Слово “контроль” викликає, насамперед, негативні емоції, пов'язані з обмеженням, примусом, відсутністю самостійності. Для багатьох контроль асоціюється з можливістю утримувати працівників у визначених рамках. Але це лише частина можливостей контролю.
Контроль – це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Процес контролю складається з установки стандартів, виміру фактично досягнутих результатів і проведення коректувань у тому випадку, якщо досягнуті результати відрізняються від установлених стандартів.
Необхідність контролю пов'язана з наявністю невизначеності в роботі підприємства. Проводячи контроль, можна передбачати і попередити появу кризових ситуацій. Функція контролю - це характеристика управління, що дозволяє виявити проблеми і скорегувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть у кризу.
Варто розрізняти попередній, поточний і заключний контроль.
Попередній контроль - здійснюється до фактичного початку робіт. Основними засобами цього виду контролю є реалізація визначених правил, процедур і ліній поведінки. Цей контроль можна вести в трьох ключових областях: стосовно людських ресурсів, матеріальних і фінансових ресурсів.
Попередній аналіз наявності людських ресурсів припускає ретельний аналіз ділових, професійних знань і навичок, що необхідні для виконання тих чи інших обов'язків. Установлюються вимоги до рівня освіти і стажу роботи в потрібній області, наявність рекомендацій. Проводиться робота з залучення необхідних кадрів з урахуванням планів чисельності трудових ресурсів, які містять у собі оцінку кількості і структури наявних ресурсів, розрахунок поточних і майбутніх потреб підприємства в них. Перспективна потреба визначається шляхом прогнозування чисельності персоналу, необхідного для реалізації майбутніх цілей підприємства.
Фірма здійснює попередній контроль використовуваних нею матеріальних ресурсів шляхом вироблення стандартів мінімально припустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять. Можна також вибрати постачальника, який би поставляв ресурси, що відповідають запропонованим вимогам.
Найважливішим засобом попереднього контролю є бюджет (фінансовий план). Бюджетний метод управління використовують не тільки для контролю за фінансовими ресурсами. У менеджменті застосовується так званий бюджетний метод управління, заснований на контрольованих передбаченнях. Суть бюджетного методу контролю полягає в передбаченнях, їх вираженні в цифрах і в бюджетах. Потім проводиться координація бюджетів між собою, визначення відхилень і здійснення коригувальних заходів.
Бюджетний контроль характеризується цілями, відбитими в цифрах, що відносяться до показників бухгалтерської звітності, які будуть зіставлятися з отриманими результатами. Тут широко застосовуються методи аналізу звітності.
Переваги бюджетного контролю виражаються у наступному:
сприяє економії витрат засобів виробництва;
забезпечує контроль витрат в залежності від тієї визначеної мети, для якої він здійснюється відповідно щодо рішення керівника;
дає можливість скоротити витрати на узгодження прийнятих рішень, сприяючи децентралізації;
змушує дирекцію забезпечити ефективну організацію головної і виробничої бухгалтерії;
є єдиним засобом, за допомогою якого можна заздалегідь визначити, коли і на яку суму забезпечене фінансування;
змушує вивчати свою продукцію і ринки для розробки прогнозів;
дозволяє дирекції здійснювати ефективну політику в області виробництва, збуту і фінансування.
На підприємстві передбачається розробка заздалегідь визначеної кількості бюджетів: бюджет збуту; бюджет виробництва (робочої сили, витрат на виробництво); бюджет постачання; бюджет коштів; бюджет капіталовкладень.
Поточний контроль здійснюється в ході проведення робіт. Найчастіше його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він є прерогативою начальника. Проводиться регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорюються виникаючі проблеми і пропозиції щодо удосконалення роботи. Це дозволяє виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Для цього виду контролю необхідна наявність зворотного зв'язку – добір даних про отримані результати. Система зворотного зв'язку дозволяє керівництву виявити безліч проблем і скорегувати лінію діяльності організації, щоб уникнути відхилень від ефективного шляху досягнення цілей організації.
Усі системи зворотного зв'язку складаються з наступних елементів :
мають цілі;
використовують зовнішні ресурси;
стежать за значними відхиленнями від намічених цілей;
коректують ці відхилення.
Заключний контроль. У рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як цілком буде виконана робота.
Функції заключного контролю :
надання організації інформації, необхідної для планування аналогічних робіт у майбутньому ;
заключний контроль сприяє мотивації персоналу.
Якщо керівництво пов'язує рівень винагороди з результатами діяльності фірми, то потрібно прагнути чітко і точно здійснювати оцінку цих результатів.