1.1. Спецвідділ по контролю за станом благоустрою Солом'янського району.
1.2. Спеціаліст І категорії по контролю за виконанням правил регламенту.
1.3. Призначається на посаду начальником спецвідділу.
1.4. Виконавець цієї посади несе відповідальність за ведення діловодства у спецвідділі.
1.5. Виконавця цієї посади заміщує інший спеціаліст І категорії (за наказом начальника спецвідділу).
1.6. Закріплення на посаді.
Робота на даній посаді потребує від її виконавця наступної кваліфікації:
1.6.1. Освіта – вища (діловодство та архіво знавство).
1.6.2. Спеціальність – діловод та архівознавець.
1.6.3. Мінімальний робочий стаж за спеціальністю – 2 роки.
1.6.4. Вільне володіння українською мовою – обов'язкове.
1.7. Право на відпустку – згідно з колективним договором.
1.8.Заробітна плата – згідно штатного розкладу.
1.9.Премія у розмірі 50-60 відсотків від заробітної плати.
2. Цілі.
2.1. Забезпечення якісного ведення діловодства згідно з вимогами нормативних актів та чинного законодавства у спецвідділі.
3. Функції.
№ п/п
Перелік функцій
Періодичність та термін виконання.
1.
Ведення обліку вхідної та вихідної документації.
Постійно.
2.
Ведення обліку адміністративних протоколів.
Постійно.
3.
Контроль за наданням своєчасних та аргументованих відповідей на листи та звернення фізичних та юридичних осіб.
Постійно.
Підготовка та надання місячних, квартальних та річних планів і звітів роботи спецвідділу.
Постійно.
5.
Підготовка планів та звітів стосовно проведення весняних двомісячників і осінніх місячників з благоустрою, озеленення та поліпшення санітарного стану району.
Постійно.
6.
Підготовка матеріалів та протокольних доручень до проведення нарад та засідань.
Постійно.
7.
Ведення протоколів засідань та нарад.
Постійно.
8.
Розробка посадових інструкцій працівників спецвідділу.
Постійно.
9.
Реєстрація робочого часу працівників спецвідділу.
Постійно.
10.
Підготовка графіку чергувань працівників спецвідділу у вихідні та святкові дні.
Постійно.
11.
Підготовка наказів та розпоряджень щодо надання матеріальної допомоги, надання чергової та додаткової відпустки, преміювання, прийняття та звільнення працівників, зміни посад, тощо.
Постійно.
12.
Видача дозволів на встановлення МАФ та. на розміщення об'єктів торгівлі в приміщенні.
За необхідністю.
13.
Облік та реєстрація телефонограм.
Постійно.
14.
Проведення інвентаризації об'єктів зовнішньої реклами, малих архітектурних форм в районі.
За необхідністю.
4. Інформація.
4.1. Для досягнення загальних цілей роботи спецвідділу та для ефективного виконання своїх обов'язків регулярно обмінюється інформацією з співробітниками Головного управління контролю за станом благоустрою міста, співробітниками підприємств, установ та організацій району та співробітниками Солом'янської районної державної адміністрації:
№ п.п.
Отримує інформацію
№ п.п.
Передає інформацію
1.
Від начальника спецвідділу у формі вказівок, а також в усній формі на планових та оперативних засіданнях.
1.
Начальнику спецвідділу в усній формі та у вигляді письмових доповідей і письмових записок.
2.
Від працівників спецвідділу в усній формі та у вигляді письмових доповідей.
2.
Працівникам спецвідділу в усній формі.
3.
Від керівництва Головного управління контролю за станом благоустрою міста у формі вказівок та письмових доручень.
3.
Керівництву Головного управління контролю за станом благоустрою міста у формі усних і письмових доповідей та звітів.
4.
Від керівництва райдержадмі-ністрації у формі вказівок та письмових доручень.
4.
Керівництву райдержадміністрації у формі усних і письмових доповідей та звітів.
5. Права.
5.1. Приймати участь у нарадах та засіданнях депутатських комісій.
5.2. Вимагати від співробітників спецвідділу своєчасних та аргументованих відповідей на запити фізичних та юридичних осіб.
5.3.Вимагати від співробітників спецвідділу своєчасного надання матеріалів стосовно підготовки планів та звітів роботи спецвідділу.
5.4. Контролювати виконання розпоряджень, наказів та вказівок керівника спецвідділу.
5.5. Вносити пропозиції начальнику спецвідділу щодо покращення роботи спецвідділу.
5.6. Приймати участь у нарадах райдержадміністрації з питань відносно напрямків діяльності спецвідділу.
6. Відповідальність.
6.1. Несе відповідальність за якісне ведення діловодства згідно з вимогами нормативних актів та чинного законодавства.