Право на працю в бюджетних установах громадяни реалізують шляхом укладання трудового договору або трудового контракту, який є однією з форм трудового договору. Чисельність працівників бюджетних установ визначається штатним розкладом. Штати — це перелік і кількість посад, затверджених вищою організацією. Для масових установ (шкіл, шкіл-інтернатів, дитячих дошкільних закладів, бібліотек, лікарень і т. д.) залежно від обсягу їх роботи встановлено типові штати. Так, типові штати загальноосвітніх шкіл встановлюються залежно від кількості класів і типу шкіл, вищих навчальних закладів — виходячи із штатних нормативів і видів цих закладів.
Залежно від виконуваних функцій чи сфер застосування праці персонал бюджетних установ поділяється на:
основних працівників, на яких покладено виконання головних функцій, закріплених за даною установою у загальній системі розподілу праці (педагогічний персонал, професорсько-викладацький склад, наукові працівники, лікарі);
допоміжно-технічний персонал, задача якого — обслуговувати основних працівників у виконанні покладених на них функцій (середній медичний персонал, навчально-допоміжний та інший персонал);
адміністративно-господарський і молодший обслуговуючий персонал (забезпечує узгодженість робіт між структурними підрозділами, створення умов праці, утримання приміщень і т. п.).
Працівники, які обіймають посади в державних органах та їх апараті, згідно із Законом України «Про державну службу» від 16.12.93 є державними службовцями. При прийнятті на роботу вони складають присягу державного службовця і їм присвоюється відповідний ранг у межах категорії (табл. 3.1).
Ранги, які відповідають посадам першої категорії, присвоюються Президентом України, а другої категорії — Кабінетом Міністрів України.
Прийняття на державну службу на посади третьої — сьомої категорій здійснюється на конкурсній основі, при цьому ранги, які відповідають цим категоріям, присвоюються керівником державного органу, в системі якого працює державний службовець.
Оскільки бюджетні установи — це сукупність різних за своїм призначенням органів, то різноманітним є і склад їх працівників за професіями (лікар, учитель, медсестра, інженер і т. ін.) і спеціальностями (хірург, терапевт, педіатр, фтизіатр і т. ін.). У бюджетних установах налічується близько 100 основних професій, які, в свою чергу, включають від 50 до 75 найменувань спеціальностей.
Загальна чисельність працівників бюджетної установи називається списковою чисельністю, або штатним складом.
Для виконання окремих робіт на короткий час можуть залучатися особи, які не перебувають у штаті установи і працюють за трудовою угодою; такі працівники належать до нештатного (неспискового) складу.
Оперативний облік персоналу установи веде відділ кадрів на бланках типових форм. Прийом на роботу, переміщення, надання відпустки, звільнення оформляються відповідними документами — передусім наказами про прийняття, звільнення чи переведення на іншу посаду, роботу, а також запискою — розрахунком про надання відпустки.
Первинні документи використовуються не тільки відділом кадрів для ведення особових карток працівників, а й іншими відділами та службами. Наприклад, у бухгалтерії на підставі копій наказів відкриваються картки-довідки ф. № 417 або особові рахунки на кожного працівника, прийнятого на роботу, видаються розрахункові книжки, заноситься прізвище в табель. На керівних, наукових працівників та ІТР додатково оформляється особовий листок з обліку кадрів, а на наукових працівників крім цих двох документів заповнюється й облікова картка наукового працівника. Вперше прийнятому на роботу на строк більше п’яти днів видається трудова книжка, присвоюється табельний номер, який наводиться в усіх документах з обліку заробітної плати. У разі переведення працівника на іншу роботу чи звільнення його табельний номер, як правило, не присвоюється іншому працівникові 1–2 роки. За даними карток і первинних документів, якими оформляється рух персоналу, в установі організується статистичний облік чисельності та складу працівників.
Оперативний облік руху персоналу має забезпечити своєчасне укомплектування всіх підрозділів бюджетних установ відповідними працівниками, а також дотримання штатної дисципліни.
