Товарні втрати можливі під час транспортування, приймання, зберігання і відпуску товарів. їх поділяють на нормовані і ненормовані. До нормованих належать природні втрати, а також втрати від бою і лому товарів у межах установлених норм. Ненормовані втрати—це нестачі та інші втрати товарів понад установлені норми.
Норми природних втрат є граничними і застосовуються лише в тому разі, коли під час приймання товарів або інвентаризації виявиться їх нестача. Якщо нестачі немає, норми втрат не застосовуються.
Природні втрати відображаються по-різному залежно від того, коли виявлена нестача товарів — під час їх приймання або інвентаризації на складі.
Нестача товарів, виявлена під час приймання вантажу від залізничної станції (пристані), оформлюється комерційним актом, на підставі якого робиться запис:
Дебет рахунка «Товари» — на вартість товарів, які фактично надійшли
Дебет рахунка «Затрати діяльності» — на суму нестачі товарів у межах норм природних втрат
Дебет рахунка «Розрахунки за претензіями» — на суму нестачі понад норми втрат, яка підлягає стягненню з транспортної організації або постачальника
Дебет рахунка «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку» — на суму нестачі понад норми і псування товарів з вини посадових осіб торговельного підприємства (експедиторів тощо)
Кредит рахунка «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками» — на суму прийнятих до сплати розрахункових документів постачальника.
Нестача товарів, виявлена під час інвентаризації на оптових складах, у межах норм природних втрат відноситься до затрат. Проте для рівномірного відображення у витратах нормованих втрат щомісяця може створюватися резерв на природні втрати в плановому розмірі. Створення резерву відображається записом:
Дебет рахунка «Затрати діяльності»
Кредит рахунка «Забезпечення майбутніх витрат і платежів».
Фактично виявлена у результаті інвентаризації нестача в межах норм природних втрат списується за рахунок резерву записом:
Дебет рахунка «Забезпечення майбутніх витрат і платежів» — на купівельну вартість товарів
Дебет рахунка «Торгова націнка» — на суму торговельної знижки (націнки)
Кредит рахунка «Товари» — на вартість товарів за продажними цінами.
Після кожної інвентаризації рахунок «Забезпечення майбутніх витрат і платежів» у межах резерву на природні втрати має закриватися: зайва нарахована сума резерву сторнується, а недостатня — донараховується з віднесенням на затрати комерційної діяльності.
Нестачі товарів понад норми природних втрат відносяться на винних посадових осіб, а в разі, коли конкретних винуватців встановити не можна, списуються.
До затвердження керівником акта про результати інвентаризації робиться запис:
Дебет рахунка «Нестачі і втрати від псування цінностей» — на купівельну вартість недостаючих товарів (продажна ціна — за відкиданням торговельних націнок і знижок)
Дебет рахунка «Торговельна націнка» — на суму торговельних націнок і знижок на ці товари
Кредит рахунка «Товари» — на вартість товарів за продажними цінами.
Після затвердження керівником акта нестачі товарів за цінами списують на винних осіб записом:
Дебет рахунка «Розрахунки з відшкодування матеріальних збитків»
Кредит рахунка «Нестачі і втрати від псування цінностей».
Розмір заподіяних торговельному підприємству збитків, що підлягають відшкодуванню матеріально відповідальними особами, визначається згідно з законодавчими актами.