Робота з інформацією займає до 30-40% робочого часу керівника. При підготовці інформації основними труднощами для керівника є оптимальне дозування письмової й усної інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
При роботі з інформацією рекомендується враховувати наступні аспекти:
вибірковість інформації, що припускає її строгу спеціалізацію і диференціацію в залежності від рівня управління;
оперативність і своєчасність інформації;
надійність інформації – об'єктивність даних, ретельна перевірка джерел інформації;
доступність інформації, яка обумовлена її стислістю, використанням графічних методів зображення, таблиць, діаграм;
необхідна потужність інформаційних потоків не повинна перевищувати фізіологічні можливості людини, що значною мірою визначається ефективністю роботи секретарів-референтів.
Важливо регулювати потужність інформаційних потоків, щоб вони зростали в першій третині робочого дня, а потім йшли на зниження. Пік їх приходиться на ранкові, найбільш продуктивні години.
В управлінській і особливо підприємницькій діяльності циркулює величезний потік оперативної інформації, що зв'язаний зі значними витратами з обробки і переміщення інформації. Розв’язання цієї проблеми може бути пов'язано з проведенням фільтрації інформації і виділенням з неї тільки істотних даних. Такий підхід одержав назву “стиск інформації”: можливе кодування інформації, алгоритмічне представлення статистичних даних і раціональне діловодство.
На підставі практики підприємницької діяльності рекомендується наступне:
при формуванні управлінських рішень варто користатися єдиною термінологією;
інформувати й одержувати інформацію від тих співробітників, які зв'язані з підготовкою і виконанням даного рішення;
варто уніфікувати й описувати процедури підготовки, проходження і використання документів;
будь-яке управлінське рішення повинне бути підготовлене і реалізоване з мінімальними витратами;
важливо пам'ятати, що статистична інформація за тривалий період важливіша, ніж миттєво зведена за скорочений період;
первинні документи повинні готуватися в мінімальній кількості і зберігатися в архівах чи у кінцевих контролюючих підрозділах.
Крім того, керівнику рекомендується:
1. Мати чітко розроблену схему інформації і періодично оцінювати її функціонування.
2. Бути максимально інформованим.
3. Мати свою власну систему інформаційних показників.
4. Підтримувати контакти зі співробітниками підрозділів підприємства й інших організацій.
5. Приділяти близько 10% робочого часу вивченню літератури, відвідуванню лекцій, курсів, семінарів.
6. Освоїти і використовувати швидкий спосіб читання (близько 500 слів у хвилину).
7. Розробити спосіб ведення записів (блокнот, щоденник, картотека).