Купуючи систему для управління проектами, керівники часто забувають, що її використання вимагає певної (а іноді значної) зміни процесів управління в організації. Тому впровадження такої системи вимагає системного підходу, що передбачає планування комплексу робіт і контроль за їх здійсненням.
Починати впровадження системи управління проектами в організації необхідно з розробки плану впровадження. План впровадження не повинен обмежуватися лише установкою програмного забезпечення в організації і навчанням користувачів роботи з системою.
Проекти з впровадження нових систем автоматизації управлінської діяльності традиційно охоплюють набагато ширший спектр задач: від формалізації процедур збору і збереження інформації до здійснення змін в організаційній структурі управління підприємством. Проекти з впровадження подібних систем можна віднести до класу організаційних проектів — проектів, які певною мірою ведуть до розвитку структури організації.
Відмінною рисою даного типу проектів є те, що від успіху проекту може залежати ефективність функціонування організації в цілому або її окремих підрозділів. З цієї причини особливого значення набуває ретельне планування і контроль не тільки технічних, але і людських аспектів впровадження системи.
Складність задач із впровадження комп'ютерної інформаційної системи залежить від масштабів організації, наявної структури управління і ступеня автоматизації управління. Однак, навіть у відносно простих випадках план впровадження системи відіграє ключову роль у введенні її в реальну експлуатацію.
Найбільш важлива роль проектного підходу до освоєння системи в тому, що він дозволяє втягнути потенційних користувачів системи в єдину команду проекту й у такий спосіб заручитися їхньою підтримкою. Саме це дає шанс на успіх впровадження системи в організації.
Серед помилок у плануванні впровадження систем управління проектами, що є причинами невдач освоєння подібних систем, можна виділити такі:
цілі й очікувані результати заздалегідь не визначені або визначені не в повному обсязі;
планування введення в експлуатацію одразу всіх функцій системи управління проектами;
планування переведення одразу всієї організації на нову систему. Розглянемо наведені помилки і способи їх уникнення більш детально. Цілі й очікувані результати заздалегідь не визначені або визначені не в повному обсязі. Досягненню цілей проекту в повному обсязі можуть завадити жорсткі часові обмеження, нетерплячість або непослідовність керівництва. Для уникнення подібних проблем варто обговорити результати, очікувані від впровадження системи, з усіма, кого це може стосуватися, на різних рівнях управління в організації: як із безпосередніми користувачами системи, так і зі споживачами або постачальниками інформації для системи.
Планування введення в експлуатацію одразу всіх функцій системи управління проектами. Нові технології роботи і нові схеми управління можуть наштовхнутися на "корпоративну інерцію" — супротив працівників новому і незрозумілому. Це може призвести до значного ускладнення проекту і зробить проблематичною стабілізацію роботи системи в цілому. Щоб запобігти негативним наслідкам та пом'якшити шок від нової технології, слід спланувати послідовне впровадження функцій планування й управління від простого до складного. Фахівці рекомендують починати впровадження системи з планування і контролю часових параметрів, потім опанувати функції ресурсного планування і тільки після цього переходити до планування і контролю витрат. До інтеграції системи управління проектами з іншими системами краще переходити після використання основних її функцій.
Планування переведення одразу всієї організації на нову систему. Реалізація різних функцій системи управління проектами може впливати на роботу різних підрозділів і фахівців. Натомість, варто здійснювати підключення користувачів до нової системи послідовно відділ за відділом. Почати краще з невеликого відділу, який має кваліфікованих співробітників. У кожній організації є співробітники, які більш зацікавлені у використанні нових систем автоматизації і більш здатні до їх освоєння ніж решта. Почати краще саме з них. Одержавши першу групу користувачів, які освоїли систему, можна переходити до поширення даної технології в інших підрозділах підприємства. Коли система почне реально працювати в організації, противникам її використання доведеться теж перейти в ряди користувачів. Важливо переконатися, що керівники відділів інформовані про плани впровадження нової системи і діють відповідно до плану.
Висновки
Системи автоматизації управління проектами — це програмні системи, що дозволяють автоматизувати одну або декілька складових управління проектами.
Системи автоматизації управління проектами містять засоби для календарно-сіткового планування, засоби для розв'язання окремих задач і засоби для організації комунікацій між виконавцями проекту.
Усі системи можна поділити на орієнтовані на професійних проектних менеджерів і орієнтовані на широке коло користувачів.
Серед засобів автоматизації індивідуальної роботи менеджерів проектів Microsoft Project став фактично стандартом.
При роботі над проектом можна користуватися засобами Інтернет, зокрема, веб-сервісом Microsoft ProjectCentral.com, який дозволяє учасникам проекту працювати з актуальною проектною інформацією і не потребує встановлення проектного сервера на підприємстві.
У плануванні впровадження систем управління проектами найчастіше припускаються таких помилок: цілі й очікувані результати заздалегідь не визначені або визначені не в повному обсязі; планують ввести в експлуатацію одразу всі функції системи; планують перевести на нову систему одразу всю організацію.