електронна скринька.

1.3.         Контактна особа, її посада.

1.4.         Довідка про підприємство (установу, організацію), мета діяльності. Засновники (імена й адреси).

1.5.         Вартість проекту.

1.6.         Потреба у фінансах.

1.7.         Посилання на конфіденційність.

У даному підрозділі рекомендується зазначати мету діяльності згідно Статуту, а також наводяться фактично реалізовані проекти (організація і проведення різного роду акцій, заходів, проектів).

Дана інформація зазначається на початку проекту.

Ця частина, як правило, пишеться вже після того, як складений весь проект. Вона повинна бути короткою (не більше 2-3 сторінок) і трактуватися як самостійний рекламний документ, тому що в ній містяться основні положення всього проекту.

Вступна частина повинна бути написана так, щоб викликати інтерес у потенційного інвестора. По змісту вступної частини інвестор часто судить про те, чи варто йому гаяти час далі і читати план до кінця. Потрібно чітко і переконливо викласти основні положення пропонованого проекту, а саме: чим буде займатися підприємство, скільки грошей буде потрібно в нього вкласти, який очікується попит на продукцію (роботи чи послуги) і чому підприємство досягне успіху.

Часом, доцільно надати аналіз стану справ у галузі:

-              поточна ситуація і тенденції розвитку галузі;

-              напрямок і задачі діяльності проекту.

Тут описуються основні напрямки і мета здійснення майбутнього проекту. Дуже важливо піднести ідею нового проекту в контексті сформованого стану справ у галузі. Необхідно продемонструвати глибоке розуміння становища підприємства і тієї галузі, у якій воно буде працювати і конкурувати, тому що одним із критеріїв перемоги в конкурентній боротьбі є ситуація на ринку продукції цього класу.

Рекомендується дати аналіз поточного стану справ у галузі і зведення про тенденції розвитку. Рекомендується також дати довідку про останні новинки, перерахувати потенційних конкурентів, вказати їхні сильні і слабкі сторони. Необхідно також вивчити всі прогнози по даній галузі і у результаті відповісти на запитання, на якого саме споживача розраховані товари чи послуги підприємства (організації).

Іншим питанням, необхідним до висвітлення, може бути сутність пропонованого проекту:

-              продукція;

-              технологія;

-              ліцензії;

-              патентні права.

Необхідно дати чітке визначення й опис тих видів продукції чи послуг, що будуть запропоновані на ринок. Варто вказати деякі аспекти технології, необхідної для виробництва продукції. Важливо, щоб цей розділ був написаний ясною, чіткою мовою, доступною для розуміння неспеціаліста.

При описі основних характеристик продукції робиться акцент на тих перевагах, що ця продукція несе потенційним покупцям, а не на технічних подробицях. Детальна інформація про технологічний процес може бути дана в додатку. Дуже важливо підкреслити унікальність чи відмінні риси продукції, чи послуг. Це може бути виражено у різній формі: нова технологія, якість товару, низька собівартість чи якась особлива перевага, що задовольняє запити покупців. Також необхідно підкреслити можливість удосконалювання даної продукції.

У цьому ж розділі варто описати наявні чи патентні авторські права на винахід, чи привести інші причини, що могли б перешкодити вторгненню конкурентів на ринок. Такими причинами можуть бути, наприклад, ексклюзивні права на поширення чи торгові марки.



загрузка...