Підприємство одержує готівку з банку через касира за грошовим чеком, виписаним на його ім'я.
Відповідно до Положення "Про організацію бухгалтерського обліку в Україні" на підприємствах, в установах, у штаті яких відсутня посада касира, його обов'язки за письмовим розпо рядженням керівника підприємства, установи виконує інший працівник.
Для одержання в банку чекової книжки, в якій знаходяться чеки, потрібно заповнити відповідну заяву, в котрій зазнача ються прізвище, ім'я та по батькові касира і зразок його підпису. Заява підписується керівником і головним бухгалте ром і засвідчується печаткою підприємства. Згідно з цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Щоб зняти готівку зі свого рахунка в банку, бухгалтер заповнює грошовий чек, підписує його разом з керівником і передає касирові. Касир попередньо (як правило за 1-2 дні) замовляє необхідну суму в банку, а потім одержує її за чеком. Корінець чека є виправдним документом для записів касових операцій в облікових регістрах.
Готівку, одержану з рахунків у банку до Каси, витрачають за суворо цільовим призначенням (потреби, на які одержано гроші, зазначаються на зворотному боці грошового чека). Невикористаний залишок здається з Каси на рахунки в банках. Наприклад, неодержана у встановлений термін заро бітна платня має бути повернена на рахунки в банках у 3-денний термін. На рахунок в банку (№ 31) здаються гроші (готівка), прийняті до Каси в рахунок внесків до Статутного капіталу, виручка від реалізації товарно-матеріальних ціннос тей підприємства тощо.
Здача готівки на рахунки в банках оформлюється Видат ковим касовим ордером.
Касир, щоб здати готівку, повинен заповнити первинний Документ "Об'ява на внесок готівкою" (табл. 8.7), який може ^одержати в оператора банку.
Цей документ складається з трьох частин. Верхня частина залишається у банку, середня частина (квитанція) передається касирові. Нижня частина Об'яви (ордер) також повертається касирові, але тільки після проведення банком відповідної операції й разом з банківською випискою.
На кожній з трьох частин зазначаються: дата, від кого прийнята готівка, банк одержувача і одержувач, призначення внеску. * правому верхньому кутку першої та другої частин зазначаються номер свого розрахункового рахунка та сума цифрами. Та ж сума записується словами у такому порядку:
- починати запис потрібно в притик до початку відведеного для цього поля з великої літери;
- місце, що залишилося на полі, потрібно прокреслити горизонтальною лінією.
Третя частина. Об'яви заповнюється таким чином. У ордері потрібно зазначити код банку-одержувача і суму по кредиту (у нас на Розрахунковому рахунку ця сума пройде по дебету, а у банку по кредиту).
8.7.4. Касова книга
На підприємстві ведеться тільки одна Касова книга (типова форма № КО-4) в національній валюті, в якій касир відображає готівку і рух грошей у касі (форма наведена у табл. 8.8). Записи у Касовій книзі здійснюються за кожним Прибутковим і Видатковим ордером. Але якщо в організації є інші види валют, крім національної, то Касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.
Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані до них документи для запобігання повторного викорис тання погашає штампом або підписом від руки "Одержано", "Сплачено" із зазначенням дати.
Записи у Касовій книзі здійснюються тільки під копірку, тобто у двох примірниках (другий примірник є звітом для касира). Наприкінці робочого дня касир підбиває підсумки оборотів за надходженням і видачею грошей та виводить залишки на наступний день. Перші відривні аркуші, що є звітом касира, разом з прибутковими і видатковими ордерами й доданими до них виправдними документами касир передає бухгалтерії під розписку у Касовій книзі.
Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обгрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.
Найважливішими вимогами правильного оформлен ня й обліку касових операцій є:
- негайний запис кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром під розписку бухгалтерові касових документів;
- виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, додержан ня послідовності в нумерації та реєстрації цих коштів у реєстрі й .передачі їх для виконання касирові;
- погашення касиром спеціальним штампом касових документів з метою запобігання зловживання цими докумен тами шляхом повторного їх використання;
- встановлення наказом керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій по непідписаних документах.
Головний бухгалтер з метою контролю повинен не менше одного разу на місяць перевіряти готівку в касі, складати акт і доповідати керівникові підприємства.
У зв'язку з тим що значна частина грошових операцій здійснюється підприємством через Розрахунковий рахунок, потрібно систематично стежити за правильністю банківських операцій.
Керівник підприємства несе відповідальність за збере ження грошей, правильне й доцільне їх використання.
Касова книга є регістром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію і при здачі до бухгалтерського архіву фіксуватися в архівній книзі.
Касову книгу можна вести автоматизованим способом, при якому листи формують у вигляді машинограм "Вкладний лист касової книги" або "Звіт касира". Обидві ці машинограми повинні здаватися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і вміщувати всі реквізити, передбачені формою касової книги. Нумерація сторінок касової книги в машинограмах здійснюється автоматично в порядку збільшення з початку року
Після одержання машинограм "Вкладний лист касової книги" і "Звіт касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання Касової книги і звіту касира, підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими і видатковими документами бухгалтерії під розписку у вкладному листку Касової книги.
