У кожній бухгалтерії документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств та організацій до повного використання й передачі до архіву проходять обробку, передаються з одного робочого місця на інше, тобто проходять певний шлях. На окремих робочих місцях бухгалтерські документи затримуються іноді на кілька днів. Через це обов'язково потрібний контроль за зберіганням документів.
Для забезпечення своєчасного і правильного обліку господарських фактів треба сформувати систему складання й опрацювання документів, яка сприяла б максимальному прискоренню їх руху протягом всієї обробки. Цього можна досягти за допомогою документообороту та чіткої організації поточного і постійного активів.
Документооборотом називається встановлений порядок і термін руху документів у процесі їх використання згідно з методом бухгалтерського обліку від моменту складання або отримання від інших підприємств до передачі в архів.
Документи, на підставі яких роблять записи в облікових реєстрах, називаються використаними. їх зберігають у поточному архіві не довше як протягом даного року, після чого передають за актом на постійне зберігання до архіву підприємства, організації або установи.
Протягом місяця документи, які обробляються, зберігають в окремих папках або технічних засобах діловодства.
У кінці кожного місяця документи поточного місяця формують в окремі папки за ознаками архівного діловодства, тобто згідно з номенклатурою. На обкладинці зазначають назву справи, її номер, рік, місяць, шифр синтетичного рахунку та кількість документів. Документи добирають за певними ознаками групування (прихідні, видаткові, авансові звіти), нумерації, послідовності здійснення господарських операцій та іншими ознаками.
Усі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, яка орієнтовно може мати таку форму:
Документи, передані з поточного архіву до постійного, зберігають за такими принципами: за роками і місяцями; у межах року і місяців залежно від характеру і змісту за такими ознаками: у хронологічному, предметному і кореспондентському порядку.
Термін зберігання документів у постійному архіві підприємства для кожного виду документів встановлює Головне архівне управління.
Після закінчення терміну зберігання документи знищують, про що складають акт. Процес знищення полягає в передачі відповідних матеріалів організаціям вторинної сировини. Цей факт оформляють накладною.
