Основними документами, на які має спиратися ревізор при перевірці порядку надання відпусток та правильності нарахування відпускних, є Кодекс законів про працю та Закон України «Про відпустки» № 504/96-ВР від 15 листопада 1996 року.
Відповідно до Закон України «Про відпустки» відпустки поділяються на:
• щорічні (основна, додаткова за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, додаткова відпустка за особливий характер праці, інші додаткові відпустки);
• додаткові відпустки (у зв'язку з навчанням, творчі відпустки, соціальні відпустки (у зв'язку з вагітністю та пологами; по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; додаткова відпустка працівникам, які мають дітей); відпустки без збереження заробітної плати.
Основна відпустка гарантована працівнику незалежно від того, де він працює і яку роботу виконує. Додаткова відпустка надається у випадку особливих умов і характеру роботи, тобто визначальними стають особливі обставини, передбачені законодавством або колективним договором. За загальним правилом у перший рік роботи щорічна відпустка надається після закінчення шести місяців безперервної роботи, при цьому її тривалість визначається пропорційно відпрацьованому часу.
Відпустку за наступні роки може бути надано працівнику в будь-який час згідно з графіком відпусток на підприємстві.
Згідно зі статтею 23 Закону України «Про відпустки» джерелами нарахування сум відпускних є:
• для оплати відпусток, передбачених законодавством, — витрати на оплату праці підприємств чи фізичної особи, в якої працюють за трудовим договором працівники.
• для оплати інших видів відпусток, передбачених колективним договором та трудовим угодами, законодавством — прибуток, що залишається на підприємстві після сплати податків та інших обов'язкових платежів до бюджету або за рахунок коштів фізичної особи, в якої працюють за трудовим договором працівники;
• для оплати допомоги по вагітності та пологах, а також по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку — кошти державного соціального страхування.
Контролююча особа має знати, що згідно з Роз'ясненням ГДПА № 10-114/10-3970 від 12.06.96 критерієм при визначенні джерела витрат на оплату відпусток у кожному конкретному випадку слід виходити із тієї тривалості відпусток, яка передбачена законодавством.
1. Звичайна 24 календарні дні
2. Промислово-виробничому персоналу вугільної, сланцевої, металургійної, електроенергетичної промисловості 24 календарні дні + 2 календарні дні за 2 відпрацьовані роки, але не більше 28 календарних днів
3. Працівники на підземних гірничих роботах та в розрізах, кар'єрах та рудниках:
- до 150 м - глибше 150м 24 календарні дні + 2 календарні дні за 2 відпрацьовані роки 28 календарних днів
4. Працівникам лісової промисловості та лісового господарства 28 календарних днів
5. Працівникам освіти до 56 календарних днів
6. Інвалідам І-1І груп ЗО календарних днів
7. Інвалідам III групи 26 календарних днів
8. Особам віком до вісімнадцяти років 3 1 календарний день
9. Сезонні працівники Пропорційно відпрацьованому часу
1 . Окремим категоріям працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я до 35 календарних днів
працівникам з ненормованим робочим днем до 7 календарних днів
1. Випускних іспитів в основній школі 10 календарних днів
2. Випускних іспитів у старшій школі 23 календарних дні
3. Перевідних іспитів в основній та старшій школах від 4 до 6 календарних днів без урахування вихідних
4. Іспитів екстерном за основну або старшу школу 21 та 28 календарних днів
Для підготовки та складання іспитів 35 календарних днів
1. На період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів для тих, хто навчається на першому та другому курсах у вищих навчальних закладах: - 1 та II рівнів акредитації з вечірньою формою навчання 10 календарних днів
- ІІІ-ІV рівнів акредитації з вечірньою формою навчання 20 календарних днів
- з заочною формою навчання незалежно від рівня акредитації ЗО календарних днів
2. На період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів для тих, хто навчається на третьому і наступних курсах у вищих навчальних закладах з вечірньою формою навчання: - 1 та 11 рівнів акредитації 20 календарних днів
- ІІІ-ІУ рівнів акредитації 30 календарних днів
- незалежно від рівня акредитації з заочною формою навчання 40 календарних днів
3. На період складання державних іспитів у вищих навчальних закладах незалежно від рівня акредитації 30 календарних днів
4. На період підготовки та захисту дипломного проекту (роботи) студентам, які навчаються у ВНЗ з вечірньою та заочною формами навчання: - 1 та II рівнів акредитації 2 місяці
- III та IV рівнів акредитації 4 місяці
5. Працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру, для підготовки та складання іспитів 1 раз на рік додаткова оплачувана відпустка з розрахунку 10 календарних днів на кожний іспит
6. Працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки. Додаткова оплачувана відпустка ЗО календарних днів та за їх бажанням протягом чотирьох років навчання - 1 вільний від роботи день на тиждень з оплатою його в розмірі 50 відсотків середньої заробітної плати працівника
1 . На здобуття наукового ступеня кандидата наук до 3 місяців
2. На здобуття наукового ступеня доктора наук до 6 місяців
5. Відпустки без збереження заробітної плати
а) в обов’язковому порядку:
1 Матері, що має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда до 14 календарних днів
2) Чоловікові, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці до 14 календарних днів
3. Матері, у разі якщо дитина потребує домашнього догляду тривалість, визначена у медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку;
4. Особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» до 14 календарних днів
5. Особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною до 21 календарного дня;
6. Пенсіонерам за віком та інвалідам III групи до ЗО календарних днів
7. Інвалідам І та II груп до 60 календарних днів щорічно;
8. Особам, які одружуються до 10 календарних днів;
9. Працівникам у разі смерті: - рідних по крові або по шлюбу до 7 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад
- інших рідних до 3 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад;
10. Працівникам для догляду за хворим рідним по крові або по шлюбу, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду тривалість, визначена у медичному висновку, але не більше ЗО календарних днів
11 . Працівникам для завершення санаторно-курортного лікування тривалістю, визначеною у медичному висновку
12. Працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та назад;
13. Працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру, а також працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки тривалість, необхідна для проїзду до місцезнаходження вищого навчального закладу або закладу науки і назад;
14. Сумісникам до закінчення відпустки за основним місцем роботи
15. Ветеранам праці до 14 календарних днів щорічно;
16. Працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсації. до 24 календарних днів
б) в термін обумовлений угодою між працівником та власником не більше 1 5 календарних днів на рік
Для перевірки правильності нарахування сум ревізор має керуватися Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Відповідно до цього Порядку суми виплат, належних працівнику за час надання йому щорічних, основної та додаткової відпусток, тривалість яких визначається в календарних днях, розраховуються шляхом ділення сумарного заробітку за останні 12 місяців перед наданням відпустки на відповідну кількість календарних днів року (за винятком святкових і неробочих днів) і множення отриманого результату (середньоденного заробітку) на кількість календарних днів наданої оплачуваної відпустки.
Цей розрахунок можна показати у вигляді формули:
де В — сума відпускних;
М — сумарний заробіток працівника за відповідний період;
365 — кількість днів у році;
С — число святкових і неробочих днів, передбачених законодавством;
./V —тривалість відпустки в календарних днях.
Перевірка правильності визначення періоду за яким обчислюється середня заробітна плата для нарахування відпускних
Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки, або для виплати компенсації за невикористані відпустки про-
надиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.
Працівникові, який пропрацював на підприємстві, в установі, організації менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.
Час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.
Перевірка відповідності виплат, що включаються у розрахунок середньої заробітної плати
При обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження включаються: основна заробітна плата; доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення в праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та інші); виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії; винагорода за підсумками річної роботи та вислугу років тощо, виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов'язків, службового відрядження тощо), та допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю. Премії включаються в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Премії, які виплачуються за квартал і більш тривалий проміжок часу, при обчисленні середньої заробітної плати за останні два календарні місяці, включаються в заробіток в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді.
Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.
Усі виплати включаються в розрахунок середньої заробітної плати у тому розмірі, в якому вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.
В ревізійній практиці зустрічаються випадки коли до розрахунку середньої заробітної плати включають наступні виплати:
а) виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов'язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов'язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов'язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками);
б) одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо);
в) компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових);
г) премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності);
д) грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо;
е) пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;
є) літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором;
ж) вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;
з) дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку;
й) виплати, пов'язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;
і) вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування;
ї) заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством);
й) суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я;
к) доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства;
л) компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати.
Включення цих виплат до розрахунку середньої заробітної плати є порушенням встановленого порядку нарахування відпускних.
Порядок обкладання обов'язковими податками і зборами сум відпускних такий же, як і порядок оподаткування основної заробітної плати. Проте, існують особливості нарахування й утримання прибуткового податку з доходів, що виплачуються працівникові, який іде у відпустку, які викладено в пп.9.4 п.9 Інструкції про прибутковий податок з громадян, затвердженої наказом ГДПІ України від 21.04.93 р. № 12.
Порядок нарахування податку такий:
- окремо утримується податок із заробітку за минулий місяць, якщо до часу, коли працівник іде у відпустку, цей податок не було утримано;
- окремо утримується із заробітку за поточний місяць і заробітку за дні відпустки в цьому місяці, якщо працівник перебуватиме у відпустці до кінця цього місяця;
- із заробітку за дні відпустки, що припадають на неповний наступний місяць, у разі надання відпустки податок не утримується. Податок із цих сум утримується після повернення з відпустки за сукупністю із заробітком за весь цей місяць на загальних підставах.
Особливу увагу ревізору потрібно звернути на перевірку грошових компенсацій за невикористані щорічні відпустки.
Компенсації виплачуються у разі звільнення працівника за всі не використані ним дні щорічної відпустки.
У разі переведення працівника на роботу на інше підприємство грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник.
За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.
Особам віком до вісімнадцяти років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.
У період економічної кризи на підприємствах було відпустки без збереження заробітної плати були досить поширеним явищем. Але після 18 листопада 2001 року, тобто з часу набрання чинності Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про відпустки», надання відпусток без збереження заробітної плати або з частковим її збереженням у разі простою підприємства з незалежних від працівників причин неможливо.
Перевіряючий має знати, що відповідно до Листа Пенсійного фонду України № 04/1929-36 від 02.10.99 згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 03.11.98 р. № 1740, надання відпустки без збереження заробітної плати зобов'язує підприємства, установи і організації сплачують збір у розмірі 32 відсотків мінімальної заробітної платні з розрахунку на одного найманого працівника.
Ревізор може звернути увагу на те чи надання відпустки частинами не призвело до зменшення річної норми робочого часу порівняно з використанням працівником цієї відпустки одноразово.
Наприклад: працівник використовує у 2002 році щорічну відпустку тривалістю ЗО календарних днів частинами: з 1 до 13 липня — 12 календарних днів; з 2 по 7 вересня — 5 календарних днів; з 1 до 12 жовтня — 11 календарних днів; з 5 до 7 листопада — 2 календарні дні. За такого поділу відпустки працівник не працював би 26 днів, тоді як при одноразовому її використанні з 1 до 31 липня, на період відпустки припаде 22 робочі дні. Тобто працівник за рік додатково не відпрацює 4 робочі дні.
Отже, у разі поділу на прохання працівника щорічної відпустки, що надається в календарних днях, на частини, загальна тривалість її не тільки не повинна перевищувати норми, передбаченої законодавством для тієї чи іншої категорії працівників, але й повинно забезпечуватись збереження річної норми робочого часу з урахуванням тривалості відпустки за її одноразове надання.
Для цього рекомендовано надавати наступну частину відпустки з дня тижня, що є наступним за днем закінчення попередньої використаної її частини.