Більшість грошових активів бюджетних установ, як і більшості суб’єктів господарювання — юридичних осіб, зберігаються на рахунках у фінансових установах. Організація обліку грошових коштів на рахунках поточних реєстраційних та особових передбачає проведення заходів за такими напрямами:
визначення нормативної бази;
організація відкриття рахунків в установах банків та органах казначейства;
організація своєчасного здійснення операцій за грошовими коштами на рахунках організацій;
організація облікових номенклатур;
організація вибору носіїв облікової інформації;
організація руху носіїв облікової інформації.
Бюджетні установи залежно від методу фінансового забезпечення їх діяльності можуть мати реєстраційні (особові) або / і поточні рахунки.
Поточні рахунки відкриваються в установах уповноважених банків, бюджетним установам відповідно до Інструкції про порядок відкриття та використання рахунків у національній та іноземній валюті. Для відкриття поточних рахунків головний бухгалтер установи готує і подає до відповідної установи банку такий пакет документів:
заяву на відкриття рахунка встановленого зразка, яку підписує керівник та головний бухгалтер;
копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально чи органом, який реєструє. Положення, які затверджуються постановами Кабінету Міністрів України чи указами Президента України, нотаріального засвідчення не потребують. Установи та організації, які діють на підставі законів, статути (положення) не подають;
копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік, засвідчену податковим органом, нотаріально або уповноваженим працівником банку:
картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів підприємства надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або вищою організацією в установленому порядку. У картку включається також зразок відбитка печатки установи;
довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України;
копію довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену нотаріально або органом, що видав довідку;
копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію підприємства у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України як платника соціальних страхових внесків, засвідчену нотаріально або органом, що його видав, чи уповноваженим працівником банку.
Військові частини, установи, підприємства й організації Збройних Сил України, Служби безпеки України, Державного комітету у справах охорони державного кордону України, Міністерства внутрішніх справ України, Управління державної охорони України та інших органів виконавчої влади, які мають у своєму підпорядкуванні військові формування (далі — військові частини (установи), можуть мати в установах банків такі рахунки:
поточні в разі здійснення військовою частиною (установою) господарської діяльності;
поточні бюджетні для готівкових виплат.
Коли відкривається поточний рахунок, подається пакет зазначених документів із заміною статуту на копію свідоцтва про державну реєстрацію в органах виконавчої влади, уповноважених здійснювати державну реєстрацію, засвідчену нотаріально чи останнім органом.
Відкриття поточного бюджетного рахунка здійснюється установою банку на підставі наданого військовою частиною (установою) дозволу на відкриття рахунка і підтвердження дозволу, одержаного установою банку безпосередньо від фінансового органу, що виділяє бюджетні кошти, а також заяви про відкриття рахунка і картки зі зразками підписів та відбитком печатки. Дозволи на відкриття рахунків складаються на бланках, виготовлених у друкарнях, із захисною сіткою і оснащених централізованою нумерацією, підписуються двома особами і засвідчуються відбитком пачатки розпорядника бюджетних коштів. Бланк дозволу складається з чотирьох частин: дозволу, підтвердження дозволу, повідомлення і корінця.
Дозвіл на відкриття рахунка фінансовим органом відповідного розпорядника бюджетних коштів видається тій військовій частині, установі, підприємству чи організації, якій повинен відкриватися рахунок. Одночасно фінансовий орган розпорядника бюджетних коштів надсилає через спеціальний зв’язок чи рекомендованим листом установі банку, в якій має бути відкритий рахунок, підтвердження дозволу на відкриття рахунка разом із примірником повідомлення про відкриття рахунка установою банку.
Якщо військова частина (установа) має таке ж найменування, що й розпорядник бюджетних коштів, який фінансує військову частину (установу), то дозвіл на відкриття рахунка цій військовій частині (установі) має бути виданий тим самим фінансовим органом, який видав дозвіл розпорядникові бюджетних коштів, що фінансує військову частину (установу).
