Оскільки керівник виконує свої ролі і приймає конкретні рішення, використовуючи наявну інформацію, якість обміну може прямо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що успіх роботи керівника і всієї організації залежить від ефективної комунікації.
Варто розрізняти наступні види комунікацій:
1. Комунікації між організацією і її середовищем. Організації використовують різні засоби для комунікації з зовнішнім середовищем:
- у відносинах зі споживачами (за допомогою реклами й інших засобів просування товарів);
- у відношенні з громадськістю важливе місце займає створення визначеного “іміджу” організації на місцевому, загальнонаціональному і міжнародному рівні. Для цього організація видає письмові звіти: з питань фінансів і маркетингу та ін. Використовуючи лобістів і роблячи внески на користь різних політичних груп, організація намагається впливати на зміст майбутніх законів і постанов.
2. Міжнародні комунікації в організаціях бувають наступних видів: вертикальні комунікації; горизонтальні; по висхідній; по спадній.
2.1. Комунікації по висхідній, тобто знизу нагору виконують функцію інформування верхів рівнів управління з проблемами на нижчих рівнях. Остання інновація в комунікаціях по висхідній припускає створення груп з робітників, що регулярно збираються для обговорення і розв’язання виникаючих проблем (кружки якості).
2.2 Горизонтальна комунікація – це комунікація між різними відділами підприємства.
2.3 Комунікації “керівник – підлеглий”. Вони є прикладом обміну інформації з вертикалі. Обмін інформації тут зв'язаний із проясненням задач, пріоритетів і очікуваних результатів, збором інформації про назріваючу чи реально існуючу проблему.
3. Комунікації між керівником і робочою групою .
Неформальні комунікації пов'язані з наявністю формальних і неформальних елементів в організації.
Ефективність праці керівників багато в чому залежить від використання сучасних технічних засобів механізації й автоматизації управлінської праці. Вони впливають на продуктивність праці, рівень її дисципліни і культури не тільки керівника, але і підлеглих.
Технічні засоби представлені:
засобами оргтехніки (копіювальна техніка, датчики, диктофон);
засобами обчислювальної техніки;
засобами зв'язку (телефони, факси, автовідповідачі, факсимільна приставка, комп'ютерний зв'язок).
Використання цих методів зв'язку дозволило створити принципово нову комерційну систему інформації, що називають інформаційною технологією. Інформаційна технологія припускає використання обчислювальної техніки і систем зв'язку для створення, збору, передачі і збереження, обробки інформації.
Виникла необхідність формування могутньої індустрії для задоволення потреб інформаційної технології.
Індустрія інформаційної технології робить інформаційний продукт – це різні аспекти знань, економічні дані, твори мистецтва й інші форми інформації чи розваг, отримані традиційним шляхом або за допомогою електронної техніки.
Застосування інформаційної технології дозволяє оперативно одержувати доступ до будь-якої накопичувальної інформації.
Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома чи більше особами.
Основна мета комунікаційного процесу полягає в забезпеченні розуміння інформації, тобто повідомлення.
В процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:
1. Відправник – особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.
2. Повідомлення – інформація, закодована за допомогою символів.
3. Канал – засіб передачі інформації.
4. Одержувач – особа, якій призначена інформація.
Під час обміну інформація проходить кілька взаємозалежних етапів: зародження ідеї, кодування і вибір каналу, передача, декодування.
Зародження ідеї – це формулювання ідеї, добір інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення варто зробити предметом обміну.
Наприклад, керівник, який бажає обмінятися інформацією про оцінку результатів роботи, повинний чітко розуміти, в чому полягає ідея, щоб надати конкретну інформацію про слабкі і сильні сторони і як поліпшити роботу.
Перш ніж передати ідею, відправник повинний за допомогою символів закодувати її, використовуючи для цього слова, інтонації і жести. Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.
Відправник обирає канал, сумісний з типом символів кодування.
Вибір засобу повідомлення не повинний обмежуватися єдиним каналом. Наприклад: одночасне використання засобів обміну усної і письмової інформації ефективніше, ніж тільки обмін письмовою інформацією.
Передача – фізична передача повідомлення.
Декодування – це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи відправника мають однакове значення для відправника і одержувача, то останній отримає повідомлення. Але ж з ряду причин одержувач може додати трохи інший зміст повідомленню.
Ефективній комунікації заважають наступні фактори:
незадовільне формулювання повідомлень через невдало обрані слова, відсутність послідовності, погане викладання думок, повторень, жаргону та ін.;
втрата інформації при її передачі іноді складає 30%, а при запам'ятовуванні - 40-50%. Усунути цю причину можна шляхом повторення повідомлень;
неуважність і відсутність бажання слухати і читати, що веде надалі до суперечок з вирішених питань;
недовіра до автора повідомлення, якщо керівник приймає не зовсім продумані рішення;
упередженість до повідомлення, коли одержувач прийняв рішення до надходження повідомлення;