Економічні реформи, що проводяться в Україні, пов’язані з ринковими відносинами. При ринкових відносинах велике значення має інформація, обсяги якої, як відомо, щороку подвоюються. В цих умовах інформація потрібна насамперед керівникам (менеджерам) для аналізу стану і ситуацій, що склалися на об’єкті, а також вироблення і прийняття управлінських рішень. А тому така інформація має бути оперативною, об’єктивною і вірогідною.
В умовах ринкової економіки соціально-економічні об’єкти (далі об’єкти управління), особливо виробничо-господарської спрямованості, повністю залежать від стану ринку, оскільки кон’юнктура попиту та пропозиції — об’єктивна сторона ринкових відносин. А тому, щоб вижити, необхідно всебічно володіти інформацією, яка характеризувала б, з одного боку, виробничо-господарську та іншу діяльність керованого об’єкта (це внутрішня інформація), а з іншого — стан зовнішнього середовища, яке безпосередньо чи опосередковано впливає на даний об’єкт (зовнішня інформація).
Використання сучасної електронної обчислювальної та інформаційної техніки, мереж та нових інформаційних технологій, дає реальну можливість організувати інформаційне забезпечення менеджерів і фахівців усіх рівнів на об’єкті управління такою інформацією, яка їм об’єктивно необхідна під час здійснення посадових прав, виконання функціональних обов’язків, що випливають з делегованих повноважень і міри відповідальності за доручену справу.
Проте, щоб система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту успішно діяла, необхідна відповідна інформаційна база. Але таку базу даних для цієї системи створювати окремо не доцільно, за винятком ряду спеціальних масивів, що забезпечують дію механізму об’єктивного інформування менеджерів. У цьому разі для інформування менеджерів і фахівців різних рівнів використовують базу (бази) даних діючої на об’єкті управління системи автоматизованого збирання й обробки інформації. При цьому обов’язковою умовою є те, що ця база (бази) даних формується в умовах розподіленої обробки інформації.
Концепція розподіленої обробки інформації, що реалізується в застосуванні персональних електронних обчислювальних машин (ПЕОМ), об’єднаних локальною мережею, передбачає розвиток системи автоматизованих робочих місць (АРМ) менеджерів, фахівців та інших працівників. На таких АРМ можна повсюди й оперативно — в ритмі виробництва (тобто в часі, близькому до реального) одноразово збирати в мінімумі від єдиних джерел єдину достовірну фактичну інформацію з виробничих ланок, робочих місць робітників тощо; обробляти її (разом з умовно-постійною інформацією) таким чином, щоб одержати в максимумі результатну інформацію і якою в такому ж ритмі (завдяки механізму об’єктивного інформування — регламентуючої інформації) задовольняти, з одного боку, всі оперативні та інші потреби менеджерів різних рівнів, а з іншого — передавати цю інформацію для подальшого використання фахівцями та для архіву.
Тож оперативно зібрана і оброблена вірогідна інформація — єдина й використовується всіма користувачами на всіх рівнях управління, насамперед під час вироблення та прийняття управлінських рішень, а також в обліку, складанні зведеної звітності тощо.
Автоматичне (на основі ознаки критерії втручання) і автоматизоване (на основі ознаки в який строк) забезпечення об’єктивно необхідною інформацією менеджерів звільняє їх від технічної роботи, пов’язаної із збиранням, обробкою та елементарним аналізом цієї інформації, і дає змогу займатися творчою працею, розробляти й застосовувати нові, продуктивніші методи управління й т.ін.
Концепція такого інформаційного забезпечення менеджменту базується на чіткій формалізації делегованих менеджерами вищого рівня відповідальності, повноважень і підзвітності менеджерів нижчого рівня, на основі яких розробляються (в формалізованому вигляді) їхні функціональні права й посадові обов’язки, визначається міра відповідальності за прийняте або не прийняте те чи інше управлінське рішення.
Таким чином, забезпечення об’єктивно необхідною інформацією менеджерів і фахівців усіх рівнів може позитивно впливати на створення раціональної організаційної структури управління на об’єкті, а також дає змогу застосовувати нові методи управління, використовувати єдину вірогідну інформацію в управлінні всіма ланками, підвищувати продуктивність праці і загальний рівень культури управління тощо. Зокрема, зростуть оперативність і якість управління в цілому за рахунок можливої своєчасної підготовки і прийняття управлінських рішень.
