8.5 Робота керівника з документами

8.5 Робота керівника з документами

 

Значна частина робочого часу керівника приходиться на роботу з документами.

Робота з документами передбачає  володіння керівником наступними навичками:

швидкочитання,

знання раціональних способів документування,

використання комп'ютерної й оргтехніки.

Звичайно, керівник перевантажений роботою з документами, тому цей потік варто розділити на дві складові:

1) документи, що вимагають спеціальних знань і компетентності підлеглих;

2) документи, що вимагають підготовки рішення, а потім його затвердження.

Для цього керівник попередньо переглядає документи і після цього чітко розподіляє функції між особами-виконавцями. Якщо він цього не зробить, то виникає конфлікт підлеглих, із приводу – хто з них повинний реагувати на той чи інший документ.

Для успішної роботи з документами потрібно перевірити, чи є:

Документ типовим. При цьому застосовуються стандартні управлінські операції, характерні  для даної ситуації.

Документ індивідуальним. Здійснюється пошук аналогів у практиці роботи організації.

Документ, що не має аналогів. Здійснюють “декомпозицію” документа, тобто розбивають на “стандартну” і “нестандартну” частини і використовуються відомі підходи аналізу документа.

Після аналізу документа можливі наступні альтернативи:

1. Менеджер самостійно приймає рішення.

2. Менеджер вирішує проблему не відразу, а проводить додаткову підготовку.

3. Менеджер дає доручення співробітникам на додаткову обробку документу і тільки потім приймає рішення.

4. Остаточне рішення приймається співробітниками.

Приймаючи рішення, керівник формує відповідну резолюцію:

вказівка особі, якій адресована резолюція;

характеристика суті резолюції;

вказівка термінів очікуваного виконання.

Для скорочення і підтримки мінімально необхідного обсягу документів необхідно здійснити наступні заходи:

- упорядкувати документи відповідно до номенклатури справ;

- не допускати дублювання в логічних схемах звертання документів;

- виготовити штампи стандартних відповідей;

- варто не відкладати прочитані листи і відповідати на них відразу після прочитання;

- в першу чергу варто займатися “неприємними” складними справами, а більш цікаві – відкласти на кінець робочого дня;

- використовувати спосіб збереження інформації, що відповідає вимогам; вказувати терміни збереження документів.

Метою управлінського спілкування є прийняття управлінського розпорядження, що  не повинне суперечити цінностям і установкам підлеглого. Видаючи розпорядження підлеглому, керівник повинний знайти і вказати, яка з виявлених їм раніше потреб буде задоволена чи будуть створені для цього передумови.

 

? Контрольні питання

 

Обґрунтувати рівні прийняття управлінських рішень.

Дати оцінку ефективності процесу  прийняття управлінського рішення.

Проаналізувати  типовий процес розробки і реалізації управлінських рішень.

Визначити методи прийняття управлінських рішень.

Визначити рівні розумової праці.

Розкрити особливості роботи керівника з інформацією в процесі прийняття управлінського рішення.

Надати рекомендації щодо роботи з інформацією.

Визначити основні види  комунікацій в процесі управління.

Обґрунтувати необхідність використання технічних засобів обробки інформації і привести їх види.

 Визначити базові елементи побудови комунікаційного процесу.

 Дати оцінку  ефективній комунікації в процесі управління.

 Проаналізувати  вимоги щодо організації ефективної роботи керівника з документами.

 Визначити вимоги  скорочення і підтримання мінімально необхідного обсягу документів.

 

Тестові завдання

 

1. Управлінське рішення - це:

Основна форма впливу менеджера на об'єкт управління з метою досягнення поставлених цілей.

Форма управлінської діяльності менеджера з метою виконання
завдань.

Результат діяльності менеджерів.

Форма керівництва організацією.

2. До одноосібних управлінських рішень відносяться:

Накази, розпорядження, вказівки та резолюції менеджерів.

Постанови, розпорядження та приписи.

Постанови та накази.

Накази і вказівки.

3. Довгострокові рішення спрямовані на:

Вирішення стратегічних завдань.

Стратегічних і тактичних завдань.

Переважно довгострокових завдань.

Переважно тактичних завдань.

4. Короткострокові рішення орієнтовані на:

Тактичні оперативні цілі.

Оперативні цілі.

Тактичні цілі.

Досягнення запланованих економічних показників.

5. Основними вимогами до управлінських рішень є:

Обґрунтованість, оперативність, реальність, цілеспрямованість, ефективність, правомочність і законність.

Обґрунтованість, правомочність, законність, ефективність.

Цілеспрямованість, обґрунтованість, реальність, законність та ефективність.

Обґрунтованість і законність.

6. Хто в організації приймає рішення в формі наказу?

Керівник організації або його заступник.

Тільки керівник та спеціалісти.

Керівники підрозділів.

Всі відповіді правильні.

7. Для чого керівник організації повинен залучати членів трудового колективу при виробленні управлінських рішень?

Щоб   розширити   базу   знань   по   конкретних   питаннях   та скористатися колективним досвідом.

Щоб зняти з себе відповідальність за їх обґрунтованість.

