5.7.3. Організація робіт у ході проведення зовнішнього контролю (аудиту) з використанням комп’ютерної техніки; Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу - Сопко В.
5.7.3. Організація робіт у ході проведення зовнішнього контролю (аудиту) з використанням комп’ютерної техніки
Впровадження обчислювальної техніки в процес зовнішнього контролю дає змогу значно скорочувати його трудомісткість і створює нові можливості в організації і методиці проведення контролю (аудиту).
Зовнішній контроль передбачає:
1) перевірку відповідності звітних даних запровадженому принципу відображення даних у звітності. Для цього за певний період часу переглядають наявні звітні дані і дані, відбиті в звітних документах, з метою узгодження показників форм звітності. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація у вигляді таблиці узгодження та бази знань;
4) надання додаткових аудиторських послуг з оцінки і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.
У ході проведення зовнішнього контролю можуть бути три підходи до використання обчислювальної техніки. Так, перевірку даних можна здійснити за допомогою:
1) програмних засобів підприємства, які перевіряються імітацією облікових даних;
2) спеціальних контрольних програм, підготовлених працівниками підприємства, що перевіряється;
3) спеціальних програм, підготовлених контролюючою організацією.
У першому випадку за допомогою програмних засобів, які функціонують на підприємстві, здійснюється паралельний прорахунок і створюється імітаційна база даних. Зіставленням даних перевіряється правильність проведених розрахунків і отриманих результатів.
У другому випадку використовуються спеціальні програмні засоби, розроблені персоналом підприємства. На їх підставі здійснюється імітаційна обробка даних із структурою, аналогічною структурі реального програмного забезпечення. До програмного забезпечення включаються додаткові програмні модулі, які дають змогу контролювати необхідні параметри облікового процесу.
У третьому випадку здійснюється перевірка облікових даних за допомогою спеціальних програм, підготовлених контролюючою організацією. Ця перевірка здійснюється паралельним моделюванням облікового процесу з поєднанням програмної перевірки всіх його можливих параметрів. Отримані вихідні дані порівнюють з реальними даними, за результатами порівняння виявляють відхилення, які фіксуються в акті перевірки, де крім самих відхилень на основі бази знань зазначають методологічні або законодавчі акти, які були при цьому порушені. Нині, в умовах автоматизованих систем обліку, спосіб обробки господарських операцій і ведення обліку істотно впливають на організаційну структуру підприємства і на процедури та засоби проведення зовнішнього контролю.
Під час контролю з використанням обчислювальної техніки враховуються такі фактори:
а) рівень автоматизації завдань бухгалтерського обліку;
б) наявність методик проведення аналізу на підприємстві;
в) доступність облікових даних;
г) складність існуючої автоматизованої системи обліку, контролю та аналізу.
Важливу роль при плануванні перевірки відіграє рівень автоматизації облікових завдань, що потребує від контролера спеціальних знань. При оцінці складності автоматизованої обробки бухгалтерських даних необхідно враховувати як ступінь інтеграції інформаційних систем, так і ступінь спільного використання різними системами тієї самої облікової бази даних.
Методи і засоби, застосовувані для перевірки в складних інформаційних системах, побудованих на основі РСОД, поділяють на такі групи:
а) робота в реальному режимі часу з реальними даними;
б) робота зі статистичними даними;
в) робота з імітаційними даними;
г) проведення аналізу спеціальними програмними засобами.
Програмні засоби передбачають два види контролю даних:
а) систематичний контроль, коли облікові дані тестують за всіма основними критеріями (діапазон, зіставлення з нормативно-довідковою інформацією і т. ін.);
б) вибірковий контроль, що ґрунтується на деякій вибірці даних (за певними операціями, окремими завданнями тощо).
За допомогою спеціальних програмних засобів мають здійснюватися перевірка, моделювання та аналіз облікових даних з метою визначення їх повноти, якості, правомірності і достовірності. Для цього здійснюються порівняння змодельованих облікових даних з реальними даними інформаційної системи, а також тестування розрахунків і перерахунку, підсумовування, повторне упорядкування та формування звітних даних і порівняння їх з реальними даними. Крім того, контролюють правильність відновлення даних. Схему проведення зовнішнього контролю з використанням комп’ютерної техніки подано на рис. 5.4.
Рис. 5.4. Схема проведення зовнішнього контролю за допомогою автоматизованої системи
Програми загального призначення з внутрішнього контролю припускають роботу певних тестів на фактичних даних. За допомогою таких програмних засобів здійснюються перевірка й аналіз записів на основі певних критеріїв з метою визначення їх якості, повноти, спроможності і правильності. Для цього також використовується база знань, яка дає змогу визначити невідповідність і прийняти необхідні рішення. Таке програмне забезпечення дає змогу здійснити тестування розрахунків, необхідні перерахунки і порівняти отримані результати з нормативними, кошторисними даними. Отже, завдяки зіставленню даних, які сформувалися з сумісними з ними даними, програмні засоби дадуть змогу провести дослідження за певними критеріями і прийняти необхідне управлінське рішення. Під час роботи зі спеціальними контрольними програмними продуктами поетапно мають виконуватися процедури, подані на рис. 5.5.
На етапі І — визначаються завдання, які необхідно вирішити при перевірці за допомогою спеціального програмного забезпечення.
На етапі ІІ — складається план виконання поставлених завдань і оцінюється реальність застосування програмних засобів. З цією метою здійснюється аналіз форми і засобу застосовуваного на підприємстві бухгалтерського обліку й оцінюється можливість застосування спеціального програмного забезпечення. При цьому визначаються обсяги облікової інформації і роботи контролера, кількість часу, необхідного для проведення аналізу. Окрім того, визначається необхідна потужність обчислювальної техніки та складається графік виконання робіт із зазначенням обсягу робіт, строків виконання, конкретних виконавців і форми завершення.
Рис. 5.5. Етапи проведення зовнішнього контролю
На етапі ІІІ — налагоджуються стандартні програмні засоби і розробляються нові засоби, необхідні для перевірки. Існуючі програмні засоби адаптуються до фактичних облікових даних.
На етапі ІV — перевіряються сформовані на машинних носіях дані з метою підтвердження їх незмінності, оцінюється стан підприємства, здійснюється тестування та обробка за заплановою мережною моделлю, аналіз одержаної інформації, її оцінка за допомогою бази знань і формування комп’ютерного висновку за позиціями, що перевіряються.
