Перш ніж почати збирати дані, необхідно вирішити, які дані потрібні та визначити методи їх збирання. Необхідно ретельно продумати й впровадити такі способи збирання даних, які б не були дуже трудомісткими та давали б змогу отримати необхідну, вірогідну та важливу інформацію.
Згідно з ДСТУ ISO 10013 форма ? це «документ, який використовують для реєстрування даних, що їх вимагає система управління якістю (СУЯ). Форма стає протоколом після внесення даних».
Створення форм подання інформації спрощує реєстрування даних, ведення протоколів, обробляння даних дає можливість усунути дублювання інформації, а також забезпечити однозначну ідентифікацію протоколів (журналів, актів, протоколів випробувань, реєстрів тощо) у межах усієї організації.
Під час розробляння форм протоколів треба визначити дані, що їх будуть реєструвати в протоколі, та узгодити з користувачами форму подання цих даних.
Наприклад, якщо під час вхідного контролювання матеріалів потрібно реєструвати значення величин за кожним показником, що підлягає контролю, то для оцінювання постачальників дані про результати вхідного контролю можна подати більш узагальнено ? продукція відповідає встановленим вимогам чи не відповідає.
Наочне подання поточних результатів в «реальному часі», наприклад, за допомогою контрольних карт, дає основу для прийняття своєчасних оперативних контрольних дій. Форми протоколів треба затверджувати й переглядати за потреби. Розробник форми протоколу та/чи керівник процесу повинен визначити:
? періодичність формування (складання) протоколу;
? хто є користувачем протоколу;
? кількість примірників, які необхідно дати користувачам;
? хто відповідає за складання протоколу;
? місце зберігання протоколу;
? строк зберігання протоколу.
Таким чином, особа, яка реєструє дані, повинна знати, що саме фіксують, задля чого, коли, на яких носіях, кому й коли їх потрібно подати.
Робота виконана під керівництвом ст. викладача Малімоненко Г. В.