Тому мета дисципліни «Інформаційне забезпечення менеджменту» — дати магістрам ділового адміністрування основний загальнотеоретичний підхід до організації такої інформаційної системи, а також на практичному матеріалі розкрити методи оперативного забезпечення об’єктивно необхідною інформацією конкретну категорію працівників — менеджерів персоналу об’єктів управління виробничої і невиробничої сфер діяльності.
Крім того, важливим є і те, що в навчальному посібнику робиться спроба розробити і заснувати єдину в цій предметній області термінологію українською мовою, яка була б ідентичною англомовній. Це дозволить на практиці позбутися багатьох термінологічних і лінгвістичних проблем.
У результаті вивчення дисципліни студент має здобути певні знання з теорії і практики впровадження сучасних комп’ютерних інформаційних технологій для інформування менеджерів персоналу різних рівнів у ієрархії управління.
Майбутній менеджер персоналу повинен знати:
загальнотеоретичні основи організації інформаційних систем на об’єкті управління із застосуванням сучасних комп’ютерних технологій;
принципи, методи і технологію формування (у формалізованому вигляді) повноважень, які делегують менеджери вищого рівня менеджерам нижчого рівня, посадових прав і функціональних обов’язків менеджерів, а також міру їхньої відповідальності за доручену справу;
концептуальні положення систем управління на об’єктах в умовах їх комп’ютеризації;
концептуальні положення, механізм, методи і технологію системи інформування менеджерів.
Майбутній менеджер персоналу повинен уміти:
застосовувати на практиці здобуті теоретичні знання, які стосуються організації і функціонування системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу;
вивчати склад процедур автоматизованого збирання та обробки інформації, які входять до обов’язків менеджера персоналу;
на основні повноважень, посадових прав, функціональних обов’язків і міри відповідальності менеджерів персоналу розробляти таблиці регламентуючої інформації, а також структури відповідних масивів;
розробляти перелік і структури необхідних інформаційних масивів для даної предметної області, а також вихідних форм для результатної інформації, які надходитимуть менеджерам персоналу для аналізу і прийняття рішень;
розробляти алгоритми розв’язання задач, результати яких втілюються у вихідні форми, знати призначення і методи використання цих форм, а також способи доставки їх користувачам;
визначати і розраховувати натуральні і якісні показники ефективності системи інформаційного забезпечення менеджменту.
Предметом дисципліни є організація на об’єкті управління такої інформаційної системи, яка б забезпечувала в ритмі виробництва користувачів усіх рівнів інформацією, об’єктивно необхідною для вироблення і прийняття рішень при керуванні об’єктом.
Ця дисципліна має свої теоретичні основи та методологію. Вона являє собою специфічну галузь наукових знань і потребує попереднього вивчення відповідних математичних, економічних, технічних та інших дисциплін.
Відповідно до цього обрано й структуру даного навчального посібника, яка включає дві її частини:
Частина 1. Теоретичні основи системи інформаційного забезпечення менеджменту.
Частина 2. Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу на об’єктах управління різних сфер діяльності.
До першої частини включено шість розділів, у яких висвітлюються загальнотеоретичні питання, пов’язані з інформатикою і менеджментом в умовах ринкової економіки, основами організації баз даних і системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології, а також описано концептуальні моделі системи управління об’єктом при системній обробці інформації та системи інформаційного забезпечення менеджменту. Запропоновано методи і технології автоматичного, автоматизованого та ін. інформаційного забезпечення менеджменту.
У другій частині, в трьох розділах, розкрито методи практичної організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу на промислових підприємствах і в установах, а також ефективність інформаційних систем і мереж та перспектива їх розвитку.
Для ліпшого закріплення матеріалу дисципліни і набуття навичок студенти проходять практику на виробничих та комерційних підприємствах будь-якої галузі та форми власності, в банках, науково-дослідних установах, міністерствах і відомствах, органах місцевого самоврядування тощо. Будучи на виробничій практиці, студент (особливо з дистанційною формою навчання) збирає і відповідним чином оформлює матеріал, який стосується завдань, об’єднаних комплектами, що містяться в додатку 1.
Теоретичні знання дисципліни студент демонструє через написання реферату, теми та приблизна структура якого наведено в додатку 2.
Підсумковий контроль знань проводиться у вигляді іспиту. Приблизний перелік основних екзаменаційних питань приведено в додатку 3.
При написанні цього навчального посібника автор використав насамперед свої розробки щодо зазначеної проблеми і проблеми управління в цілому, над якими працював останнім часом, матеріали прочитаних упродовж кількох років лекцій спеціалістам і магістрам Київського національного економічного університету та Київського інституту «Слов’янський університет», а також особистий досвід з організації різних інформаційних систем на промислових підприємствах, в організаціях та установах.