Щоб створити про себе думку як про керівника-демократа.

Щоб не зробити помилок.

8. Нарада - це:

Форма   обміну   інформацією   між   керуючою   і   керованою підсистемами для досягнення певних цілей.

Вид управлінської діяльності.

Форма обміну інформацією між керівниками та спеціалістами.

Метод обміну інформацією.

9. Найважливішим джерелом інформації для менеджера є:

Спілкування з персоналом для отримання відповідних даних про стан об'єкта управління.

Спілкування з провідними спеціалістами для отримання даних про виконання завдань.

Спілкування  з  підлеглими для  отримання даних  про  стан
виконання основних завдань.

Спілкування з робітниками  і  спеціалістами для отримання
даних про їх рівень задоволеності працею.

10. Що таке комунікація?

Обмін інформацією між двома і декількома людьми.

Обмін інформацією між декількома підрозділами.

Обмін інформацією між керівниками та їх підлеглими.

Обмін будь-якою інформацією.

11. У чому полягає основна мета комунікаційного процесу?

Забезпечення розуміння інформації, яка є предметом обміну,
тобто повідомлень.

Забезпечення керуючої системи необхідною інформацією для прийняття рішень.

Забезпечення органів управління певною інформацією.

Забезпечення виконання виробничих завдань.

12. Які існують основні етапи обміну інформацією?

Надходження ідеї, кодування і вибір каналу передання та
декодування інформації.

Надходження ідеї та декодування інформації.

Кодування та передача інформації.

Кодування інформації.

13. Під статистичною інформацією розуміють:

Офіційну   документовану   державну   інформацію,   що   дає характеристику   подіям   та   явищам,   які   відбуваються   в
економічній, соціальній, культурній, та інших сферах.

Офіційну     документовану     інформацію     про    діяльність підприємства.

Документовану інформацію про події та явища, які відбуваються в економічній та культурній сфері.

Неофіційну інформацію про діяльність підприємства.

14.  Документ – це:

Передбачена     законом     матеріальна  форма одержання,
зберігання,  використання  і  поширення  інформації шляхом
фіксації її на певних носіях.

Матеріальна    форма    одержання    та    поширення  певної інформації.

Форма одержання та використання певної інформації.

Нематеріальна форма зберігання інформації.

15. До конфіденційної інформації відносяться:

Відомості,  які  знаходяться  у  володінні,   користуванні   або розпорядженні   окремих   фізичних   або   юридичних   осіб   і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.

 Відомості, які знаходяться у володінні окремих юридичних осіб.

Відомості,   які   знаходяться   у   володінні   та   користуванні
фізичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.

Відомості, які знаходяться у володінні фізичних осіб.

 

Ситуаційні завдання

 

Ситуація 1

 

На підприємстві впроваджується новий метод організації виробництва.  В результаті собівартість річного випуску продукції знизилася з 30 до 24 тис. грн.  Обсяги виробництва за старим і новим варіантами однакові - 1000 одиниць на рік.  Визначити доцільність впроваджень. Якщо впровадження доцільно, то визначити економічний річний ефект.

 

Ситуація 2

 

Обсяг виробництва по варіантах однаковий: 2000 од. 

 

Визначити, який із двох нових варіантів слід обрати.

Розрахувати річний економічний ефект за обома варіантами.

 

Ситуація 3

 

На підприємстві почато виробництво нового продукту.  Освоєння випуску нового продукту потребує 130 тис. грн. капіталовкладень.  При цьому прибуток від продажу 1 од.  товару зросте з 12 до 17 грн. За планом першого року передбачається виготовити 250 тис. од.  нового продукту.  Визначити річний економічний ефект від реалізації заходу щодо виробництва нового продукту.

 

Ситуація 4

 

Початкова собівартість виробництва – 50  грн. за  одну одиницю виробу, а обсяг виробництва сягає 100 млн. од. виробів. Обсяг  додаткових капіталовкладень в виробництво – 150 тис. грн., при цьому собівартість знизилася на 5%, а обсяг виробництва збільшився на 20%. Визначити період окупності додаткових капіталовкладень у виробництво.

 

Ситуація 5

 

Обсяг виробництва по варіантах однаковий: 1000 од. / рік 

 

Визначити доцільність заміни варіанта в базисному періоді новим (№1 або №2) і розрахувати річний економічний ефект.

 

Ситуація 6

Визначити середньорічну вартість основного капіталу, якщо активна частина основного капіталу: 200 тис. грн., частка активної частини в загальній вартості основного капіталу складає 0,4.  У березні вводяться основні засоби на суму 50 тис. грн., липні – 10 тис. грн.; списується основних засобів на суму: у травні 20 тис. грн.  , у серпні 15 тис. грн.

 

Ситуація 7

 

Підприємство розглядає два альтернативних проекти капіталовкладень, що призводять до однакового сумарного результату майбутніх грошових доходів:

 

Обидва проекти мають однаковий обсяг інвестицій.  Підприємство планує інвестувати отримані доходи під 18% річних. Порівняти сучасні значення отриманих грошових доходів.  Вибрати більш вигідний проект.