Зразки підписів надаються установі банку на картці встановленої форми у двох примірниках за підписами командира (начальника) — перший підпис і начальника фінансового органу (головного чи старшого бухгалтера) — другий підпис. Картка має містити зразок відбитка гербової печатки військової частини, установи чи організації, якій відкривається рахунок. Використання печаток, призначених для спеціальних цілей (для пакетів, перепусток тощо), неприпустиме. Зразок відбитка гербової печатки є одночасно підтвердженням підписів службових осіб власника рахунка. Якщо власник рахунка не має гербової печатки, то картка зі зразками підписів має бути засвідчена підписами і відбитком гербової печатки вищої організації.
Якщо в установі банку відкриті два рахунки під одним і тим самим найменуванням військової частини чи установи, то в картки зі зразками підписів і відбитком печатки за обома рахунками включається один і той самий зразок відбитка гербової печатки, що присвоєний цій військовій частині або установі.
Дозвіл на відкриття рахунка, заява на відкриття рахунка і картки зі зразками підписів і відбитком печатки подаються в установу банку тією службовою особою військової частини, установи чи організації, якій надано право першого чи другого підпису на грошових документах за цим рахунком. Особа, яка подає в установу банку зазначені документи, пред’являє своє посвідчення, паспорт чи документ, що його заміняє. Термін дії поточних рахунків, відкритих уповноваженими установами банків, постійний.
При підлеглості бюджетних установ щодо методу фінансового забезпечення органам Державного казначейства, вищевказаним суб’єктам господарювання відкриваються реєстраційні рахунки розпорядників коштів у відповідних органах казначейства. Для здійснення вказаної операції головним бухгалтером готується такий пакет документів, який надалі передається до районного чи міського відділення Державного казначейства (за місцезнаходженням установи):
заяву на відкриття рахунка в системі органів Державного казначейства, підписану керівником та головним бухгалтером;
довідку про внесення до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України із зазначенням ідентифікаційного коду;
копію затвердженого положення або статуту про установу, підприємство, організацію, засвідчену вищою установою або нотаріально;
доведений до розпорядника коштів поквартальний обсяг асигнувань, що передбачений у бюджеті України, з розподілом по розділах, главах, параграфах і статтях бюджетної класифікації;
затверджений кошторис доходів і видатків із поквартальним розподілом;
картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до законодавства України надано право розпорядження рахунком і підписування платіжних та інших розрахункових документів, та відбитка печатки;
звіт про виконання кошторису видатків установи (ф. 2) на дату закриття фінансування на поточні бюджетні рахунки в установі уповноваженого банку;
витяг з особової картки розпорядника коштів (у випадках зміни адреси та органу Державного казначейства).
Реєстраційні рахунки відкриваються на один бюджетний рік і щорічно поновлюються.
З метою регулювання правовідносин, пов’язаних із виконанням державного бюджету, органи Державного казначейства укладають договори з розпорядниками бюджетних коштів, на підставі яких здійснюють їх розрахункове обслуговування відповідно до встановлених лімітів та затвердженого кошторису доходів і видатків (дод. 11).
Важливими питаннями за даним напрямом організації обліку грошових коштів на поточних та реєстраційних рахунках, що потребують врегулювання з боку головного бухгалтера установи та уповноваженої установи банку чи органами Державного казначейства під час проведення описаної процедури відкриття рахунків, виступають також:
домовленість про терміни отримання виписок за рахунками (щоденно, раз на три дні, раз на тиждень);
доведення до відома зазначених установ головним бухгалтером бюджетної установи прізвища, імені, по батькові працівника, який буде здійснювати операції за рахунками установи, з забезпеченням останнього довіреністю на проведення даних операцій;
домовленість з банком щодо графіка здійснення операцій, термінів здачі готівкової виручки;
вирішення способу інкасації і доставки готівкових коштів із установи до банку та навпаки.
Організація своєчасного здійснення операцій за грошовими коштами вимагає визначення основного складу видатково-прибуткових операцій, до яких належать:
отримання установою асигнувань з Державного або місцевих бюджетів;
отримання готівкових коштів з рахунка до каси установи;
перерахування коштів з рахунка за товари, послуги, роботи, надані установі.