8.7.5. Облік касових операцій у системі рахунків
Для обліку наявності, руху залишків готівки в касі використовують активний рахунок № ЗО "Каса" з такими субрахунками:
№ ЗОЇ "Каса в національній валюті"
7 Бух. фінансовий облік
№ 302 "Каса в іноземній валюті”
Можливе відкриття субрахунка
"Операційна каса в іноземній валюті".
Бухгалтерські записи ведуть на підставі перевірених відрив; листків (другий примірник касової книги) і доданих до и, документів. Залишок І надходження грошових коштів відображають на дебеті рахунка № 50, а видану готівку - на кредит
До операційних кас належать квиткові і багажні каси. відділення зв'язку та Інші подібні каси.
На субрахунку № 302 підприємства здійснюють операції валютою у перерахунку на національну валюту України ( кожним видом валюти окремо).
Для забезпечення збереження грошових коштів бух галтерія повинна здійснювати раптові перевірки не менше одного разу на квартал з перерахуванням всіх цінностей, знаходяться у касі, й складати відповідні акти.
Виявлені перевірками лишки грошових коштів оприбутковуються до каси на користь бюджету, а нестача стягується з касира.
У журналі-ордері № І показуються витрати грошових кошти з кредиту рахунка № 30 а дебет рахунків обліку виробничих витрат, матеріальних цінностей, розрахунків з працівниками.
Наприкінці місяця у журналі-ордері № 1 і підраховують надходження й витрати готі 1-ше число наступного місяця залиш
має бути тотожним такому ж показникові в касовій книзі Підсумкові дані цих регістрів записують до Головної книга При спрощеній формі ведення обліку касових операцій використовують відомість В-5.
Суб'єкти підприємницької діяльності, що здійснюють тор гівлю і надають послуги за готівку, зобов'язані вести книг реєстрації, яка має бути засвідчена керівником підприємств і скріплена сургучною печаткою фінансового органу місцеве. державної виконавчої влади.
Квиту реєстрації видають під розписку матеріальні відповідальній особі на підставі проведеної інвентаризації залишків товарів і готівки, які й записуються як початкове сальдо Кожний лист звіту складається з двох рівних частин, ін:, заповнюються матеріально відповідальною особою. Перший примірник залишається у книзі, друга частина звіту заповнюється з лицьового й зворотного боків через копіювальний папір як звіт матеріально відповідальної особи з відривною частиною листка. Обидва примірники звіту нумеруються однаковими номерами. Подальші записи товарно-касових операцій почина ються на лицьовому боці невідривної частини звіту після строки "Залишок на початок дня".
Матеріально відповідальні особи зобов'язані щоденно здавати до бухгалтерії звіт з доданими відповідними докумен тами І здавати щоденно до каси підприємства денну виручку, яка відображена у звіті.
Порядок ведення товарно-касової книги визначено Поло женням про порядок реєстрації та ведення товарно-касової книги, затвердженим 26.04.93 р.
Товарно-касова книга має знаходитися у приміщенні підпри ємства і надаватися службовим особам, котрі здійснюють перевірку.
8.7.6. Облік інших грошових коштів (рах. № 33 замість № 56)
Бухгалтерський облік інших грошових коштів здійснюють на активному рахунку № 33 "Інші кошти", на якому ведеться узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів (у національній та іноземній валюті), що знаходяться в касі підприємства (поштових марок, марок гербового збору, оплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо), та кошти в дорозі, тобто грошові суми, внесені до кас банків, ощадних кас або поштових відділень для подальшого їх зарахування на рахунках підприємства в банках.
Рахунок № 33 "інші кошти" має такі субрахунки: № 331 "Грошові документи в національній валюті" № 332 "Грошові документи в іноземній валюті" № 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті" № 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті". На дебеті рахунка № 33 "Інші кошти" відображається надходження грошових документів до каси підприємства та коштів у дорозі, на кредиті - вибуття грошових документів та списання коштів у дорсоі після їх зарахування на відповідні рахунки. Аналітичний облік грошових документів ведеться за їх видами. До коштів, що вважаються коштами в дорозі, належать: виручка, одержана підприємствами за послуги, реалізовану продукцію і виконані роботи і внесена до банку, відділення Ощадбанку, каси поштового відділення зв'язку для зарахування на розрахунковий рахунок.
На субрахунку № 331 "Грошові документи в національній валюті" ведеться облік грошових документів за їх номінальною вартістю, які зберігаються в касі підприємства: векселі, облігації і грошові білети, поштові марки й інші грошові документи. Аналітичний облік грошових документів організу ється за їх видами.
Для обліку грошових коштів в іноземній валюті за телеграфним повідомленням іноземного банку про господарсь кий платіж за рахунок акредитиву, відповідно до виправдних
документів - рахунків-фактур, актів та ін., що вважаються в бухгалтерському обліку грошовими коштами в дорозі, вико ристовують субрахунок № 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".