Внутрішньогосподарський контроль (внутрішній аудит) є елементом економічного контролю, який, як правило, здійснюється самим підприємством. Головними функціями служби внутрішнього контролю
(аудиту) підприємства є:
контроль за формуванням витрат за місцем їх виникнення, основними технологічними процесами та окремими видами діяльності підприємства;
виявлення відхилень від затверджених кошторисів і нормативів, аналіз їх причин, встановлення осіб, винних у цьому;
пошук внутрішніх резервів поліпшення фінансово-господарської діяльності підприємства; контроль за дотриманням податкового законодавства; проведення перевірок діяльності структурних підрозділів з метою забезпечення ефективності та точності бухгалтерських даних і збереження активів підприємства;
складання та надання висновків і звітів під час проведення перевірок, забезпечення необхідною інформацією керівництва підприємства.
Такий контроль на великих підприємствах має здійснюватися повсякденно спеціалізованим відділом, окрім бухгалтерії та головного бухгалтера. У невеликих фірмах обов'язки внутрішнього контролю покладаються на ревізійну комісію, яка призначається засновниками. З метою проведення внутрішнього контролю можна також залучати професіональних аудиторів зі спеціалізованих фірм.
Об'єктом внутрішнього контролю (аудиту) мають бути: система бухгалтерського обліку підприємства, достовірність звітності, стан майна, забезпеченість власними обіговими контактами, фінансова стійкість, платоспроможність, система управління підприємством, якість роботи економічних служб, оподаткування, нормування організація виробництва, виконавча дисципліна тощо.
Під час перевірки організації внутрішнього контролю зовнішній аудитор перш за все повинен проаналізувати права внутрішніх контролерів на підприємстві. Як правило, служба внутрішнього контролю має такі права:
отримувати усно або письмово від керівників підрозділу, який перевіряється, необхідні документи, пояснення, а також інші матеріали, пов'язані з діяльністю цього підрозділу;
визначати відповідність дій та операцій, що здійснюються співробітниками підприємства, згідно з вимогами чинного законодавства України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями керівників органів підприємства, які визначають політику та стратегію його діяльності, процедуру прийняття і реалізації рішень, організацію обліку та звітності;
перевіряти розрахунково-касові документи, контракти підприємства, фінансову і статистичну звітність, іншу документацію, а, в разі необхідності, наявність у структурному підрозділі товарно-матеріальних цінностей;
надсилати документацію третім особам, суб'єктам підприємницької діяльності з питань відповідності чинному законодавству господарських та фінансових операцій, які проводяться підприємством;
залучати, у разі необхідності, співробітників інших структурних підрозділів підприємства для виконання завдань, поставлених перед службою внутрішнього контролю (аудиту);
мати безперешкодний доступ до виробничих, складських, торгових та інших приміщень підрозділу, а також у приміщення, що використовуються з метою зберігання документів, готівки та коштовностей, отримувати інформацію, яка зберігається на магнітних носіях;
з дозволу керівництва підприємства знімати копії з одержаних документів, у т. ч. копії файлів, копії будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп'ютерних системах, а також розшифровувати ці записи;
за виявлення грубих порушень чинного законодавства, випадків розкрадання коштів та майна, допущених працівниками підрозділів, рекомендувати керівникові підприємства усунути їх від виконання службових обов'язків.Під час організації внутрішнього контролю повинні бути чітко визначені та розподілені обов'язки окремих працівників для перевірки різних напрямків звітності, а також встановлені межі їхніх повноважень згідно з покладеними обов'язками. Не можна припускати, щоб одна особа контролювала всю операцію з початку до кінця. Аудитор має також перевірити наявність проведення керівником служби внутрішнього контролю (аудиту) постійної ротації внутрішніх контролерів з метою запобігання зловживань. Не допускається, щоб один і той же контролер проводив перевірку одного підрозділу підприємства двічі підряд.
Служба внутрішнього контролю (аудиту) повинна:
проводити постійний аналіз виробництва та фінансової діяльності підприємства, повноти та надійності ведення бухгалтерського та податкового обліку, оперативного та адміністративного контролю;
забезпечувати постійний контроль за дотриманням робітниками підприємства встановленого графіку документообігу, процедур проведення операцій, функцій та повноважень - згідно з покладеними на них обов'язками;
розглядати факти порушень робітниками чинного законодавства, нормативно-правових документів, які регулюють і визначають стратегію діяльності підприємства;
рекомендувати керівникові підприємства вживати заходи для недопущення дій, результатом яких може стати порушення чинного законодавства, інших чинних нормативно-правових актів;
розробляти рекомендації та вказівки щодо усунення виявлених порушень, покращення системи внутрішнього аудиту та здійснювати контроль за їх використанням і виконанням;
забезпечувати документування кожного факту перевірки, оформлювати письмово висновки, де мають бути відображені усі питання, вивчені в ході перевірки, та рекомендації, дані керівникові підприємства.
Найважливішою формою внутрішнього контролю (аудиту) є інвентаризація майна, коштів і розрахунків. Перевіряючи виконання плану проведення інвентаризацій, аудитор має встановити: чи правильно визначений склад постійно діючої комісії і чи затверджений він наказом керівника підприємства; чи встановлений порядок створення робочих інвентаризаційних комісій і чи своєчасно результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку.
Своєчасність проведення внутрішнього контролю аудитор визначає, зіставляючи дати проведення контрольних дій за планом і час фактичного здійснення перевірок, зазначених у актах. Кількість проведених ревізій визначається за поданими актами. При цьому аудиторові слід з'ясувати, чи розглядаються керівництвом підприємства і трудовим колективом висновки ревізій та перевірок.
У висновках має бути заявлено про недоліки, порушення та зловживання, що характеризують проведення відповідних господарських операцій. Акцентується увага на позитивному досвіді роботи підрозділу, який можна використати на інших дільницях. Необхідно також викласти причини, особливо організаційного характеру, які створили умови для порушень і зловживань, та подати свої пропозиції щодо їх усунення.
Таким чином, уся система внутрішнього контролю (аудиту) має забезпечити послідовну та ефективну роботу підприємства, збереження власності, своєчасне та повне відображення господарських та фінансових операцій у бухгалтерському обліку.
Оцінюючи ефективність внутрішнього контролю (аудиту), зовнішній аудитор має з'ясувати такі питання:
ступінь незалежності внутрішніх контролерів від впливу керівництва підприємства;
масштаби, глибину та напрямки проведення перевірок;
компетентність робітників служби внутрішнього контролю (аудиту) - їх професійну підготовку, досвід, навички роботи (наприклад з комп'ютерами), участь у професійних організаціях;
якість звітів та актів внутрішнього контролю. Аудитор також повинен відзначити у своєму остаточному
акті ті ділянки підприємства, де внутрішній контроль перебуває на низькому рівні.
Однак зовнішньому аудиторові слід завжди пам'ятати, що система внутрішнього аудиту (контролю) не може дати абсолютних гарантій достовірності звітності підприємств з таких причин: — ніхто не може поручитися за відсутність корисливих мотивів у працівників внутрішнього контролю (аудиту);
керівництво підприємства дуже часто ігнорує контроль, який воно само ж встановило;
можливий тиск на працівників служби внутрішнього контролю як усередині підприємства, так і зовні;
можливі помилки та недоліки в записах і підрахунках у результаті втоми чи неуважності працівників внутрішнього контролю.
Але використовуючи інформацію внутрішнього контролю, аудитор може значно скоротити обсяг своєї роботи (без особливої шкоди для її якості), особливо щодо перевірки первинних документів та організації системи обліку на підприємстві.