Організація забезпечення отримання установою асигнувань з Державного або місцевих бюджетів передбачає безумовне виконання таких вимог з боку розпорядника коштів в особі головного бухгалтера:
своєчасне складання та передача до розгляду кошторису установи та плану асигнувань головним розпорядником коштів;
своєчасне і повне подання пакета звітності про виконання бюджету;
повнота і своєчасність відображення всіх фактів господарської діяльності в системі первинного, поточного та підсумкового етапів бухгалтерського обліку;
чітка організація внутрішнього контролю за використанням бюджетних коштів;
дотримання порядку перерахування зазначених коштів;
достовірність даних звітів та інформації про виконання бюджету;
дотримання розпорядниками бюджетних коштів вимог щодо прийняття ними бюджетних зобов’язань;
цільове використання коштів.
Реалізація зазначених положень в межах діяльності установи в цілому та роботі бухгалтерської служби зокрема надасть можливість безперебійного отримання коштів із загального фонду Державного та місцевих бюджетів відповідно.
Організація оптимального регламенту отримання готівкових коштів установи з її реєстраційних і/або поточних рахунків можливе за виконання таких умов:
дотримання правил оформлення грошового чека з обов’язковим чітким формуванням суті операції вказаного цільового направлення коштів;
своєчасного подання до уповноваженої установи банку календаря видачі заробітної плати, до якого установа включає основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати;
повноти розрахунку та своєчасного подання (за 55 днів до початку кварталу) до органів Державного казначейства касової заявки для отримання готівки;
своєчасності надання належним чином оформленої заявки на виплату готівки з вказівкою ПІБ матеріально відповідальної особи, яка отримуватиме готівкові кошти, та її паспортних даних; суми прибуткового податку з громадян, суми нарахувань до соціальних фондів, інші податки і обов’язкові платежі, які утримуються та нараховуються на фонд заробітної плати; суми до видачі, мети використання коштів та коду бюджетної класифікації видатків з доданням необхідних супроводжувальних документів (платіжних доручень на перерахування зборів і платежів).
Установлення чіткого порядку перерахування грошових коштів з рахунка установи — споживача товарів, послуг, робіт можливе в разі вирішення таких завдань:
своєчасне укладання та передача для затвердження кошторисів і планів асигнувань установи;
повне висвітлення інформації при складанні Реєстру зобов’язань розпорядника коштів бюджету, Реєстру фінансових зобов’язань розпорядників коштів бюджету та Довідки про суми фінансових зобов’язань, повне їх оформлення та своєчасне подання до органів Державного казначейства;
підготовка та подання разом з вказаними інформаційно-довідковими документами відповідного пакета виправдовувальних документів;
дотримання принципу цільового використання бюджетних коштів;
своєчасне подання установою фінансової звітності про виконання кошторисів доходів і видатків та використання бюджетних коштів;
суворе дотримання фінансової дисципліни та економії бюджетних коштів.
Щоб забезпечити виконання даних організаційних процедур, потрібні чіткий розподіл функціональних обов’язків щодо реалізації останніх та розроблена система внутрішнього поточного контролю.
Організація облікових номенклатур за даним напрямом здійснюються відповідно до загальної методики з виокремленням розглянутих далі трансакцій як об’єктів обліку.
У частині поповнення грошових коштів на рахунках:
отримано асигнування головним розпорядником коштів / розпорядником коштів другого рівня із загального фонду для переведення підвідомчим установам;
отримано асигнування із загального фонду розпорядником коштів для проведення видатків установи;
отримано на поточний, реєстраційний спеціальні рахунки установи кошти, що надійшли від реалізації необоротних активів та інших матеріальних цінностей;
отримано на поточний, реєстраційний спеціальний рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги, отриманих за іншими джерелами власних надходжень, для обліку депозитних сум, з каси установи;
отримано короткостроковий кредит в банку;
надійшли кошти на поточний, реєстраційний спеціальний рахунок для обліку коштів, отриманих як плата за послуги, отриманих за іншими джерелами власних надходжень; інших надходжень спеціального фонду від платників та інших дебіторів і кредиторів у порядку безготівкових платежів;
надійшли аванси від замовників за договорами на виконання науково-дослідних робіт;
надійшли суми від замовника на оплату рахунків за виконані установою НДР за договорами;
надійшли кошти від реалізації продукції та виробів, підсобних сільськогосподарських (навчальних) господарств та виробничих (навчальних) майстерень та ін.
У частині використання грошових коштів, які знаходяться на рахунках установи:
переведено кошти розпорядником коштів вищого рівня розпорядникам коштів нижчого рівня;
відкликано кошти розпорядниками вищого рівня;
перераховано згідно з угодою;
суми постачальникам за матеріальні цінності в порядку планових платежів;
перераховано кошти постачальникам згідно з пред’явленими рахунками за матеріальні цінності попередньою оплатою;
перераховано кошти постачальникам згідно з пред’явленими документами за матеріальні цінності після надходження останніх;
перераховано кошти в оплату видатків (комунальних, електроносіїв, за замовлення транспорту тощо);
отримано в банку чекову книжку;
повернуто депозитні суми з рахунків установи;
видано з рахунків до каси установи грошові кошти на її потреби (виплата заробітної плати і стипендій, виплата авансу на відрядження, господарські потреби тощо);
перераховано з рахунків суми внесків за розрахунками з страхування та Пенсійним фондом;
перераховано з рахунків установи суми утриманих податків, відповідно до чинного законодавства;
перераховано з поточного реєстраційного рахунка організаціями за виконані ними замовлення для науково-дослідних і конструкторських робіт;
перераховано з поточного, спеціального, реєстраційного рахунків для обліку коштів, отриманих як плата за послуги спільним виконавцям.
Організація вибору носіїв облікової інформації регулюється постановою Правління Національного банку України «Про затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті», Наказом Державного казначейства України «Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядку їх складання» та Наказом ГУДКУ «Про затвердження Порядку складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ».
Відповідно до зазначених нормативних документів основними платіжними документами, через які здійснюється зарахування або списання грошових коштів з рахунків, виступають:
меморіальний ордер;
платіжне доручення;
платіжна вимога-доручення;
платіжна вимога;
розрахунковий чек;
акредитив.
Найпоширенішим із перелічених платіжних документів у використанні щодо бюджетних установ є платіжне доручення, що являє собою розрахунковий документ з письмовим дорученням платника обслуговуючому банку при списанні зі свого рахунка зазначеної суми коштів перерахування їх на рахунок одержувача. Платіжне доручення містить такі реквізити:
номер;
дату операції;
платник;
код платника;
банк платника;
код банку-платника;
рахунок № (платника);
сума;
одержувач;
код (одержувача);
банк одержувача;
код банку-одержувача;
рахунок № (одержувача);
призначення платежу.
Платіжне доручення готується на підставі супровідних документів (рахунків, рахунків-фактур, накладних, товарно-транспортних накладних, трудових угод, договорів на виконання робіт, акти виконання робіт, тендерна документація, договори про закупівлю тощо) працівником розрахункового сектора бухгалтерії і вважається оформленим за умов заповнення всіх реквізитів та наявності на першому примірнику підписів відповідальних осіб (осіб, що мають право першого підпису) та відбитка печатки. Платіжне доручення складається не менш ніж у двох примірниках. Разом із вищепереліченими супровідними документами платіжні доручення подаються до відповідних територіальних органів Державного казначейства для перевірки (для всіх розпорядників коштів) та оплати (для всіх розпорядників коштів) та оплати (для розпорядників коштів, що переведені на казначейське виконання кошторисів видатків). Платіжне доручення дійсне протягом 10 днів.
Загальну схему руху платіжного доручення грошових коштів на рахунках установи подано на рис. 9.2.
